Lista de verificación para administradores de OneDrive: las cuotas de almacenamiento muestran usuarios faltantes en los flujos de trabajo de baja

Cuando ejecuta el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365, es posible que observe que algunos usuarios que deberían aparecer no están en la lista. Esto suele ocurrir porque el informe de cuota de almacenamiento solo muestra los usuarios que ya han sincronizado archivos con OneDrive al menos una vez. En los flujos de trabajo de baja, los usuarios faltantes pueden retrasar los procesos de retención y transferencia de datos. Este artículo explica por qué faltan usuarios en el informe de cuota de almacenamiento y proporciona una lista de verificación paso a paso para localizar y gestionar esos usuarios durante la baja.

Por qué faltan usuarios en el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive

El informe de cuota de almacenamiento de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365 obtiene datos del servicio de sincronización de OneDrive. Solo incluye usuarios que tienen un sitio de OneDrive aprovisionado y que han cargado o sincronizado al menos un archivo. Los usuarios que nunca han abierto OneDrive o que no han sincronizado ningún archivo no aparecerán en este informe. Esto es por diseño: el informe está destinado a mostrar el consumo real de almacenamiento, no la capacidad potencial.

Para los flujos de trabajo de baja, los usuarios faltantes suelen ser cuentas recién creadas, usuarios que aún no han iniciado OneDrive o usuarios cuyo sitio de OneDrive se eliminó como parte de una baja anterior. El informe de cuota de almacenamiento del centro de administración no puede distinguir entre estos casos. Como resultado, puede asumir incorrectamente que no existen datos para esos usuarios y omitir pasos esenciales como transferir archivos a un gerente o retener datos para cumplimiento normativo.

Además, el informe de cuota de almacenamiento no muestra usuarios que tienen una licencia de OneDrive asignada pero que aún no han aprovisionado un sitio de OneDrive. El aprovisionamiento ocurre la primera vez que el usuario inicia sesión en OneDrive o cuando un administrador ejecuta el cmdlet Set-SPOSite. Hasta entonces, el usuario no tiene almacenamiento que reportar.

Lista de verificación: Localizar y gestionar usuarios faltantes durante la baja

Utilice la siguiente lista de verificación para encontrar usuarios que faltan en el informe de cuota de almacenamiento y asegurarse de que su flujo de trabajo de baja cubra todas las cuentas. Realice estos pasos en el orden indicado.

1. Verificar que el usuario existe en Usuarios activos
   Vaya al centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Navegue a Usuarios > Usuarios activos. Busque el usuario faltante por nombre o correo electrónico. Si el usuario no aparece en la lista, es posible que la cuenta se haya eliminado o nunca se haya creado. Consulte la página Usuarios eliminados o cree la cuenta si es necesario. Si el usuario aparece en la lista pero no tiene actividad de OneDrive, continúe con el paso 2.
2. Consultar el informe de uso de OneDrive para el usuario específico
   En el centro de administración, vaya a Informes > Uso > OneDrive. Haga clic en Ver más debajo del gráfico de archivos de OneDrive. Utilice el filtro de rango de fechas para cubrir el período de empleo del usuario. Si el usuario aparece aquí, anote el valor de Almacenamiento usado (MB). Un valor de 0 significa que el usuario tiene un sitio de OneDrive pero no tiene archivos. Una entrada faltante significa que no existe ningún sitio.
3. Ejecutar SharePoint Online Management Shell
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute Connect-SPOService -Url https://-admin.sharepoint.com e introduzca sus credenciales de administrador. Luego ejecute:
   Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit All | Where-Object {$_.Url -like "-my.sharepoint.com/personal/"} | Select-Object Url, StorageUsageCurrent
   Esto enumera todos los sitios de OneDrive en el inquilino con su uso de almacenamiento actual. Busque la URL del usuario (formato: https://-my.sharepoint.com/personal/__com). Si falta la URL del usuario, el sitio de OneDrive no se ha aprovisionado.
4. Aprovisionar el sitio de OneDrive para un usuario faltante
   Si el sitio de OneDrive del usuario no existe y el usuario aún necesita la baja, aprovisione el sitio con PowerShell:
   Request-SPOPersonalSite -UserMailAddresses "user@domain.com"
   Espere hasta 15 minutos para que se cree el sitio. Luego ejecute el comando Get-SPOSite del paso 3 nuevamente para confirmar que el sitio existe. El uso de almacenamiento mostrará 0 MB hasta que el usuario cargue archivos.
5. Transferir archivos desde el OneDrive del usuario faltante
   Si el usuario tiene un sitio de OneDrive con archivos, use el centro de administración de Microsoft 365 para transferir la propiedad. Vaya a Usuarios > Usuarios activos, seleccione el usuario y luego haga clic en OneDrive > Transferir archivos. Introduzca el correo electrónico del gerente u otro usuario que recibirá los archivos. Haga clic en Transferir. Esto mueve todos los archivos a la carpeta raíz de OneDrive del usuario de destino. El OneDrive del usuario original se establece entonces como de solo lectura durante 30 días antes de su eliminación.
6. Retener el sitio de OneDrive para cumplimiento normativo
   Si la organización requiere retención de datos, coloque una retención en el sitio de OneDrive en lugar de eliminarlo. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos, busque el sitio de OneDrive del usuario y selecciónelo. Haga clic en Directivas > Agregar directiva > Biblioteca de retención de preservación. Configure la duración de la retención. Esto evita la eliminación automática incluso después de que se elimine la licencia del usuario.
7. Eliminar la licencia de OneDrive del usuario
   Después de transferir archivos o aplicar una retención, elimine la licencia de OneDrive del usuario. En el centro de administración, vaya a Usuarios > Usuarios activos, seleccione el usuario, haga clic en Licencias y aplicaciones, desmarque OneDrive for Business y guarde los cambios. El sitio de OneDrive permanece accesible según la directiva de retención.

Si el informe de cuota de almacenamiento sigue mostrando datos incompletos

El informe de cuota de almacenamiento muestra cero usuarios cuando espero muchos

Esto ocurre cuando el informe está filtrado por un rango de fechas o un grupo que excluye a la mayoría de los usuarios. En el centro de administración, vaya a Informes > Uso > OneDrive y borre cualquier filtro de grupo. Establezca el rango de fechas para cubrir los últimos 90 días o más. Si el informe sigue mostrando cero usuarios, verifique que los informes de uso de OneDrive estén habilitados. Vaya a Configuración > Configuración de la organización > Informes y asegúrese de que Mostrar datos de uso de OneDrive esté activado.

No puedo encontrar un usuario que definitivamente tenía archivos la semana pasada

Es posible que el sitio de OneDrive del usuario haya sido eliminado por un script de baja automatizado o por una acción administrativa anterior. Consulte la lista Sitios eliminados del centro de administración de SharePoint. Si el sitio está allí, selecciónelo y haga clic en Restaurar. El sitio y sus archivos están disponibles dentro de los 93 días posteriores a la eliminación. Después de eso, los datos no se pueden recuperar sin una copia de seguridad.

PowerShell no devuelve resultados para Get-SPOSite con filtro de sitio personal

Esto generalmente significa que SharePoint Online Management Shell no está conectado al inquilino correcto o que el usuario no tiene una licencia de OneDrive. Verifique que la URL de conexión coincida con su inquilino. Luego verifique la asignación de licencia del usuario en el centro de administración. Si la licencia está presente pero el sitio aún no aparece, ejecute Request-SPOPersonalSite como se describe en el paso 4 anterior.

Métodos para encontrar usuarios faltantes: Centro de administración vs PowerShell

Elemento	Centro de administración de Microsoft 365	SharePoint Online Management Shell
Detección de usuarios	Muestra solo usuarios con archivos sincronizados	Muestra todos los sitios de OneDrive aprovisionados
Control de aprovisionamiento	No puede aprovisionar un sitio faltante	Puede aprovisionar un sitio con Request-SPOPersonalSite
Datos de uso de almacenamiento	Muestra MB usados para usuarios activos	Muestra StorageUsageCurrent en bytes
Acciones de baja	Transferir archivos y eliminar licencia	Establecer sitio como solo lectura o eliminar mediante Remove-SPOSite
Retención de preservación	Disponible a través del centro de administración de SharePoint	Disponible a través de Set-SPOSite -LockState

Utilice el centro de administración para comprobaciones rápidas de usuarios activos. Utilice PowerShell cuando necesite un inventario completo de todos los sitios de OneDrive, incluidos aquellos con cero almacenamiento, o cuando necesite aprovisionar un sitio para un usuario faltante.

La lista de verificación de este artículo le ayuda a encontrar usuarios que faltan en el informe de cuota de almacenamiento de OneDrive mediante la referencia cruzada de Usuarios activos, el informe de uso de OneDrive y SharePoint Online Management Shell. Para cada usuario faltante, puede aprovisionar un sitio de OneDrive, transferir archivos, aplicar una retención de preservación o eliminar la licencia según sea necesario. Como sugerencia avanzada, programe un script de PowerShell semanal que ejecute Get-SPOSite con un filtro para direcciones URL de OneDrive y exporte los resultados a un archivo CSV. Esto le proporciona una lista completa de todos los sitios de OneDrive, incluidos aquellos con cero almacenamiento, para que ningún usuario se pase por alto durante la baja.