Como Solucionar o Problema da Política de Retenção que Mantém Arquivos Excluídos Visíveis

Ao excluir um arquivo no SharePoint ou OneDrive, ele pode permanecer visível na biblioteca de documentos mesmo com a política de retenção ativa. Isso acontece porque as configurações de retenção preservam os metadados do arquivo e uma entrada de espaço reservado na biblioteca até o fim do período de retenção. Neste artigo, você aprenderá por que os arquivos excluídos ficam visíveis e como verificar e ajustar as configurações da política de retenção para controlar esse comportamento.

Por que Arquivos Excluídos Permanecem Visíveis Sob uma Política de Retenção

Quando um arquivo é excluído de uma biblioteca de documentos do SharePoint coberta por uma política de retenção, o sistema não remove imediatamente a entrada do arquivo. Em vez disso, o SharePoint move o conteúdo real do arquivo para uma biblioteca de retenção oculta. O local original mantém uma entrada de espaço reservado que exibe o nome do arquivo, metadados e um carimbo de data/hora da exclusão. Esse espaço reservado permanece visível para usuários que têm permissões para ver itens excluídos na biblioteca.

A política de retenção garante que o arquivo seja mantido pelo período especificado, mesmo após um usuário excluí-lo. A política não remove o arquivo da interface do usuário até que a duração da retenção tenha passado. Esse comportamento é proposital e se aplica tanto ao SharePoint quanto ao OneDrive for Business.

Biblioteca de Retenção

A biblioteca de retenção é um contêiner gerenciado pelo sistema que armazena todas as versões e cópias excluídas de arquivos que estão sob retenção. Ela não está visível na navegação padrão do site. Administradores de coleção de sites podem acessá-la adicionando /PreservationHoldLibrary à URL do site. O espaço reservado na biblioteca original aponta para essa biblioteca oculta.

Tipos de Política de Retenção

Dois tipos de políticas de retenção afetam a visibilidade dos arquivos após a exclusão:

• Escopo adaptativo: Aplica-se a usuários, grupos ou sites específicos com base em critérios definidos. Arquivos excluídos por usuários no escopo permanecem visíveis.
• Escopo estático: Aplica-se a todo o conteúdo nos locais incluídos, como sites inteiros do SharePoint ou contas do OneDrive. Todos os arquivos excluídos nesses locais permanecem visíveis até a retenção expirar.

Etapas para Verificar as Configurações da Política de Retenção e Reduzir a Visibilidade dos Arquivos

Antes de fazer alterações, confirme qual política de retenção está causando o comportamento. Em seguida, ajuste as configurações da política ou as permissões do usuário para ocultar os arquivos excluídos.

Verificar Qual Política de Retenção se Aplica ao Site

1. Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador de conformidade ou administrador global.
2. Navegue até Políticas de retenção
   Na navegação à esquerda, selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados, depois Microsoft 365 e depois Políticas de retenção.
3. Identifique a política que afeta o site
   Revise a lista de políticas. Procure uma política que inclua a URL do site do SharePoint ou a conta do OneDrive em seu escopo. Clique no nome da política para ver seus detalhes.
4. Verifique o período de retenção
   No painel de detalhes da política, observe a duração da retenção. Esse é o tempo que o arquivo excluído permanecerá visível. Você pode reduzir esse período se sua organização permitir.

Reduzir o Período de Retenção para Ocultar Arquivos Excluídos Mais Cedo

1. Edite a política de retenção
   No painel de detalhes da política, clique em Editar política.
2. Altere a duração da retenção
   Em Decida se deseja reter conteúdo, excluí-lo ou ambos, ajuste o número de dias ou anos. Um período mais curto significa que os arquivos excluídos ficarão ocultos mais cedo.
3. Salve a política
   Clique em Enviar para aplicar a alteração. O novo período de retenção se aplicará a todo o conteúdo novo e existente.

Remover a Política de Retenção do Site

1. Abra o assistente de edição da política
   No portal de conformidade, selecione a política e clique em Editar política.
2. Altere o escopo
   Na etapa Locais, desmarque Sites do SharePoint ou Contas do OneDrive para remover o site da política. Como alternativa, escolha um escopo estático e remova a URL específica do site.
3. Confirme a alteração
   Clique em Enviar. Após a política não se aplicar mais, novas exclusões não criarão espaços reservados. Os espaços reservados existentes permanecerão até o fim do período de retenção original, a menos que você os exclua manualmente.

Ocultar Arquivos Excluídos dos Usuários Ajustando Permissões

1. Acesse o site do SharePoint
   Navegue até o site onde os arquivos excluídos estão visíveis.
2. Abra as permissões do site
   Clique em Configurações (ícone de engrenagem) e depois em Permissões do site.
3. Altere o nível de permissão para os usuários afetados
   Selecione o usuário ou grupo que atualmente vê os arquivos excluídos. Altere o nível de permissão para Leitura ou Contribuição sem a permissão Exibir Páginas de Aplicativo. Isso impede que os usuários vejam as entradas da biblioteca de retenção.
4. Teste a alteração
   Peça a um usuário para excluir um arquivo e atualizar a biblioteca. O arquivo não deve mais aparecer na lista.

Se os Arquivos Excluídos Ainda Aparecerem Após Ajustar a Política

Arquivos Excluídos Ainda Visíveis na Biblioteca do SharePoint

Se você reduziu o período de retenção ou removeu a política, mas os arquivos excluídos permanecem visíveis, a biblioteca de retenção ainda contém o espaço reservado. Execute o seguinte comando PowerShell para verificar o status de retenção do arquivo:

1. Conecte-se ao SharePoint Online PowerShell
   Abra o Windows PowerShell como administrador e execute Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com.
2. Obtenha a coleção de sites
   Execute Get-SPOSite -Identity [URL do site] para confirmar que o site está acessível.
3. Verifique a biblioteca de retenção
   Use Get-PnPFolder -FolderUrl "PreservationHoldLibrary" após conectar-se ao site com Connect-PnPOnline. Isso mostra os arquivos ainda sob retenção.
4. Exclua manualmente o espaço reservado
   Se a política de retenção não se aplicar mais, um administrador da coleção de sites pode excluir o arquivo diretamente da biblioteca de retenção. Navegue até [URL do site]/PreservationHoldLibrary e exclua o item.

OneDrive Mostra Arquivos Excluídos Sob Retenção

O OneDrive for Business se comporta da mesma forma que o SharePoint. Os arquivos excluídos permanecem visíveis na lixeira do OneDrive e na biblioteca se o usuário tiver a permissão Administrador da Coleção de Sites. Para ocultá-los, aplique as mesmas alterações de política no portal de conformidade. O usuário também pode esvaziar a lixeira de segundo estágio, mas os arquivos sob retenção reaparecerão até o fim do período de retenção.

Política de Retenção Exclui o Site, mas Arquivos Ainda Visíveis

Se você removeu o site do escopo da política, os espaços reservados existentes permanecem até o período de retenção original expirar. Você deve aguardar o fim do período de retenção ou excluir manualmente os arquivos da biblioteca de retenção conforme descrito acima. Para evitar isso no futuro, defina um período de retenção curto ao criar novas políticas.

Configurações da Política de Retenção e Seu Impacto na Visibilidade dos Arquivos

Configuração	Efeito nos Arquivos Excluídos	Visibilidade para o Usuário
Período de retenção de 1 ano	Espaço reservado do arquivo visível por 1 ano	Visível para usuários com permissões no site
Período de retenção de 0 dias	Arquivo excluído imediatamente, sem espaço reservado	Não visível
Escopo da política removido do site	Novos arquivos não retidos; espaços reservados antigos permanecem	Arquivos antigos visíveis até a retenção expirar
Permissão do usuário definida como Somente Leitura	Espaço reservado ainda existe, mas o usuário não pode vê-lo	Não visível para esse usuário

Agora você entende por que as políticas de retenção mantêm arquivos excluídos visíveis e como ajustar as configurações para controlar essa visibilidade. Comece verificando o escopo da política e a duração da retenção no portal de conformidade. Se precisar de uma limpeza imediata, use a biblioteca de retenção para remover manualmente os espaços reservados. Para políticas futuras, defina um período de retenção mais curto para reduzir o tempo que os arquivos excluídos ficam visíveis.