Sua caixa de entrada do Outlook pode encher rapidamente com e-mails e anexos antigos. O AutoArquivamento move ou exclui automaticamente itens mais antigos com base em regras definidas. Este guia explica como configurar diferentes opções de AutoArquivamento para pastas individuais, dando a você controle preciso sobre o que é limpo e quando.
Principais conclusões: Configurando o AutoArquivamento no Nível da Pasta
- Clique com o botão direito em uma pasta > Propriedades > guia AutoArquivamento: Substitui a política global de AutoArquivamento para aquela pasta específica.
- Arquivar esta pasta usando estas configurações: Ativa regras personalizadas para quando arquivar itens e para onde movê-los.
- Excluir permanentemente itens antigos: Uma opção de limpeza que remove itens em vez de movê-los para um arquivo.
Entendendo o Recurso AutoArquivamento do Outlook
O AutoArquivamento é uma ferramenta de manutenção no Outlook que ajuda a gerenciar o tamanho da caixa de correio. Ele funciona revisando a idade dos itens em suas pastas, como e-mails, entradas de calendário e tarefas. Você pode definir uma política global padrão, mas seu verdadeiro poder vem da aplicação de configurações exclusivas para cada pasta.
Por exemplo, você pode manter e-mails relacionados a projetos por dois anos, mas configurar sua pasta Itens Enviados para limpar após seis meses. Os itens são normalmente movidos para um arquivo de dados do Outlook separado com extensão .pst. Esse arquivo de arquivamento permanece acessível no Outlook em seu próprio conjunto de pastas. Você precisa de permissão para modificar as propriedades de uma pasta para alterar suas configurações de AutoArquivamento.
Passos para Configurar o AutoArquivamento para uma Pasta Específica
As etapas a seguir permitem definir uma política personalizada de AutoArquivamento para qualquer pasta em sua caixa de correio, substituindo as configurações padrão.
- Localize e selecione a pasta
No painel de pastas do Outlook, encontre a pasta que deseja configurar, como Caixa de Entrada ou uma pasta de projeto personalizada. - Abra a caixa de diálogo Propriedades da pasta
Clique com o botão direito no nome da pasta e selecione Propriedades no menu de contexto. - Navegue até a guia AutoArquivamento
Na janela Propriedades, clique na guia AutoArquivamento. Esta guia pode ser nomeada como “Arquivamento” em algumas versões do Outlook. - Ative as configurações personalizadas para esta pasta
Selecione a opção “Arquivar esta pasta usando estas configurações” ou “Usar estas configurações”. Isso ativa os controles abaixo dela. - Defina a idade e a ação de limpeza
Use o seletor “Limpar itens mais antigos que” para definir a idade, como 3 meses ou 1 ano. Em seguida, escolha uma ação: “Mover itens antigos para” para especificar um arquivo de arquivamento, ou “Excluir permanentemente itens antigos”. - Especifique o local do arquivo de arquivamento
Se estiver movendo itens, clique em Procurar para selecionar ou criar um arquivo .pst. Usar um arquivo padrão como “archive.pst” é comum. - Aplique e confirme as configurações
Clique em Aplicar e depois em OK para fechar a janela Propriedades. A nova regra entrará em vigor na próxima execução agendada do AutoArquivamento.
Aplicando Configurações a uma Pasta e Suas Subpastas
Para aplicar a mesma regra de AutoArquivamento a todas as subpastas, você deve configurar cada uma individualmente. O Outlook não herda essas configurações de uma pasta pai. Repita as etapas acima para cada subpasta onde deseja um comportamento de arquivamento consistente.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
O AutoArquivamento Não Executa Automaticamente
O AutoArquivamento só é executado automaticamente se estiver ativado nas configurações globais. Verifique isso indo em Arquivo > Opções > Avançado. Em AutoArquivamento, clique em Configurações do AutoArquivamento e certifique-se de que “Executar AutoArquivamento a cada” esteja marcado com uma frequência definida, como 14 dias. As regras específicas de pasta dependem deste agendador global.
Itens Desaparecem Após a Execução do AutoArquivamento
Se os e-mails parecem ter sido excluídos, provavelmente foram movidos para o arquivo .pst. No painel de pastas do Outlook, procure por um conjunto de pastas “Arquivamento” ou com nome semelhante perto da parte inferior. Expanda-o para encontrar seus itens arquivados. Você pode pesquisar dentro deste arquivo de arquivamento assim como na sua caixa de correio principal.
Configurações de AutoArquivamento Estão Desabilitadas
Isso geralmente acontece com pastas padrão do sistema como “Diário” ou ao usar uma conta do Exchange onde as políticas de retenção são gerenciadas por um administrador. Para contas do Exchange, as políticas da sua organização podem substituir as configurações locais de AutoArquivamento. Consulte seu departamento de TI.
AutoArquivamento Padrão vs. Configurações Específicas de Pasta
| Item | AutoArquivamento Global Padrão | AutoArquivamento Específico de Pasta |
|---|---|---|
| Nível de Controle | Aplica uma regra a todas as pastas usando configurações padrão | Permite regras exclusivas por pasta |
| Caminho de Configuração | Arquivo > Opções > Avançado > Configurações do AutoArquivamento | Clique com botão direito na pasta > Propriedades > guia AutoArquivamento |
| Caso de Uso Principal | Limpeza simples e uniforme da caixa de correio | Controle granular baseado na importância do conteúdo da pasta |
| Ação em Itens Antigos | Mover para um único arquivo archive.pst padrão | Pode mover para um arquivo personalizado ou excluir permanentemente |
| Melhor Para | Contas pessoais ou caixas de correio pequenas | Usuários empresariais gerenciando múltiplos projetos ou conformidade |
Agora você pode gerenciar o crescimento da sua caixa de correio definindo regras personalizadas de AutoArquivamento para cada pasta. Experimente aplicar um período de arquivamento mais curto à sua pasta Itens Enviados para começar. Para controle avançado, crie um arquivo .pst dedicado para arquivar e-mails de projetos sensíveis separadamente do seu arquivo geral.