Como Encontrar Arquivos do OneDrive Afetados pela Retenção no OneDrive for Business

Quando uma política de retenção ou rótulo de retenção do Microsoft 365 é aplicado ao OneDrive de um usuário, os arquivos que correspondem aos critérios da política são marcados como retidos. Esses arquivos não podem ser excluídos permanentemente pelo usuário até que o período de retenção expire ou a política seja removida. Localizar esses arquivos manualmente em centenas de pastas é demorado. Este artigo explica como identificar arquivos afetados pela retenção no OneDrive for Business usando filtros de pesquisa integrados, o portal de conformidade do Microsoft 365 e o PowerShell. Você aprenderá as etapas exatas para encontrar arquivos retidos e confirmar seu status de retenção.

Por que os Arquivos do OneDrive Ficam Sujeitos a Políticas de Retenção

As políticas de retenção e os rótulos de retenção do Microsoft 365 foram projetados para proteger os dados organizacionais contra exclusão acidental ou maliciosa. Quando uma política é publicada em contas do OneDrive, os arquivos que correspondem ao escopo da política — como documentos contendo palavras-chave específicas ou localizados em determinadas pastas — ficam sujeitos à retenção. Esses arquivos recebem um rótulo de retenção, automaticamente pela política ou manualmente pelo usuário ou administrador. Depois que um arquivo é retido, ele não pode ser excluído permanentemente da lixeira do OneDrive ou da lixeira de segundo estágio até que o período de retenção termine. O arquivo permanece visível para o usuário, mas qualquer ação de exclusão apenas o move para uma biblioteca de preservação oculta. O usuário vê um aviso de que o arquivo está retido ao tentar excluí-lo. Entender a diferença entre uma política de retenção aplicada no nível do locatário e um rótulo de retenção aplicado a itens individuais é essencial para localizar corretamente os arquivos afetados.

Política de Retenção vs Rótulo de Retenção

Uma política de retenção é atribuída a um local (como todas as contas do OneDrive) e se aplica automaticamente a todo o conteúdo nesse local. Um rótulo de retenção é aplicado manualmente a um arquivo ou pasta específico, ou automaticamente com base em um rótulo de confidencialidade ou classificador treinável. Ambos os métodos marcam os arquivos como retidos, mas o nome do rótulo aparece nos metadados do arquivo. Ao pesquisar arquivos retidos, você pode filtrar pelo nome do rótulo se um rótulo foi aplicado. Para retenção apenas por política, o arquivo não exibe um nome de rótulo na interface do OneDrive, mas ainda não pode ser excluído. Nesse caso, você deve usar o portal de conformidade ou o PowerShell para identificar os arquivos.

Etapas para Encontrar Arquivos Retidos no OneDrive for Business

Use um destes três métodos, dependendo da sua função e da quantidade de arquivos que precisa inspecionar.

Método 1: Usar a Pesquisa do Aplicativo Web do OneDrive com Filtro de Rótulo de Retenção

Este método funciona quando um rótulo de retenção foi aplicado aos arquivos. Não funciona para arquivos retidos por uma política sem rótulo.

1. Abra o OneDrive em um navegador da web
   Faça login em https://onedrive.live.com com sua conta corporativa ou de estudante.
2. Clique na caixa de pesquisa
   Ela está localizada no topo da página.
3. Digite o nome do rótulo de retenção
   Digite o nome exato do rótulo de retenção atribuído aos arquivos, por exemplo “RH-Retencao-7Anos”.
4. Pressione Enter
   O OneDrive exibe todos os arquivos que possuem esse rótulo aplicado.
5. Refine os resultados com filtros de tipo de arquivo
   Clique no ícone de filtro na barra de pesquisa e selecione Documento, Planilha ou outros tipos para restringir a lista.

Método 2: Executar uma Pesquisa de Conteúdo no Portal de Conformidade do Microsoft 365

Este método funciona tanto para arquivos rotulados quanto para arquivos retidos por política. Requer a função de Administrador de Conformidade ou Gerenciador de Descoberta Eletrônica.

1. Acesse o portal de conformidade do Microsoft 365
   Navegue até https://compliance.microsoft.com e faça login.
2. Abra Pesquisa de conteúdo
   No menu de navegação à esquerda, expanda Classificação de dados e selecione Pesquisa de conteúdo.
3. Crie uma nova pesquisa
   Clique em Nova pesquisa e dê a ela um nome como “Arquivos Retidos no OneDrive”.
4. Defina o local como OneDrive
   Em Locais, selecione Sites específicos e escolha a URL do OneDrive do usuário cujos arquivos você deseja pesquisar. Você pode encontrar a URL no centro de administração do Microsoft 365 em Usuários ativos > guia OneDrive.
5. Adicione um filtro de rótulo de retenção
   Se você souber o nome do rótulo, adicione uma consulta de palavra-chave como ComplianceTag:"RH-Retencao-7Anos". Para arquivos retidos por política sem rótulo, deixe a consulta vazia para retornar todos os arquivos nesse OneDrive.
6. Execute a pesquisa
   Clique em Pesquisar. Após a conclusão da pesquisa, revise o número de itens encontrados.
7. Exporte os resultados
   Clique em Exportar resultados para baixar um arquivo CSV contendo os caminhos dos arquivos, tamanhos e status de retenção de cada item.

Método 3: Usar o PowerShell para Verificar Propriedades de Retenção

Este método é melhor para administradores que precisam auditar várias contas do OneDrive. Requer o SharePoint Online Management Shell.

1. Instale o SharePoint Online Management Shell
   Abra o PowerShell como administrador e execute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell.
2. Conecte-se ao SharePoint Online
   Execute Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com e faça login com suas credenciais de administrador.
3. Obtenha a URL do site do OneDrive
   Execute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true e anote a URL do OneDrive do usuário, por exemplo https://contoso-my.sharepoint.com/personal/usuario_dominio_com.
4. Conecte-se ao site usando o PnP PowerShell
   Execute Connect-PnPOnline -Url https://contoso-my.sharepoint.com/personal/usuario_dominio_com -Interactive.
5. Recupere todos os arquivos com rótulos de retenção
   Execute o seguinte script:
   Get-PnPFolderItem -FolderSiteRelativePath "Documents" -ItemType File | Select-Object Name, ServerRelativeUrl, @{Name="RetentionLabel";Expression={Get-PnPProperty -ClientObject $_ -Property RetentionLabel}}
6. Verifique a saída
   Arquivos com um rótulo de retenção exibem o nome do rótulo na coluna RetentionLabel. Arquivos sem rótulo, mas ainda sujeitos à retenção por política, mostram um valor em branco. Você pode cruzar esses arquivos com a exportação da pesquisa de conteúdo para confirmar o estado de retenção.

Se os Arquivos Retidos Ainda Forem Difíceis de Encontrar

O rótulo de retenção não aparece nos resultados da pesquisa

Se você digitar o nome do rótulo na caixa de pesquisa do OneDrive e nenhum arquivo aparecer, o rótulo pode não estar indexado ainda. Aguarde até 24 horas após a aplicação do rótulo para que a pesquisa seja atualizada. Alternativamente, o rótulo pode ter sido aplicado a uma pasta em vez de arquivos individuais. Nesse caso, abra a pasta no OneDrive e verifique a coluna Rótulo de retenção na visualização da lista de arquivos.

A pesquisa de conteúdo retorna zero resultados

Certifique-se de que a URL do site do OneDrive inserida está correta. Você pode verificar a URL acessando o centro de administração do Microsoft 365, selecionando Usuários ativos, clicando no usuário e escolhendo a guia OneDrive. Se o usuário nunca abriu o OneDrive, o site pode não existir ainda. Peça ao usuário para fazer login no OneDrive pelo menos uma vez para provisionar o site.

O script do PowerShell não retorna a propriedade RetentionLabel

A propriedade RetentionLabel está disponível apenas para arquivos que têm um rótulo de retenção aplicado diretamente. Arquivos retidos exclusivamente por uma política de todo o locatário não expõem essa propriedade. Use o método de pesquisa de conteúdo para identificar esses arquivos.

Filtro do Aplicativo Web do OneDrive vs Pesquisa de Conteúdo do Portal de Conformidade vs PowerShell: Principais Diferenças

Item	Filtro do Aplicativo Web do OneDrive	Pesquisa de Conteúdo do Portal de Conformidade	PowerShell (PnP)
Requer função de administrador	Não	Sim	Sim
Funciona com retenção apenas por política	Não	Sim	Não
Suporta exportação para CSV	Não	Sim	Sim (com script adicional)
Mostra o nome do rótulo de retenção	Sim	Sim	Sim
Examina várias contas do OneDrive	Não	Sim	Sim

Use a pesquisa do aplicativo web do OneDrive para verificações rápidas em um único usuário quando você souber o nome do rótulo de retenção. Use a pesquisa de conteúdo do portal de conformidade para auditorias completas em vários usuários ou para arquivos retidos por política. Use o PowerShell quando precisar automatizar o processo ou integrar com outras ferramentas de relatório.