Ao gerenciar documentos no SharePoint, você pode precisar de uma política de retenção específica que seja aplicada automaticamente a cada arquivo adicionado a uma biblioteca. Sem um rótulo de retenção padrão, cada documento exige rotulagem manual ou um fluxo de trabalho separado, o que aumenta o risco de não conformidade. O SharePoint permite definir um rótulo de retenção padrão no nível da biblioteca para que novos arquivos herdem o rótulo imediatamente. Este artigo explica como configurar esse rótulo padrão usando as configurações da biblioteca no SharePoint Online.
Principais Conclusões: Rótulo de Retenção Padrão para Bibliotecas do SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Rótulo de retenção padrão: O caminho exato do menu para atribuir um rótulo de retenção a todos os novos arquivos em uma biblioteca.
- Rótulos de retenção do Microsoft Purview: Os rótulos devem ser criados e publicados no Microsoft Purview antes de aparecerem nas configurações da biblioteca.
- Arquivos existentes não são rotulados retroativamente: O rótulo padrão se aplica apenas a novos arquivos adicionados após a configuração.
O que um Rótulo de Retenção Padrão Faz e o que Você Precisa Primeiro
Um rótulo de retenção padrão é uma marca que o SharePoint aplica automaticamente a cada novo arquivo enviado a uma biblioteca de documentos específica. O rótulo informa ao sistema por quanto tempo manter o arquivo e qual ação tomar quando o período de retenção terminar, como excluir o arquivo ou mantê-lo permanentemente. Esse recurso faz parte dos controles de conformidade do Microsoft Purview e ajuda as organizações a atender requisitos legais ou regulatórios sem esforço manual.
Antes de definir um rótulo de retenção padrão em uma biblioteca, duas coisas devem estar em vigor. Primeiro, o rótulo de retenção já deve existir no Microsoft Purview. Você cria rótulos no portal de conformidade do Microsoft Purview em Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Rótulos. Segundo, o rótulo deve ser publicado em uma política de rótulo de retenção que inclua o site do SharePoint onde sua biblioteca está. Se o rótulo não for publicado, ele não aparecerá no menu suspenso das configurações da biblioteca.
Você também precisa de pelo menos permissão de Membro no site ou permissão de Editar na biblioteca para alterar as configurações da biblioteca. Proprietários do site e administradores da coleção de sites sempre podem fazer essa alteração.
Passos para Aplicar um Rótulo de Retenção Padrão a uma Biblioteca
- Abra a biblioteca onde você deseja o rótulo
Navegue até o site do SharePoint que contém a biblioteca de documentos. Clique no nome da biblioteca na navegação à esquerda ou vá em Conteúdo do Site e clique na biblioteca. - Acesse as Configurações da Biblioteca
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir o menu Configurações. Selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver em uma página de biblioteca moderna, pode ver um botão Configurações na barra de comandos. Clique nele e escolha Configurações da biblioteca. - Encontre a opção de rótulo de retenção padrão
Na página de Configurações da Biblioteca, role para baixo até a seção Permissões e Gerenciamento. Clique no link chamado Rótulo de retenção padrão. Esse link só aparece se sua organização tiver rótulos de retenção publicados neste site. - Escolha o rótulo de retenção
Na página Rótulo de Retenção Padrão, você verá uma lista suspensa com todos os rótulos de retenção publicados neste site. Selecione o rótulo que deseja aplicar aos novos arquivos. Se você não vir nenhum rótulo, confirme se o rótulo está publicado neste site no Microsoft Purview. - Salve a configuração
Clique em Salvar na parte inferior da página. O rótulo de retenção padrão agora está ativo. Qualquer arquivo enviado a esta biblioteca a partir deste momento receberá automaticamente o rótulo selecionado.
Após salvar, você pode verificar a configuração enviando um documento de teste. Abra as propriedades do documento e verifique a coluna Rótulo de retenção. Se a coluna não estiver visível, adicione-a à exibição da biblioteca clicando em Adicionar coluna e selecionando Rótulo de retenção.
Erros Comuns e Coisas a Evitar
O rótulo de retenção não aparece na lista suspensa
Este é o problema mais frequente. O rótulo deve ser publicado no site por meio de uma política de rótulo de retenção no Microsoft Purview. Vá para o portal de conformidade do Microsoft Purview, navegue até Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Rótulos, selecione seu rótulo e verifique a guia Rótulos publicados. Certifique-se de que a política inclui o site do SharePoint que contém sua biblioteca. Se a política estiver definida como Todos os sites do SharePoint, o rótulo aparecerá em qualquer site. Se a política tiver como alvo sites específicos, seu site deve estar nessa lista.
Arquivos existentes não estão recebendo o rótulo
O rótulo de retenção padrão se aplica apenas a novos arquivos adicionados após você salvar a configuração. Os arquivos que já estavam na biblioteca permanecem sem rótulo. Para aplicar um rótulo de retenção a arquivos existentes, você deve usar um script do PowerShell, um fluxo do Power Automate ou aplicar o rótulo manualmente a cada arquivo. O SharePoint não oferece uma opção interna para aplicar retroativamente o rótulo padrão ao conteúdo existente.
O rótulo é aplicado, mas você não consegue vê-lo na exibição da biblioteca
A coluna de rótulo de retenção fica oculta por padrão em muitas exibições de biblioteca. Clique no botão Adicionar coluna na barra de ferramentas da biblioteca e selecione Rótulo de retenção na lista de colunas disponíveis. A coluna exibirá então o nome do rótulo para cada arquivo. Se a coluna ainda aparecer em branco para novos arquivos, aguarde alguns minutos e atualize a página. O SharePoint pode levar um curto período para aplicar o rótulo.
Você não consegue alterar o rótulo padrão após defini-lo
Você pode alterar o rótulo de retenção padrão a qualquer momento repetindo as etapas acima e selecionando um rótulo diferente. O novo rótulo será aplicado aos arquivos adicionados após a alteração. Os arquivos existentes mantêm o rótulo que receberam quando foram adicionados. Não há conflito, pois cada arquivo armazena seu próprio rótulo independentemente do padrão da biblioteca.
Rótulo de Retenção Padrão vs Rotulagem Manual: Principais Diferenças
| Item | Rótulo de Retenção Padrão | Rotulagem Manual |
|---|---|---|
| Método de aplicação | Aplicado automaticamente a novos arquivos | Usuário seleciona o rótulo nas propriedades do arquivo |
| Escopo | Todos os novos arquivos na biblioteca | Arquivos ou pastas individuais |
| Arquivos existentes | Não afetados | Podem ser rotulados a qualquer momento |
| Esforço do usuário | Nenhum após a configuração | Requer ação do usuário para cada arquivo |
| Risco de conformidade | Menor porque a rotulagem é aplicada | Maior se os usuários esquecerem de rotular |
Agora você sabe como definir um rótulo de retenção padrão em uma biblioteca do SharePoint. Comece confirmando que seu rótulo está publicado no site no Microsoft Purview. Em seguida, siga as etapas nas Configurações da Biblioteca para selecionar o rótulo. Para arquivos existentes, considere usar um fluxo do Power Automate ou PowerShell para aplicar o rótulo retroativamente. Um próximo passo útil é criar uma política de rótulo de retenção que exclua automaticamente arquivos após um número definido de anos, o que reduz custos de armazenamento e simplifica relatórios de conformidade.