Cuando redacta un trabajo de investigación o un informe en Word, a menudo necesita agregar citas de fuentes que aún no están en la lista de fuentes de su documento. La herramienta de citas integrada de Word requiere que cree una fuente antes de poder insertar una cita, lo que puede interrumpir su flujo de trabajo. Este artículo explica cómo agregar una fuente nueva sobre la marcha e insertar una cita en un solo proceso. Aprenderá los pasos exactos para crear una fuente mientras inserta una cita, además de cómo administrar sus fuentes después.
Puntos clave: Insertar una cita nueva sin una fuente preexistente
- Referencias > Insertar cita > Agregar nueva fuente: Le permite crear una fuente nueva e insertar su cita en una sola acción sin salir de su documento.
- Administrador de fuentes (Referencias > Administrar fuentes): Muestra todas las fuentes del documento actual y la lista maestra; úselo para editar, eliminar o copiar fuentes entre documentos.
- Selector de estilo (Referencias > Estilo): Cambia el formato de cita (APA, MLA, Chicago, etc.) de todas las citas del documento a la vez.
Cómo administra Word las fuentes de citas
Word almacena las fuentes de citas en dos ubicaciones: la lista de fuentes del documento actual y una lista maestra en su equipo. La lista maestra se comparte entre todos los documentos de Word del mismo equipo. Cuando inserta una cita sin una fuente existente, Word crea una fuente nueva y la agrega automáticamente tanto a la lista del documento actual como a la lista maestra. Esto significa que puede reutilizar esa fuente en cualquier otro documento sin volver a introducir los datos.
Antes de comenzar, decida qué estilo de cita requiere su documento. Word admite APA, MLA, Chicago, Turabian y varios otros. El estilo se establece una vez y Word lo aplica a todas las citas y entradas de la bibliografía. Para cambiar el estilo más adelante, use la lista desplegable Estilo en la pestaña Referencias.
El botón Insertar cita es su herramienta principal. Al hacer clic en él, verá una lista de las fuentes existentes. La opción Agregar nueva fuente está al final de esa lista. Al seleccionar Agregar nueva fuente se abre un cuadro de diálogo donde debe completar el tipo de fuente (libro, artículo de revista, sitio web, etc.) y los campos obligatorios, como autor, título, año y editorial. A continuación, Word inserta la cita en la posición del cursor con el estilo seleccionado actualmente.
Pasos para insertar una cita y crear una fuente nueva
Siga estos pasos para insertar una cita de una fuente que aún no existe en su documento. Las instrucciones se aplican a Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016 en Windows. Los usuarios de Mac encontrarán las mismas opciones en la pestaña Referencias, pero con una ubicación del cuadro de diálogo ligeramente distinta.
- Coloque el cursor donde debe aparecer la cita
Haga clic al final de la oración o frase que necesita una cita. La cita se insertará en línea, así que elija la ubicación exacta. - Vaya a la pestaña Referencias
En la cinta de opciones de la parte superior de Word, haga clic en la pestaña Referencias. El grupo Citas y bibliografía contiene todas las herramientas relacionadas con las citas. - Establezca el estilo de cita
En el grupo Citas y bibliografía, abra la lista desplegable Estilo. Seleccione el estilo que requiere su documento, como APA 7th Edition, MLA 9th Edition o Chicago 17th Edition. Esta elección afecta a cómo aparece la cita en el texto. - Haga clic en Insertar cita
Haga clic en el botón Insertar cita. Aparece una lista desplegable con las fuentes que ya haya agregado al documento actual. Si la lista está vacía, solo verá la opción Agregar nueva fuente. - Seleccione Agregar nueva fuente
Haga clic en Agregar nueva fuente en la parte inferior de la lista desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Crear fuente. - Elija el tipo de fuente
En el cuadro de diálogo Crear fuente, abra la lista desplegable Tipo de fuente. Seleccione el tipo que corresponda a su fuente: Libro, Sección de libro, Artículo de revista, Artículo de publicación periódica, Actas de congreso, Informe, Sitio web, Documento de sitio web, Fuente electrónica, Arte, Grabación de sonido, Representación, Película, Entrevista, Patente, Caso, Varios. Los campos disponibles cambian según el tipo que seleccione. - Complete los datos de la fuente
Complete los campos obligatorios. Como mínimo, la mayoría de los estilos requieren Autor, Título y Año. Para un libro, complete también Ciudad y Editorial. Para un artículo de revista, proporcione Nombre de la revista, Volumen, Número y Páginas. Para agregar varios autores, haga clic en el botón Editar junto al campo Autor e introduzca cada autor en una línea separada. - Active la casilla Mostrar todos los campos de bibliografía (opcional)
Si necesita introducir más datos, como traductor, edición o número normalizado, marque la casilla Mostrar todos los campos de bibliografía en la parte inferior del cuadro de diálogo. Aparecerán campos adicionales debajo. - Haga clic en Aceptar
Haga clic en Aceptar para guardar la fuente e insertar la cita. Word cierra el cuadro de diálogo y coloca la cita en la posición del cursor con el estilo que seleccionó en el paso 3. La cita aparece como una referencia en línea, por ejemplo (Autor, Año) en el estilo APA.
Agregar una cita desde la lista maestra
Si ya ha creado fuentes en otros documentos de Word, puede insertarlas sin volver a introducir los datos. Haga clic en Insertar cita y luego en Agregar nuevo marcador de posición. Esto inserta una cita temporal que puede completar más adelante. Como alternativa, use Administrar fuentes para copiar una fuente de la lista maestra al documento actual y luego insértela de la forma habitual.
Errores comunes que debe evitar al agregar fuentes
Confundir el marcador de posición con una cita real
La opción Agregar nuevo marcador de posición inserta una cita de marcador de posición, no una fuente real. Después debe abrir el marcador de posición y completar los datos de la fuente. Si olvida actualizar el marcador de posición, su bibliografía quedará incompleta. Para actualizar un marcador de posición, haga clic en Administrar fuentes, seleccione el marcador de posición en la Lista actual, haga clic en Editar y complete los campos.
Seleccionar el tipo de fuente incorrecto
Cada tipo de fuente tiene campos obligatorios diferentes. Si selecciona Sitio web para un informe en PDF publicado en línea, es posible que Word no le solicite el número de informe ni la ubicación de la editorial. Elija el tipo que mejor se ajuste al formato físico o digital de la fuente. Para un informe en PDF de una agencia gubernamental, use Informe. Para una entrada de blog, use Documento de sitio web o Fuente electrónica.
Olvidar establecer el estilo antes de insertar
La cita aparece con el estilo que esté seleccionado en ese momento. Si cambia el estilo después de insertar citas, Word actualiza automáticamente todas las citas existentes y la bibliografía. Sin embargo, si planea cambiar de estilo más adelante, es más seguro establecer el estilo primero para poder verificar el formato de inmediato.
No guardar la fuente en la lista maestra
De forma predeterminada, Word guarda cada fuente nueva tanto en el documento actual como en la lista maestra. Si cierra el documento sin guardarlo, la fuente permanece solo en la lista maestra. Para asegurarse de que la fuente esté disponible en el documento la próxima vez que lo abra, guarde el documento después de agregar citas. La lista maestra se almacena por separado y no requiere guardar el documento.
| Elemento | Insertar cita > Agregar nueva fuente | Agregar nuevo marcador de posición |
|---|---|---|
| Propósito | Crea una fuente e inserta una cita con formato de inmediato | Inserta un marcador de posición temporal que debe completarse más adelante |
| Campos obligatorios | Todos los campos obligatorios deben completarse antes de la inserción | No se requiere ningún campo en el momento de la inserción |
| Inclusión en la bibliografía | Aparece en la bibliografía automáticamente | Aparece en la bibliografía solo después de actualizar el marcador de posición |
| Ideal para | Cuando tiene listos los datos de la fuente | Cuando necesita marcar un punto de cita pero no tiene los datos |
Ahora puede insertar una cita de cualquier fuente sin tenerla precargada en Word. Use la pestaña Referencias y el cuadro de diálogo Agregar nueva fuente para introducir los datos de la fuente en el momento. Después de insertar, verifique el formato de la cita comprobando la configuración de estilo. Si necesita reutilizar una fuente en otro documento, abra Administrar fuentes y cópiela de la lista maestra al documento actual. Para un formato avanzado, ajuste el estilo de cita en cualquier momento con la lista desplegable Estilo: Word actualizará automáticamente todas las citas y la bibliografía.