Desea que Word incruste automáticamente propiedades del documento como título, autor, asunto y palabras clave en los metadatos de un documento impreso o de un PDF que exporta desde Word. De forma predeterminada, Word no incluye estas propiedades al imprimir o guardar como PDF a menos que cambie una configuración específica. Este artículo explica cómo configurar Word para que las propiedades del documento se incrusten durante la impresión o al crear un PDF, lo que garantiza que sus metadatos se conserven en el proceso de salida.
Puntos clave: Incrustar propiedades del documento mediante la impresión en Word
- Archivo > Opciones > Mostrar > Opciones de impresión > Imprimir propiedades del documento: Indica a Word que incluya metadatos del documento como título, autor y asunto al imprimir o exportar a PDF.
- Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas: La ubicación central donde se introducen y editan los campos de metadatos del documento como título, autor, empresa y palabras clave.
- Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones > Propiedades del documento: Un método alternativo para incrustar metadatos al guardar como PDF, independiente del comando Imprimir.
¿Qué son las propiedades del documento y cómo funciona la configuración de impresión?
Las propiedades del documento, también llamadas metadatos, son campos descriptivos adjuntos a un archivo de Word. Incluyen el título, el nombre del autor, el asunto, las palabras clave, la empresa y los comentarios. Puede ver y editar estos campos a través de Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas. Cuando imprime un documento o lo guarda como PDF, Word puede incrustar estos metadatos en el archivo de salida. El comando Imprimir de Word tiene una opción dedicada llamada “Imprimir propiedades del documento” que controla si se incluyen estos metadatos. Cuando está habilitada, Word inserta las propiedades del documento como una página separada al final del trabajo de impresión. Para la exportación a PDF, existe una opción similar en la configuración de creación de PDF.
La función es útil cuando necesita distribuir documentos impresos o PDF que conserven la información de autor y título para fines de archivo, almacenamiento o cumplimiento normativo. Sin esta configuración habilitada, el archivo de salida contiene solo el texto y los gráficos visibles del cuerpo del documento. Los campos de metadatos permanecen vacíos o ausentes en el archivo de salida.
Requisitos previos
Antes de configurar la opción de impresión, asegúrese de que su documento ya tenga campos de metadatos completados. Si los campos están en blanco, habilitar la opción de impresión incrustará valores vacíos. Además, tenga en cuenta que la función “Imprimir propiedades del documento” funciona con impresoras físicas y con las impresoras virtuales Imprimir a PDF o Microsoft Print to PDF. No se aplica cuando usa Archivo > Guardar como y elige PDF; esa ruta utiliza una opción de metadatos diferente que se explica más adelante en este artículo.
Pasos para configurar Word para incrustar propiedades del documento al imprimir
Siga estos pasos para habilitar la configuración de metadatos de impresión en Word. Este método funciona para Word 2016, Word 2019, Word 2021 y Word para Microsoft 365.
- Abra Word y vaya a Archivo > Opciones
Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones y luego seleccione Opciones en la parte inferior del panel de navegación izquierdo. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word. - Haga clic en la categoría Mostrar
En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Mostrar en la barra lateral izquierda. Esta sección controla lo que Word muestra en pantalla e incluye opciones de impresión. - Busque la sección Opciones de impresión
Desplácese hacia abajo hasta la sección etiquetada Opciones de impresión. Está cerca de la parte inferior del panel Mostrar, debajo del área Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla. - Active la casilla Imprimir propiedades del documento
Marque la casilla junto a Imprimir propiedades del documento. Esto indica a Word que incluya los metadatos del documento como una página separada al final de la salida impresa. - Haga clic en Aceptar para guardar la configuración
Haga clic en el botón Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo Opciones de Word. La configuración ahora está activa para el documento actual y todos los documentos futuros hasta que la cambie.
Después de habilitar esta opción, imprima una página de prueba con Ctrl+P o Archivo > Imprimir. Revise la salida impresa: la última página debe contener las propiedades del documento, incluidos el título, el autor, el asunto y cualquier otro campo que haya completado.
Método alternativo: Incrustar metadatos al guardar como PDF
Si exporta el documento como PDF mediante Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, la configuración Imprimir propiedades del documento no se aplica. En su lugar, use el cuadro de diálogo de opciones de PDF.
- Vaya a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS
Haga clic en Archivo, luego en Exportar y después en Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Crear PDF/XPS. - Haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS
En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en el botón Opciones cerca de la esquina inferior derecha. - Marque Propiedades del documento en Incluir información no imprimible
En el cuadro de diálogo Opciones, localice la sección Incluir información no imprimible. Marque la casilla etiquetada Propiedades del documento. También puede marcar otras casillas, como Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad. - Haga clic en Aceptar y luego en Publicar
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones y luego haga clic en Publicar para crear el PDF. El PDF resultante incluirá los metadatos del documento en sus propiedades de archivo.
Errores comunes y limitaciones
La configuración Imprimir propiedades del documento no incrusta metadatos en el cuerpo del PDF
Cuando usa Archivo > Imprimir y selecciona una impresora PDF como Microsoft Print to PDF, la opción Imprimir propiedades del documento agrega una página separada al final del PDF que contiene los metadatos. Los metadatos no se incrustan en los campos de metadatos nativos del PDF (como Autor o Título en Propiedades del documento en Acrobat Reader). Si necesita que los metadatos aparezcan en las propiedades de archivo del PDF, use en su lugar el método Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS con la casilla Propiedades del documento habilitada.
Los campos de metadatos están en blanco en la salida
Si la página de propiedades impresa muestra campos vacíos o valores faltantes, las propiedades del documento no se completaron antes de imprimir. Abra Archivo > Información, haga clic en Propiedades en la parte superior, seleccione Propiedades avanzadas y complete los campos Título, Autor, Asunto y Palabras clave. Luego vuelva a imprimir con la configuración Imprimir propiedades del documento habilitada.
La configuración es global y afecta a todos los documentos
La casilla Imprimir propiedades del documento en Opciones de Word se aplica a todos los documentos que imprima desde esa sesión de Word. No puede habilitarla para un solo documento. Para deshabilitarla temporalmente para un trabajo de impresión específico, desmarque la opción antes de imprimir y vuelva a habilitarla después.
Word Online no admite esta función
Word para la web (Word Online) no incluye la opción Imprimir propiedades del documento. La incrustación de metadatos durante la impresión solo está disponible en la versión de escritorio de Word. Si usa Word Online, descargue el documento a la aplicación de escritorio, configure la opción y luego imprima.
Imprimir propiedades del documento frente a metadatos de exportación a PDF: diferencias clave
| Elemento | Opción Imprimir propiedades del documento | Opción Propiedades del documento al exportar a PDF |
|---|---|---|
| Ubicación de la configuración | Archivo > Opciones > Mostrar > Opciones de impresión | Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones |
| Tipo de salida | Impresión física o impresión virtual a PDF | Archivo PDF creado mediante Exportar |
| Formato de metadatos | Página separada anexada al final del documento | Incrustados en las propiedades del archivo PDF (Autor, Título, etc.) |
| Funciona con impresora física | Sí | No — solo para exportación a PDF |
| Funciona con Guardar como PDF | No | No — Guardar como PDF no usa las opciones de exportación |
Ahora puede configurar Word para incrustar propiedades del documento al imprimir o exportar a PDF. Comience habilitando Archivo > Opciones > Mostrar > Imprimir propiedades del documento para trabajos de impresión física. Para los archivos PDF que necesitan metadatos nativos, use Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y marque Propiedades del documento en el cuadro de diálogo Opciones. Para verificar los metadatos, abra la página impresa o las propiedades del PDF en Adobe Acrobat Reader y consulte la pestaña Descripción.