Ao compartilhar um documento do Word com alguém que não possui as fontes que você usou, o Word substitui automaticamente as fontes ausentes por outras disponíveis. Essa substituição pode alterar o layout, as quebras de linha e a aparência geral. O recurso é chamado de substituição de fontes e pode causar mudanças inesperadas na formatação. Este artigo explica como a substituição de fontes funciona, como ver quais fontes estão sendo substituídas e como ajustar as configurações de substituição para que seu documento compartilhado tenha a aparência desejada.
Principais conclusões: Gerenciando a substituição de fontes no Word
- Arquivo > Opções > Avançado > Mostrar conteúdo do documento > botão Substituição de Fontes: Abre a caixa de diálogo que lista todas as substituições de fontes aplicadas no documento
- Caixa de diálogo Substituição de Fontes > menu suspenso Fonte substituta: Permite alterar qual fonte é usada no lugar de uma fonte ausente
- Arquivo > Opções > Salvar > Incorporar fontes no arquivo: Evita a substituição armazenando as fontes originais dentro do documento
Como a Substituição de Fontes Funciona no Word
A substituição de fontes ocorre automaticamente quando o Word abre um documento que contém fontes não instaladas no sistema atual. O Word usa uma tabela de mapeamento interna para substituir cada fonte ausente por uma fonte semelhante disponível. O objetivo é preservar a estrutura do documento, mas a fonte substituta pode ter métricas diferentes, como largura dos caracteres, altura e espaçamento. Essa diferença pode fazer com que o texto seja reorganizado, tabelas fiquem desalinhadas e quebras de página se desloquem.
O Word não notifica sobre substituições a menos que você verifique a caixa de diálogo de substituição de fontes. As substituições são aplicadas apenas para a sessão atual naquela máquina. Ao salvar o documento, os nomes das fontes originais são preservados no arquivo, então a próxima pessoa que abri-lo verá as substituições novamente se também não tiver as fontes.
O que Aciona a Substituição de Fontes
A substituição de fontes é acionada quando você ou um colaborador abre um arquivo do Word em um dispositivo que não possui a família de fontes específica usada no documento. Cenários comuns incluem:
- Compartilhar um documento criado com uma fonte premium ou personalizada que não está incluída no Windows ou Microsoft 365
- Abrir um documento em um dispositivo móvel ou no Word para a web, que possui um conjunto limitado de fontes
- Usar um documento com fontes de uma versão antiga do Word que não são mais fornecidas com versões mais recentes
Passos para Visualizar e Ajustar a Substituição de Fontes
Siga estes passos para ver quais fontes estão sendo substituídas e alterar a fonte de substituição, se necessário. Você deve ter o documento aberto no Word para Windows ou Word para Mac.
- Abra a caixa de diálogo Substituição de Fontes
Clique em Arquivo > Opções > Avançado. Role para baixo até a seção Mostrar conteúdo do documento. Clique no botão Substituição de Fontes. Uma caixa de diálogo aparece listando todas as fontes ausentes e a fonte que o Word está usando como substituta. - Revise a lista de fontes substituídas
A caixa de diálogo mostra duas colunas: Fonte ausente do documento e Fonte substituta. Cada linha representa uma fonte que não está instalada no seu sistema. A fonte substituta é aquela que o Word escolheu automaticamente. - Altere uma substituição específica
Selecione uma fonte da lista Fonte ausente do documento. No menu suspenso Fonte substituta, escolha uma fonte instalada diferente. O Word atualiza imediatamente a visualização no documento. Clique em OK para aplicar a alteração. - Converta todas as substituições permanentemente
Se você quiser remover a dependência das fontes ausentes completamente, selecione uma fonte ausente, clique em Converter e depois em Sim. O Word substitui cada ocorrência da fonte ausente pela fonte substituta e atualiza o nome da fonte no documento. Após a conversão, a fonte não é mais listada como ausente.
Método Alternativo: Incorporar Fontes para Evitar a Substituição
Em vez de ajustar as substituições depois, você pode incorporar as fontes originais dentro do arquivo do Word. A incorporação garante que o documento tenha a mesma aparência em qualquer sistema que suporte fontes incorporadas.
- Abra as opções de Salvar
Clique em Arquivo > Opções > Salvar. - Ative a incorporação de fontes
Marque a caixa intitulada Incorporar fontes no arquivo. Para reduzir o tamanho do arquivo, marque também Não incorporar fontes comuns do sistema. Fontes comuns como Calibri e Arial já estão presentes na maioria dos sistemas, então incorporá-las é desnecessário. - Salve o documento
Clique em OK e salve o documento. O tamanho do arquivo aumenta conforme o tamanho das fontes incorporadas. Os destinatários que abrirem o arquivo verão as fontes originais e nenhuma substituição.
Problemas Comuns ao Ajustar a Substituição de Fontes
Botão Substituição de Fontes Desabilitado
O botão Substituição de Fontes em Arquivo > Opções > Avançado > Mostrar conteúdo do documento só fica ativo quando o documento atual contém pelo menos uma fonte ausente. Se todas as fontes no documento estiverem instaladas no seu sistema, o botão permanece desabilitado. Abra um documento criado com fontes que você não tem instaladas para acessar a caixa de diálogo.
Fonte Substituta Altera o Layout
Mesmo quando você seleciona manualmente uma fonte substituta, as quebras de linha e de página ainda podem ser diferentes das originais. Isso ocorre porque cada fonte tem larguras de caracteres únicas. Para restaurar o layout exato, instale a fonte original ou incorpore fontes antes de compartilhar.
Fontes Incorporadas Aumentam o Tamanho do Arquivo
Incorporar fontes pode aumentar significativamente o tamanho do arquivo, especialmente para fontes com muitos glifos ou vários pesos. Um único arquivo de fonte pode ter de 1 MB a 10 MB. Se você compartilha documentos grandes com frequência, considere usar fontes padrão como Calibri, Arial, Times New Roman ou Aptos, que são pré-instaladas na maioria dos sistemas Windows e Microsoft 365.
Incorporação de Fontes Não Disponível no Word para a Web
O Word para a web não suporta incorporação de fontes. Se você editar um documento com fontes incorporadas no navegador, as fontes incorporadas são preservadas, mas não usadas durante a edição. A substituição pode ocorrer temporariamente. Para resultados consistentes, edite documentos com muitas fontes na versão desktop do Word.
| Item | Substituição de Fontes | Incorporação de Fontes |
|---|---|---|
| Como funciona | Substitui fontes ausentes por fontes disponíveis no sistema do destinatário | Armazena os arquivos de fonte originais dentro do documento |
| Impacto no tamanho do arquivo | Nenhuma alteração no tamanho do arquivo | Aumenta o tamanho do arquivo conforme o tamanho dos arquivos de fonte |
| Preservação do layout | Pode alterar quebras de linha, quebras de página e espaçamento | Preserva o layout exato, desde que o sistema do destinatário suporte fontes incorporadas |
| Ação necessária do destinatário | Nenhuma | Nenhuma |
| Compatibilidade | Funciona em todas as versões do Word e no Word para a web | Funciona nos aplicativos desktop do Word; limitado no Word para a web |
Agora você pode visualizar as substituições de fontes em qualquer documento do Word compartilhado e alterar a fonte de substituição para uma que preserve melhor seu layout. Se você compartilha arquivos com frequência com colaboradores que podem não ter suas fontes, ative a incorporação de fontes em Arquivo > Opções > Salvar antes de enviar o documento. Para documentos que precisam permanecer pequenos, use fontes comuns do sistema como Calibri ou Aptos e evite tipos de letra personalizados.