Checklist do Administrador do OneDrive: cotas de armazenamento mostram usuários ausentes para fluxos de desligamento

Ao executar o relatório de cotas de armazenamento do OneDrive no centro de administração do Microsoft 365, você pode notar que alguns usuários que deveriam aparecer estão ausentes da lista. Isso geralmente acontece porque o relatório de cotas de armazenamento mostra apenas usuários que já sincronizaram arquivos no OneDrive pelo menos uma vez. Para fluxos de desligamento, usuários ausentes podem atrasar os processos de retenção e transferência de dados. Este artigo explica por que os usuários estão ausentes do relatório de cotas de armazenamento e fornece um checklist passo a passo para localizar e gerenciar esses usuários durante o desligamento.

Por que os usuários estão ausentes do relatório de cotas de armazenamento do OneDrive

O relatório de cotas de armazenamento do OneDrive no centro de administração do Microsoft 365 extrai dados do serviço de sincronização do OneDrive. Ele inclui apenas usuários que têm um site do OneDrive provisionado e que enviaram ou sincronizaram pelo menos um arquivo. Usuários que nunca abriram o OneDrive ou que não sincronizaram nenhum arquivo não aparecerão neste relatório. Isso é proposital: o relatório foi criado para mostrar o consumo real de armazenamento, não a capacidade potencial.

Para fluxos de desligamento, os usuários ausentes geralmente são contas recém-criadas, usuários que ainda não iniciaram o OneDrive ou usuários cujo site do OneDrive foi excluído como parte de um desligamento anterior. O relatório de cotas de armazenamento do centro de administração não consegue distinguir entre esses casos. Como resultado, você pode assumir incorretamente que não existem dados para esses usuários e pular etapas essenciais, como transferir arquivos para um gerente ou reter dados para conformidade.

Além disso, o relatório de cotas de armazenamento não mostra usuários que têm uma licença do OneDrive atribuída, mas ainda não provisionaram um site do OneDrive. O provisionamento ocorre na primeira vez que o usuário faz login no OneDrive ou quando um administrador executa o cmdlet Set-SPOSite. Até lá, o usuário não tem armazenamento a relatar.

Checklist: Localize e gerencie usuários ausentes durante o desligamento

Use o checklist a seguir para encontrar usuários ausentes do relatório de cotas de armazenamento e garantir que seu fluxo de desligamento cubra todas as contas. Execute estas etapas na ordem listada.

1. Verifique se o usuário existe em Usuários ativos
   Vá para o centro de administração do Microsoft 365 em admin.microsoft.com. Navegue até Usuários > Usuários ativos. Pesquise o usuário ausente pelo nome ou e-mail. Se o usuário não estiver listado, a conta pode ter sido excluída ou nunca criada. Verifique a página Usuários excluídos ou crie a conta, se necessário. Se o usuário estiver listado, mas não tiver atividade no OneDrive, prossiga para a etapa 2.
2. Verifique o relatório de uso do OneDrive para o usuário específico
   No centro de administração, vá para Relatórios > Uso > OneDrive. Clique em Ver mais no gráfico de arquivos do OneDrive. Use o filtro de intervalo de datas para cobrir o período de emprego do usuário. Se o usuário aparecer aqui, anote o valor de Armazenamento usado (MB). Um valor de 0 significa que o usuário tem um site do OneDrive, mas nenhum arquivo. Uma entrada ausente significa que nenhum site existe.
3. Execute o SharePoint Online Management Shell
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute Connect-SPOService -Url https://-admin.sharepoint.com e insira suas credenciais de administrador. Em seguida, execute:
   Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit All | Where-Object {$_.Url -like "-my.sharepoint.com/personal/"} | Select-Object Url, StorageUsageCurrent
   Isso lista todos os sites do OneDrive no locatário com seu uso atual de armazenamento. Encontre a URL do usuário (formato: https://-my.sharepoint.com/personal/__com). Se a URL do usuário estiver ausente, o site do OneDrive não foi provisionado.
4. Provisione o site do OneDrive para um usuário ausente
   Se o site do OneDrive do usuário não existir e o usuário ainda precisar de desligamento, provisione o site usando o PowerShell:
   Request-SPOPersonalSite -UserMailAddresses "user@domain.com"
   Aguarde até 15 minutos para a criação do site. Em seguida, execute o comando Get-SPOSite da etapa 3 novamente para confirmar que o site existe. O uso de armazenamento mostrará 0 MB até que o usuário faça upload de arquivos.
5. Transfira arquivos do OneDrive do usuário ausente
   Se o usuário tiver um site do OneDrive com arquivos, use o centro de administração do Microsoft 365 para transferir a propriedade. Vá para Usuários > Usuários ativos, selecione o usuário e clique em OneDrive > Transferir arquivos. Insira o e-mail do gerente ou de outro usuário que receberá os arquivos. Clique em Transferir. Isso move todos os arquivos para a pasta raiz do OneDrive do usuário de destino. O OneDrive do usuário original é então definido como somente leitura por 30 dias antes da exclusão.
6. Retenha o site do OneDrive para conformidade
   Se a organização exigir retenção de dados, coloque um bloqueio no site do OneDrive em vez de excluí-lo. No centro de administração do SharePoint, vá para Sites ativos, encontre o site do OneDrive do usuário e selecione-o. Clique em Políticas > Adicionar política > Biblioteca de retenção. Configure a duração da retenção. Isso impede a exclusão automática mesmo após a remoção da licença do usuário.
7. Remova a licença do OneDrive do usuário
   Após transferir arquivos ou aplicar um bloqueio, remova a licença do OneDrive do usuário. No centro de administração, vá para Usuários > Usuários ativos, selecione o usuário, clique em Licenças e aplicativos, desmarque OneDrive for Business e salve as alterações. O site do OneDrive permanece acessível de acordo com a política de retenção.

Se o relatório de cotas de armazenamento ainda mostrar dados incompletos

O relatório de cotas de armazenamento mostra zero usuários quando espero muitos

Isso ocorre quando o relatório é filtrado por um intervalo de datas ou grupo que exclui a maioria dos usuários. No centro de administração, vá para Relatórios > Uso > OneDrive e limpe quaisquer filtros de grupo. Defina o intervalo de datas para cobrir os últimos 90 dias ou mais. Se o relatório ainda mostrar zero usuários, verifique se o relatório de uso do OneDrive está ativado. Vá para Configurações > Configurações da organização > Relatórios e certifique-se de que Mostrar dados de uso do OneDrive esteja ativado.

Não consigo encontrar um usuário que definitivamente tinha arquivos na semana passada

O site do OneDrive do usuário pode ter sido excluído por um script de desligamento automatizado ou por uma ação anterior de administrador. Verifique a lista Sites excluídos no centro de administração do SharePoint. Se o site estiver lá, selecione-o e clique em Restaurar. O site e seus arquivos ficam disponíveis por 93 dias após a exclusão. Após esse período, os dados não podem ser recuperados sem um backup.

PowerShell não retorna resultados para Get-SPOSite com filtro de site pessoal

Isso geralmente significa que o SharePoint Online Management Shell não está conectado ao locatário correto ou o usuário não tem uma licença do OneDrive. Verifique se a URL de conexão corresponde ao seu locatário. Em seguida, verifique a atribuição de licença do usuário no centro de administração. Se a licença estiver presente, mas o site ainda não aparecer, execute Request-SPOPersonalSite conforme descrito na etapa 4 acima.

Métodos para encontrar usuários ausentes: Centro de administração vs PowerShell

Item	Centro de administração do Microsoft 365	SharePoint Online Management Shell
Descoberta de usuários	Mostra apenas usuários com arquivos sincronizados	Mostra todos os sites do OneDrive provisionados
Controle de provisionamento	Não pode provisionar um site ausente	Pode provisionar um site com Request-SPOPersonalSite
Dados de uso de armazenamento	Mostra MB usados para usuários ativos	Mostra StorageUsageCurrent em bytes
Ações de desligamento	Transferir arquivos e remover licença	Definir site como somente leitura ou excluir via Remove-SPOSite
Bloqueio de retenção	Disponível via centro de administração do SharePoint	Disponível via Set-SPOSite -LockState

Use o centro de administração para verificações rápidas em usuários ativos. Use o PowerShell quando precisar de um inventário completo de todos os sites do OneDrive, incluindo aqueles com zero armazenamento, ou quando precisar provisionar um site para um usuário ausente.

O checklist neste artigo ajuda a encontrar usuários ausentes do relatório de cotas de armazenamento do OneDrive, fazendo referência cruzada entre Usuários ativos, o relatório de uso do OneDrive e o SharePoint Online Management Shell. Para cada usuário ausente, você pode provisionar um site do OneDrive, transferir arquivos, aplicar um bloqueio de retenção ou remover a licença conforme necessário. Como dica avançada, agende um script semanal do PowerShell que execute Get-SPOSite com um filtro para URLs do OneDrive e exporte os resultados para um arquivo CSV. Isso fornece uma lista completa de todos os sites do OneDrive, incluindo aqueles com zero armazenamento, para que nenhum usuário seja esquecido durante o desligamento.