Aviso de Limite de Biblioteca Aparece com Menos de 5000 Itens: Causa e Solução

Você vê um aviso dizendo que uma biblioteca do SharePoint está se aproximando do limite de visualização, mas a contagem de itens está bem abaixo de 5.000. Esse aviso pode aparecer mesmo quando a biblioteca contém apenas algumas centenas de itens. A causa raiz não é o número total de itens, mas como o SharePoint calcula o limite com base nos metadados e na estrutura de pastas. Este artigo explica por que o aviso é acionado em bibliotecas pequenas e fornece as etapas para eliminá-lo.

Por que o Aviso de Limite Aparece com Menos de 5.000 Itens

O SharePoint tem um limite de visualização de 5.000 itens para consultas padrão. O aviso não verifica o número total de itens na biblioteca. Em vez disso, verifica quantos itens uma única consulta precisa examinar. Quando uma biblioteca contém mais de 5.000 itens, o SharePoint bloqueia a consulta para proteger o desempenho do servidor. Mas o aviso também pode aparecer quando uma biblioteca tem menos de 5.000 itens se a consulta examinar mais de 5.000 linhas no banco de dados de conteúdo.

Isso acontece porque o SharePoint armazena metadados e histórico de versões em tabelas separadas. Uma consulta que inclui todas as versões ou metadados complexos pode examinar mais de 5.000 linhas mesmo que a biblioteca mostre apenas algumas centenas de arquivos. Os gatilhos mais comuns são:

• Permissões específicas de pasta. Cada pasta com permissões exclusivas cria linhas adicionais na tabela de segurança. Uma biblioteca com 200 pastas, cada uma com permissões exclusivas, pode exceder o limite durante uma consulta que verifica permissões.
• Falta de índices em colunas. Uma exibição que classifica ou filtra por uma coluna sem índice força uma varredura completa da tabela. Se a biblioteca tem 3.000 itens, mas a coluna não está indexada, a consulta pode examinar todas as linhas mais as linhas do histórico de versões, excedendo 5.000.
• Exibição de miniatura da biblioteca de documentos. Esse recurso gera miniaturas para imagens e vídeos. O processo em segundo plano consulta a biblioteca repetidamente e pode acionar o aviso em bibliotecas com menos de 5.000 itens.
• Metadados extensos ou histórico de versões. Uma biblioteca com 1.000 itens, mas 10 versões por item, armazena 10.000 linhas de versão. Uma consulta que inclui o histórico de versões examina 10.000 linhas.

A mensagem de aviso diz: “Esta lista é grande. O limite de visualização da lista foi excedido pelo número de itens na exibição. Tente adicionar um índice.” A solução não é reduzir a contagem de itens, mas reduzir o número de linhas que a consulta precisa examinar.

Etapas para Remover o Aviso de Limite em Bibliotecas com Menos de 5.000 Itens

Siga estas etapas em ordem. Teste após cada etapa para ver se o aviso desaparece.

Etapa 1: Adicionar um Índice na Coluna Usada pela Exibição Padrão

1. Abra as Configurações da Biblioteca
   Vá para a biblioteca onde o aviso aparece. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca.
2. Abra a Página de Índices de Coluna
   Em Colunas, clique em Colunas indexadas.
3. Adicione um Índice
   Clique em Criar um novo índice. Selecione a coluna usada para classificação ou filtragem na exibição padrão. Por exemplo, se a exibição padrão classifica por Modificado, selecione Modificado. Clique em Criar.
4. Verifique o Aviso
   Volte para a biblioteca e atualize a página. Se o aviso desaparecer, você terminou. Caso contrário, continue para a próxima etapa.

Etapa 2: Remover Permissões Específicas de Pasta

1. Verifique a Herança de Permissões
   Navegue até qualquer pasta na biblioteca. Clique nos três pontos (reticências) e selecione Gerenciar acesso. Se você vir Permissões exclusivas no topo, a pasta quebrou a herança.
2. Redefina a Herança de Permissões
   Abra a pasta, clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Permissões para esta biblioteca de documentos. Na faixa de opções, clique em Excluir permissões exclusivas. Confirme a ação.
3. Repita para Todas as Pastas com Permissões Exclusivas
   Você deve redefinir as permissões em todas as pastas que têm permissões exclusivas. Use um script PowerShell ou uma ferramenta de terceiros se a biblioteca tiver muitas pastas.
4. Verifique o Aviso
   Atualize a biblioteca. Se o aviso sumir, você terminou. Caso contrário, continue para a próxima etapa.

Etapa 3: Desabilitar o Recurso de Exibição de Miniatura da Biblioteca de Documentos

1. Vá para os Recursos do Conjunto de Sites
   Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações do site. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.
2. Desative a Exibição de Miniatura da Biblioteca de Documentos
   Role até Exibição de Miniatura da Biblioteca de Documentos. Clique em Desativar. Confirme a ação.
3. Verifique o Aviso
   Volte para a biblioteca e atualize. Se o aviso desaparecer, você terminou. Caso contrário, continue para a etapa 4.

Etapa 4: Reduzir o Histórico de Versões

1. Abra as Configurações da Biblioteca
   Vá para Configurações da biblioteca.
2. Defina os Limites de Versões
   Em Configurações gerais, clique em Configurações de versão. Em Histórico de versões do documento, defina Manter o seguinte número de versões principais para um número menor, como 5. Clique em OK.
3. Execute um Trabalho do Temporizador (Se Necessário)
   O SharePoint remove versões antigas durante um trabalho do temporizador. Aguarde até 24 horas ou peça a um administrador para executar o trabalho Política de Expiração imediatamente na Administração Central.
4. Verifique o Aviso
   Atualize a biblioteca após a execução do trabalho do temporizador. O aviso deve desaparecer.

Se o Aviso Persistir Após Aplicar Todas as Correções

Em casos raros, o aviso ainda pode aparecer. Isso geralmente indica um problema mais profundo com o banco de dados de conteúdo ou uma exibição corrompida. Tente estas etapas adicionais:

Recrie a Exibição Padrão

Uma exibição corrompida pode fazer com que o aviso de limite apareça incorretamente. Crie uma nova exibição do zero e defina-a como padrão. Exclua a exibição antiga. Para criar uma nova exibição:

1. Vá para Configurações da Biblioteca > Exibições > Criar exibição
   Escolha Exibição padrão. Dê um nome a ela.
2. Defina a exibição para mostrar apenas as colunas necessárias
   Remova colunas que não são necessárias. Defina um filtro em uma coluna indexada. Clique em OK.
3. Torne a nova exibição a padrão
   Volte para Exibições, clique na nova exibição e selecione Definir como exibição padrão.

Verifique Colunas de Metadados Grandes

Colunas de metadados gerenciados com muitos termos podem aumentar o tamanho da consulta. Remova ou reduza o número de colunas de metadados gerenciados na biblioteca. Se não puder removê-las, certifique-se de que não estejam incluídas na exibição padrão.

Execute uma Verificação de Integridade do Banco de Dados

Peça a um administrador do farm do SharePoint para executar uma verificação de integridade do banco de dados de conteúdo. Use o comando PowerShell Test-SPContentDatabase para encontrar corrupção ou itens órfãos. Repare quaisquer problemas encontrados.

Gatilho	Causa	Correção
Falta de índice em coluna	Consulta examina todas as linhas mais o histórico de versões	Adicionar um índice na coluna usada na exibição
Permissões específicas de pasta	Cada pasta adiciona linhas à tabela de segurança	Redefinir permissões da pasta para herdar do pai
Recurso Exibição de Miniatura da Biblioteca de Documentos	Consultas em segundo plano examinam toda a biblioteca	Desativar o recurso nos recursos do conjunto de sites
Histórico de versões excessivo	Cada versão armazenada como linha separada	Reduzir o limite do histórico de versões e executar o trabalho de expiração
Exibição corrompida	Definição da exibição causa cálculo incorreto do limite	Recriar a exibição padrão do zero

Agora você pode identificar a causa real do falso aviso de limite e aplicar a correção adequada. Comece adicionando um índice na coluna usada na exibição padrão. Se o aviso persistir, verifique permissões específicas de pasta e desative o recurso Exibição de Miniatura da Biblioteca de Documentos. Para solução de problemas avançada, use o comando PowerShell Test-SPContentDatabase para verificar corrupção no banco de dados.