Você vê uma longa lista de e-mails e precisa processá-los rapidamente. As Ações Rápidas do Outlook são botões de um clique na lista de mensagens para tarefas comuns. Este artigo explica como configurar e usar as ações Excluir, Sinalizar e Arquivar para limpar sua caixa de entrada com eficiência.
Principais Conclusões: Usando Ações Rápidas do Outlook
- Clique com o botão direito no cabeçalho da coluna > Personalizar Ações Rápidas: Abre o menu para adicionar, remover ou reordenar os botões de um clique na sua lista de mensagens.
- Botão de Ação Rápida na lista de mensagens: Clicar executa a tarefa atribuída, como excluir ou arquivar, no e-mail selecionado sem abri-lo.
- Arquivo > Opções > Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: Adicione Ações Rápidas como Arquivar à barra de ferramentas para acesso por atalho de teclado de qualquer visualização do Outlook.
O Que São Ações Rápidas do Outlook?
As Ações Rápidas são botões personalizáveis que aparecem quando você passa o mouse ou seleciona um item na lista principal de mensagens do Outlook. Sua função principal é permitir que você processe e-mails com um clique, evitando a necessidade de abrir mensagens ou usar a faixa de opções. O recurso está disponível no Outlook para Microsoft 365 e Outlook 2021 conectados a contas Microsoft 365 ou Exchange.
As Ações Rápidas padrão incluem Excluir, que move uma mensagem para a pasta Itens Excluídos, e Sinalizar, que define um lembrete de acompanhamento. A ação Arquivar move uma mensagem para uma pasta de Arquivo especial, ajudando a limpar a caixa de entrada sem excluir. Você pode adicionar outras ações como Categorizar ou Marcar como Lido. Esses botões economizam tempo reduzindo movimentos repetitivos do mouse e navegação por menus.
Pré-requisitos para Usar Ações Rápidas
Sua conta do Outlook deve ser uma conta Microsoft 365, Outlook.com ou Exchange. As Ações Rápidas não estão disponíveis para contas POP ou IMAP. O recurso funciona na visualização de Correio padrão. Você deve ter o Painel de Leitura ativado, pois os botões aparecem na lista de mensagens ao lado dele. Nenhum suplemento especial é necessário.
Passos para Configurar e Usar Ações Rápidas
Siga estes passos para configurar e aplicar as Ações Rápidas Excluir, Sinalizar e Arquivar.
- Acesse o menu de personalização de Ações Rápidas
Vá para a visualização da sua pasta de Correio. Clique com o botão direito em qualquer cabeçalho de coluna na lista de mensagens, como De ou Assunto. No menu de contexto, selecione Personalizar Ações Rápidas. - Adicione ou reordene suas ações preferidas
Uma pequena caixa de diálogo será aberta mostrando as ações disponíveis. Para adicionar uma, clique no sinal de mais ao lado de ações como Excluir, Sinalizar ou Arquivar. Use as setas para cima e para baixo à direita para alterar a ordem em que aparecem na lista. Clique em OK para salvar. - Use uma Ação Rápida em um único e-mail
Na sua lista de mensagens, passe o mouse sobre um e-mail. Os botões de Ação Rápida que você configurou aparecerão à esquerda do nome do remetente. Clique no ícone da lixeira Excluir para mover a mensagem para Itens Excluídos. Clique no ícone de bandeira Sinalizar para definir um sinalizador de acompanhamento. Clique no ícone de caixa Arquivar para mover a mensagem para sua pasta de Arquivo. - Use Ações Rápidas em vários e-mails
Segure a tecla Ctrl e clique para selecionar vários e-mails não adjacentes, ou clique no primeiro e-mail, segure Shift e clique no último para selecionar um bloco. Passe o mouse sobre um dos itens selecionados. Os botões de Ação Rápida aparecerão. Clicar em Excluir, Sinalizar ou Arquivar aplicará essa ação a todas as mensagens selecionadas de uma vez. - Adicione uma Ação Rápida Arquivar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Se você usa Arquivar com frequência, adicione-o para acesso pelo teclado. Clique em Arquivo > Opções. Selecione Barra de Ferramentas de Acesso Rápido no menu à esquerda. No menu suspenso Escolher comandos de, selecione Todos os Comandos. Role para baixo e encontre Arquivar. Selecione-o e clique em Adicionar >> para movê-lo para a lista à direita. Clique em OK. Agora você pode pressionar Alt seguido do número mostrado na barra de ferramentas para arquivar uma mensagem selecionada.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Botões de Ação Rápida Não Aparecem
Se os botões não aparecerem ao passar o mouse, primeiro verifique se o Painel de Leitura está ativado. Vá para Exibir > Painel de Leitura e selecione Direita ou Inferior. Em seguida, verifique se o tipo da sua conta é suportado. Verifique Arquivo > Configurações de Conta; contas Microsoft 365 e Exchange funcionam. Por fim, o recurso pode estar desabilitado. Clique com o botão direito em um cabeçalho de coluna, escolha Personalizar Ações Rápidas e confirme se suas ações desejadas têm uma marca de seleção.
Ação Arquivar Move E-mails para uma Pasta Inesperada
A Ação Rápida Arquivar usa uma pasta padrão chamada Arquivo. Você pode alterar este destino. Vá para Arquivo > Opções > Avançado. Em Configurações de Arquivamento Automático, clique em Configurações de Arquivamento Automático. Aqui você pode definir a pasta de arquivo padrão. Observe que para contas Microsoft 365, o botão Arquivar usa a pasta de arquivo online, que é diferente desta configuração local de Arquivamento Automático.
Aplicar Acidentalmente uma Ação ao E-mail Errado
Os botões sensíveis ao passar o mouse podem levar a cliques errados. Se você excluir ou arquivar uma mensagem por engano, use imediatamente o comando Desfazer. Pressione Ctrl+Z ou clique na notificação Desfazer que aparece brevemente na parte inferior da tela. Você também pode recuperar o item da pasta Itens Excluídos ou Arquivo arrastando-o de volta para sua caixa de entrada.
Ações Rápidas vs. Menu de Contexto vs. Atalhos de Teclado
| Item | Ações Rápidas | Menu de Contexto | Atalhos de Teclado |
|---|---|---|---|
| Velocidade | Acesso mais rápido com um clique | Mais lento, requer navegação no menu | Muito rápido após memorização |
| Visibilidade | Botões aparecem ao passar o mouse | Oculto até clicar com o botão direito | Nenhuma interface visual |
| Personalização | Limitada a ações predefinidas | Opções completas do menu de contexto | Combinações de teclas fixas como Ctrl+D para excluir |
| Melhor Para | Processamento em lote na lista de mensagens | Acessar comandos menos comuns | Usuários avançados que evitam o mouse |
Agora você pode limpar sua caixa de entrada rapidamente usando as Ações Rápidas Excluir, Sinalizar e Arquivar. Tente selecionar vários e-mails e arquivá-los em um clique para ver o tempo economizado. Para controle avançado, atribua um atalho de teclado ao comando Arquivar através da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Isso permite processar e-mails sem tirar as mãos do teclado.