Cuando varias personas editan el mismo documento de Word, los comentarios suelen resolverse sin que el autor original vea la respuesta. Esto puede provocar que se pierdan comentarios y se tenga que rehacer el trabajo. La coautoría de Word no tiene una configuración integrada que bloquee la resolución hasta que se apruebe. Sin embargo, puede aplicar un flujo de trabajo usando Grupos de Microsoft 365, bibliotecas de documentos de SharePoint y Power Automate para exigir la aprobación de comentarios antes de resolverlos.
Este artículo explica cómo configurar un sistema de aprobación de comentarios usando una biblioteca de SharePoint con versiones y un flujo de Power Automate. El sistema impide que alguien marque un comentario como resuelto hasta que el autor del comentario apruebe la resolución. Aprenderá los pasos exactos para configurar este flujo de trabajo en Word para Microsoft 365.
Puntos clave: Cómo exigir la aprobación de comentarios antes de resolverlos en la coautoría de Word
- Biblioteca de documentos de SharePoint con versiones y aprobación de contenido: Almacena el documento y requiere aprobación para cualquier cambio, incluida la resolución de comentarios.
- Flujo de Power Automate activado al resolver un comentario: Envía una solicitud de aprobación al autor del comentario antes de que se finalice la resolución.
- Grupo de Microsoft 365 con roles de propietario y miembro: Restringe quién puede aprobar las resoluciones de comentarios únicamente al autor del comentario.
Por qué la coautoría de Word carece de una función nativa de aprobación de comentarios
La coautoría de Word permite que varios usuarios editen un documento simultáneamente. Los comentarios son una parte fundamental de esta colaboración. Cuando un usuario resuelve un comentario, Word elimina el globo de comentario del documento. No hay una configuración nativa para exigir que el autor original del comentario apruebe la resolución. Esto es por diseño: Word trata los comentarios como comentarios ligeros, no como elementos de aprobación formal.
Para aplicar un paso de aprobación, debe mover el documento a una biblioteca de SharePoint que admita la aprobación de contenido y el control de versiones. Luego, use Power Automate para escuchar los eventos de resolución de comentarios y enviar una solicitud de aprobación. El documento permanece en estado de borrador hasta que el autor del comentario apruebe la resolución.
Qué necesita antes de comenzar
Necesita los siguientes elementos para configurar este flujo de trabajo:
- Una suscripción a Microsoft 365 que incluya SharePoint Online y Power Automate
- Permisos de propietario en un sitio de SharePoint donde creará la biblioteca de documentos
- Un Grupo de Microsoft 365 con los coautores del documento como miembros y los autores de los comentarios como propietarios (o un grupo de seguridad independiente)
- Licencia de Power Automate (incluida con la mayoría de los planes de Microsoft 365 Business)
Pasos para configurar la aprobación de comentarios antes de resolverlos en la coautoría de Word
Siga estos pasos para configurar el flujo de trabajo de aprobación. Los pasos 1 a 4 configuran la biblioteca de SharePoint. Los pasos 5 a 7 crean el flujo de Power Automate.
- Crear una biblioteca de documentos de SharePoint con aprobación de contenido
Vaya a su sitio de SharePoint. Seleccione Configuración > Agregar una aplicación > Biblioteca de documentos. Asígnele el nombre CommentApprovalDocs. Después de crearla, haga clic en el icono de engranaje, seleccione Configuración de la biblioteca y luego Configuración de versiones. En Aprobación de contenido, seleccione Sí para requerir la aprobación de los elementos. En Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales y establezca Mantener el siguiente número de versiones principales en al menos 10. Haga clic en Aceptar. - Configurar un Grupo de Microsoft 365 para los roles de aprobación
Vaya al centro de administración de Microsoft 365. Cree un nuevo grupo llamado CommentApprovers. Agregue a este grupo los usuarios que serán autores de comentarios. Otorgue a estos usuarios el rol Propietario en el grupo para que puedan aprobar. Agregue a todos los coautores como Miembros. Este grupo se usará en el paso de aprobación de Power Automate. - Cargar el documento de Word en la biblioteca
Abra la biblioteca CommentApprovalDocs. Arrastre el documento de Word a la biblioteca. El documento aparecerá con el estado Pendiente porque la aprobación de contenido está habilitada. Debe aprobar la primera versión manualmente. Haga clic en el documento, seleccione los puntos suspensivos (tres puntos) y luego Aprobar. Ahora el documento está listo para la coautoría. - Habilitar la coautoría en Word
Abra el documento desde la biblioteca de SharePoint en Word para Microsoft 365. Haga clic en Archivo > Información. Asegúrese de que Guardado automático esté activado. Ahora los coautores pueden abrir el mismo documento y agregar comentarios. Los comentarios se almacenan en los metadatos del documento y son visibles para todos los usuarios. - Crear un flujo de Power Automate activado al resolver un comentario
Vaya a Power Automate. Haga clic en Crear > Flujo de nube automatizado. Busque el desencadenador Cuando se modifica un archivo (conector de SharePoint). Establezca la dirección del sitio y el nombre de la biblioteca en los que creó. Agregue un paso: Obtener metadatos del archivo para recuperar el ID y la versión del archivo. Agregue otro paso: Enumerar comentarios (conector de SharePoint) para obtener los comentarios recientes. Filtre los comentarios para encontrar aquellos con IsResolved = true y Author distinto de la persona que lo resolvió. - Agregar una acción de aprobación para cada comentario resuelto
Agregue un paso: Iniciar y esperar una aprobación. Establezca Tipo de aprobación en Aprobar/Rechazar: primero en responder. Establezca Asignado a en el correo electrónico del autor del comentario (desde los metadatos del comentario). En el campo Detalles, incluya el texto del comentario y el nombre del usuario que lo resolvió. Guarde el flujo. - Gestionar el resultado de la aprobación
Agregue un paso de condición: si el resultado de la aprobación es igual a Aprobar, no haga nada: el comentario permanece resuelto. Si el resultado es igual a Rechazar, agregue un paso: Actualizar comentario (conector de SharePoint) para establecer IsResolved = false. Esto revierte la resolución del comentario, haciéndolo visible de nuevo en Word. El usuario que intentó resolverlo verá que el comentario reaparece y deberá esperar la aprobación explícita.
Si el flujo de trabajo de aprobación no funciona como se espera
El flujo de Power Automate no se activa cuando se resuelve un comentario
El desencadenador Cuando se modifica un archivo se activa ante cualquier cambio en el documento, incluida la resolución de comentarios. Si el flujo no se activa, compruebe que la biblioteca de SharePoint esté conectada correctamente. También confirme que el documento esté almacenado en la biblioteca, no en OneDrive. El flujo solo funciona para documentos en bibliotecas de SharePoint con la aprobación de contenido habilitada.
El autor del comentario no recibe la solicitud de aprobación
La solicitud de aprobación se envía por correo electrónico al autor del comentario. Si el autor no la recibe, compruebe que la dirección de correo electrónico en el campo Asignado a del flujo coincida con el correo electrónico del autor. Puede probarlo resolviendo un comentario usted mismo y revisando el historial de ejecución del flujo en Power Automate. Busque errores en el paso de aprobación.
Los coautores no pueden resolver comentarios en absoluto
Si la aprobación de contenido está establecida en Requerir aprobación para todos los cambios, cada edición, incluida la resolución de comentarios, pondrá el documento en estado pendiente. Es posible que los coautores vean un mensaje de que sus cambios no se guardan hasta que se aprueben. Para evitar esto, establezca la aprobación de contenido en Requerir aprobación solo para archivos nuevos o use un flujo de aprobación independiente que solo compruebe la resolución de comentarios, no todas las ediciones.
Coautoría de Word con aprobación vs sin aprobación
| Elemento | Con flujo de trabajo de aprobación de comentarios | Sin flujo de trabajo de aprobación de comentarios |
|---|---|---|
| Control de resolución de comentarios | Requiere la aprobación del autor del comentario | Cualquiera puede resolver cualquier comentario |
| Versionado de documentos | Versiones principales con aprobación de contenido | Guardado automático con versiones secundarias |
| Complejidad de configuración | Requiere biblioteca de SharePoint y Power Automate | No se necesita configuración |
| Experiencia del usuario | El comentario reaparece si se rechaza | El comentario desaparece inmediatamente |
| Ideal para | Ciclos de revisión formales con aprobación | Comentarios rápidos y edición informal |
Ahora puede configurar un entorno de coautoría de Word donde la resolución de comentarios requiera la aprobación explícita del autor del comentario. Este flujo de trabajo usa una biblioteca de SharePoint con aprobación de contenido y un flujo de Power Automate para aplicar la regla. Comience probando el flujo con un solo documento y un grupo pequeño de usuarios. Para un control avanzado, modifique el flujo de Power Automate para enviar un recordatorio si no se actúa sobre la solicitud de aprobación en un plazo de 24 horas.