Cómo encontrar archivos de OneDrive afectados por la retención en OneDrive para la empresa

Cuando se aplica una política de retención o una etiqueta de retención de Microsoft 365 al OneDrive de un usuario, los archivos que coinciden con los criterios de la política se marcan como retenidos. El usuario no puede eliminar permanentemente estos archivos hasta que expire el período de retención o se elimine la política. Localizar estos archivos manualmente en cientos de carpetas lleva mucho tiempo. Este artículo explica cómo identificar archivos afectados por la retención en OneDrive para la Empresa mediante filtros de búsqueda integrados, el portal de cumplimiento de Microsoft 365 y PowerShell. Aprenderá los pasos exactos para encontrar archivos retenidos y confirmar su estado de retención.

Por qué los archivos de OneDrive quedan sujetos a las políticas de retención

Las políticas y etiquetas de retención de Microsoft 365 están diseñadas para proteger los datos de la organización contra la eliminación accidental o malintencionada. Cuando se publica una política en cuentas de OneDrive, los archivos que coinciden con el ámbito de la política, como documentos que contienen palabras clave específicas o que se encuentran en determinadas carpetas, quedan sujetos a retención. A estos archivos se les asigna una etiqueta de retención, ya sea automáticamente por la política o manualmente por el usuario o administrador. Una vez que un archivo está retenido, no se puede eliminar permanentemente de la papelera de reciclaje de OneDrive ni de la papelera de reciclaje de segunda etapa hasta que finalice el período de retención. El archivo sigue visible para el usuario, pero cualquier acción de eliminación solo lo mueve a una biblioteca de retención oculta. El usuario ve una advertencia de que el archivo está retenido cuando intenta eliminarlo. Comprender la diferencia entre una política de retención aplicada a nivel de inquilino y una etiqueta de retención aplicada a elementos individuales es esencial para localizar los archivos afectados correctamente.

Política de retención frente a etiqueta de retención

Una política de retención se asigna a una ubicación (como todas las cuentas de OneDrive) y se aplica automáticamente a todo el contenido de esa ubicación. Una etiqueta de retención se aplica manualmente a un archivo o carpeta específicos, o automáticamente en función de una etiqueta de confidencialidad o un clasificador entrenable. Ambos métodos marcan los archivos como retenidos, pero el nombre de la etiqueta aparece en los metadatos del archivo. Al buscar archivos retenidos, puede filtrar por el nombre de la etiqueta si se aplicó una. Para la retención solo por política, el archivo no muestra un nombre de etiqueta en la interfaz de OneDrive, pero aún no se puede eliminar. En ese caso, debe usar el portal de cumplimiento o PowerShell para identificar los archivos.

Pasos para encontrar archivos retenidos en OneDrive para la Empresa

Use uno de estos tres métodos según su rol y la cantidad de archivos que necesite inspeccionar.

Método 1: Usar la búsqueda de la aplicación web de OneDrive con el filtro de etiqueta de retención

Este método funciona cuando se ha aplicado una etiqueta de retención a los archivos. No funciona para archivos retenidos por una política sin etiqueta.

1. Abra OneDrive en un navegador web
   Inicie sesión en https://onedrive.live.com con su cuenta profesional o educativa.
2. Haga clic en el cuadro Buscar
   Se encuentra en la parte superior de la página.
3. Escriba el nombre de la etiqueta de retención
   Escriba el nombre exacto de la etiqueta de retención asignada a los archivos, por ejemplo, “HR-Retention-7Years”.
4. Presione Entrar
   OneDrive muestra todos los archivos que tienen esa etiqueta aplicada.
5. Refine los resultados con filtros de tipo de archivo
   Haga clic en el icono de filtro en la barra de búsqueda y seleccione Documento, Hoja de cálculo u otros tipos para reducir la lista.

Método 2: Ejecutar una búsqueda de contenido en el portal de cumplimiento de Microsoft 365

Este método funciona tanto para archivos con etiqueta como para archivos retenidos por política. Requiere el rol de Administrador de cumplimiento o Administrador de exhibición de documentos electrónicos.

1. Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft 365
   Navegue a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión.
2. Abra Búsqueda de contenido
   En la navegación izquierda, expanda Clasificación de datos y seleccione Búsqueda de contenido.
3. Cree una nueva búsqueda
   Haga clic en Nueva búsqueda y asígnele un nombre como “Archivos retenidos de OneDrive”.
4. Establezca la ubicación en OneDrive
   En Ubicaciones, seleccione Sitios específicos y elija la dirección URL de OneDrive del usuario cuyos archivos desea buscar. Puede encontrar la dirección URL en el centro de administración de Microsoft 365 en Usuarios activos > pestaña OneDrive.
5. Agregue un filtro de etiqueta de retención
   Si conoce el nombre de la etiqueta, agregue una consulta de palabra clave como ComplianceTag:"HR-Retention-7Years". Para archivos retenidos por política sin etiqueta, deje la consulta vacía para devolver todos los archivos de ese OneDrive.
6. Ejecute la búsqueda
   Haga clic en Buscar. Una vez completada la búsqueda, revise el número de elementos encontrados.
7. Exporte los resultados
   Haga clic en Exportar resultados para descargar un archivo CSV que contiene las rutas de archivo, los tamaños y el estado de retención de cada elemento.

Método 3: Usar PowerShell para comprobar las propiedades de retención

Este método es ideal para administradores que necesitan auditar varias cuentas de OneDrive. Requiere SharePoint Online Management Shell.

1. Instale SharePoint Online Management Shell
   Abra PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell.
2. Conéctese a SharePoint Online
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
3. Obtenga la dirección URL del sitio de OneDrive
   Ejecute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true y anote la dirección URL del OneDrive del usuario, por ejemplo, https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com.
4. Conéctese al sitio con PnP PowerShell
   Ejecute Connect-PnPOnline -Url https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com -Interactive.
5. Recupere todos los archivos con etiquetas de retención
   Ejecute el siguiente script:
   Get-PnPFolderItem -FolderSiteRelativePath "Documents" -ItemType File | Select-Object Name, ServerRelativeUrl, @{Name="RetentionLabel";Expression={Get-PnPProperty -ClientObject $_ -Property RetentionLabel}}
6. Revise la salida
   Los archivos con una etiqueta de retención muestran el nombre de la etiqueta en la columna RetentionLabel. Los archivos sin etiqueta pero aún sujetos a retención por política muestran un valor en blanco. Puede cruzar estos archivos con la exportación de la búsqueda de contenido para confirmar su estado de retención.

Si los archivos retenidos siguen siendo difíciles de encontrar

La etiqueta de retención no aparece en los resultados de búsqueda

Si escribe el nombre de la etiqueta en el cuadro de búsqueda de OneDrive y no aparece ningún archivo, es posible que la etiqueta aún no esté indexada. Espere hasta 24 horas después de aplicar la etiqueta para que se actualice la búsqueda. Como alternativa, es posible que la etiqueta se haya aplicado a una carpeta en lugar de a archivos individuales. En ese caso, abra la carpeta en OneDrive y compruebe la columna Etiqueta de retención en la vista de lista de archivos.

La búsqueda de contenido devuelve cero resultados

Asegúrese de que la dirección URL del sitio de OneDrive que introdujo sea correcta. Puede verificar la dirección URL yendo al centro de administración de Microsoft 365, seleccionando Usuarios activos, haciendo clic en el usuario y eligiendo la pestaña OneDrive. Si el usuario nunca ha abierto OneDrive, es posible que el sitio aún no exista. Pida al usuario que inicie sesión en OneDrive al menos una vez para aprovisionar el sitio.

El script de PowerShell no devuelve la propiedad RetentionLabel

La propiedad RetentionLabel solo está disponible para archivos que tienen una etiqueta de retención aplicada directamente. Los archivos retenidos únicamente por una política de todo el inquilino no exponen esta propiedad. Utilice el método de búsqueda de contenido para identificar esos archivos.

Filtro de la aplicación web de OneDrive frente a búsqueda en el portal de cumplimiento frente a PowerShell: diferencias clave

Elemento	Filtro de la aplicación web de OneDrive	Búsqueda de contenido en el portal de cumplimiento	PowerShell (PnP)
Requiere rol de administrador	No	Sí	Sí
Funciona con retención solo por política	No	Sí	No
Admite exportación a CSV	No	Sí	Sí (con scripting adicional)
Muestra el nombre de la etiqueta de retención	Sí	Sí	Sí
Examina varias cuentas de OneDrive	No	Sí	Sí

Utilice la búsqueda de la aplicación web de OneDrive para comprobaciones rápidas en un solo usuario cuando conozca el nombre de la etiqueta de retención. Utilice la búsqueda de contenido del portal de cumplimiento para auditorías exhaustivas en varios usuarios o para archivos retenidos por política. Utilice PowerShell cuando necesite automatizar el proceso o integrarlo con otras herramientas de informes.