Cómo aplicar etiquetas de confidencialidad a documentos de OneDrive en OneDrive para la empresa

Necesita proteger archivos confidenciales almacenados en OneDrive para la Empresa aplicando etiquetas de confidencialidad, pero es posible que las opciones no aparezcan en las propiedades del documento o en la barra de herramientas. Las etiquetas de confidencialidad las establece su administrador de Microsoft 365 y aplican clasificación, cifrado y restricciones de uso a los archivos. Este artículo explica cómo localizar el botón de etiqueta de confidencialidad, aplicar una etiqueta a un documento y verificar que la etiqueta esté activa. También aprenderá qué hacer si falta la opción de etiqueta.

Qué son las etiquetas de confidencialidad y cómo funcionan en OneDrive

Las etiquetas de confidencialidad son marcadores de clasificación que el administrador de su organización configura en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Cada etiqueta puede aplicar cifrado, agregar un encabezado o pie de página visual y restringir acciones como imprimir o copiar. Cuando aplica una etiqueta a un documento almacenado en OneDrive, la etiqueta viaja con el archivo incluso si se descarga, se comparte o se abre en la versión de escritorio de Office.

Las etiquetas aparecen en la aplicación web de OneDrive solo si su administrador ha publicado una directiva de etiquetas que lo incluya a usted o a un grupo de seguridad al que pertenezca. Las etiquetas son visibles en la cinta de opciones del documento en la pestaña Inicio, en el menú Archivo > Información y en el panel de propiedades del documento. Solo puede aplicar una etiqueta por documento a la vez. Cambiar o quitar una etiqueta requiere los mismos permisos que define la directiva de etiquetas.

Requisitos previos para aplicar etiquetas de confidencialidad

Antes de poder aplicar una etiqueta de confidencialidad, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Su suscripción de Microsoft 365 incluye Azure Information Protection o licencias Microsoft 365 E3/E5.
• Su administrador ha creado y publicado etiquetas de confidencialidad en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
• Ha iniciado sesión en OneDrive con su cuenta profesional o educativa.
• Está utilizando un navegador compatible: Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla Firefox.
• El documento está en un formato de Office compatible: .docx, .xlsx, .pptx o .pdf.

Pasos para aplicar una etiqueta de confidencialidad a un documento de OneDrive

Método 1: Usar la pestaña Inicio en la aplicación web

1. Abra el documento en la aplicación web de OneDrive
   Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Navegue hasta el archivo que desea etiquetar y haga clic en su nombre. El documento se abre en la versión basada en el navegador de Word, Excel o PowerPoint.
2. Localice el botón Confidencialidad
   En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Inicio. En la sección del extremo derecho de la cinta de opciones, busque un botón etiquetado como Confidencialidad. El botón muestra un icono de escudo y el nombre de la etiqueta aplicada actualmente, si la hay.
3. Seleccione una etiqueta
   Haga clic en el botón Confidencialidad para abrir la lista desplegable de etiquetas disponibles. Haga clic en la etiqueta que desea aplicar, como Confidencial o Interno. La etiqueta se aplica inmediatamente.
4. Verifique la etiqueta
   El nombre de la etiqueta aparece en el botón Confidencialidad. También puede consultar la barra de título del documento; el nombre de la etiqueta puede aparecer entre paréntesis. Si la etiqueta aplica cifrado, puede aparecer brevemente un mensaje que indica que el documento se está protegiendo.

Método 2: Usar el menú Archivo

1. Abra el documento y haga clic en Archivo
   Con el documento abierto en la aplicación web, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda para abrir la vista Backstage.
2. Abra la página Información
   En el menú Archivo, haga clic en Información si aún no está seleccionada. La página Información muestra las propiedades del documento y las opciones de protección.
3. Use la lista desplegable Confidencialidad
   Busque la sección Confidencialidad en el lado derecho de la página Información. Haga clic en la flecha desplegable junto al nombre de la etiqueta actual. Seleccione la etiqueta que desea aplicar.
4. Vuelva al documento
   Haga clic en la flecha de retroceso o presione Escape para volver al documento. La etiqueta ahora está activa.

Método 3: Aplicar una etiqueta a un PDF

1. Abra el PDF en OneDrive
   Haga clic en el nombre del archivo PDF en OneDrive. El PDF se abre en el visor de PDF integrado.
2. Use el panel de propiedades del documento
   Haga clic con el botón derecho en el PDF y seleccione Detalles o haga clic en el icono de información en la barra de herramientas. En el panel de propiedades, localice el campo Confidencialidad.
3. Seleccione una etiqueta
   Haga clic en el campo Confidencialidad y elija una etiqueta en la lista desplegable. La etiqueta se aplica a los metadatos del archivo PDF.

Problemas comunes al aplicar etiquetas de confidencialidad

El botón Confidencialidad no aparece

Si no ve el botón Confidencialidad en la pestaña Inicio o en el menú Archivo, la causa más probable es que no se haya asignado ninguna directiva de etiquetas a su cuenta. Póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365 y solicítele que verifique que una directiva de etiquetas de confidencialidad lo incluya. El administrador puede comprobarlo en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview en Protección de la información > Directivas de etiquetas. También confirme que está utilizando un navegador compatible y que las cookies están habilitadas.

La etiqueta está atenuada o no se puede cambiar

Una etiqueta puede aparecer atenuada si la etiqueta actual es de nivel principal y se debe seleccionar una subetiqueta en su lugar. Haga clic en el botón Confidencialidad y busque las opciones expandibles bajo la etiqueta principal. Si no puede cambiar una etiqueta en absoluto, es posible que la directiva de etiquetas haya establecido la etiqueta como obligatoria o bloqueada. Solo un administrador puede modificar la configuración de etiquetas obligatorias.

La etiqueta no se aplica al archivo

Si hace clic en una etiqueta pero no sucede nada, cierre el documento y vuelva a abrirlo. Es posible que la aplicación web de OneDrive necesite actualizar su sesión. Si el problema persiste, borre la caché del navegador y vuelva a iniciar sesión. En casos excepcionales, el documento puede estar desprotegido o bloqueado por otro usuario. Asegúrese de que el archivo no esté abierto en la versión de escritorio de Office con cambios sin guardar.

Etiquetas de confidencialidad en OneDrive frente a Office de escritorio: diferencias clave

Elemento	Aplicación web de OneDrive	Aplicaciones de Office de escritorio
Ubicación de la etiqueta	Pestaña Inicio > botón Confidencialidad o Archivo > Información > lista desplegable Confidencialidad	Pestaña Inicio > botón Confidencialidad, o haga clic con el botón derecho en el archivo en el Explorador de archivos > Propiedades > Confidencialidad
Tipos de archivo compatibles	.docx, .xlsx, .pptx, .pdf	.docx, .xlsx, .pptx, .pdf, además de .doc, .xls, .ppt con complementos compatibles
Comportamiento del cifrado	La etiqueta aplica el cifrado inmediatamente; el archivo debe guardarse para aplicarlo	La etiqueta aplica el cifrado cuando se guarda el archivo; se solicita al usuario que guarde
Aplicación de etiquetas sin conexión	No disponible; requiere conexión a Internet	Disponible en modo sin conexión; la etiqueta se sincroniza cuando se conecta

Ahora puede aplicar etiquetas de confidencialidad a sus documentos de OneDrive utilizando la cinta de opciones de la aplicación web o el menú Archivo. Si falta el botón Confidencialidad, pida a su administrador que asigne una directiva de etiquetas a su cuenta. Para los archivos que requieren una protección constante, considere la posibilidad de establecer una etiqueta predeterminada en las aplicaciones de Office de escritorio para que cada nuevo documento reciba una clasificación básica.