O Microsoft Copilot no Bookings ajuda você a criar rascunhos de detalhes de compromissos mais rapidamente. Em vez de digitar cada anotação do zero, você pode gerar resumos, descrições de serviços e mensagens de acompanhamento com alguns prompts. Esse recurso economiza tempo para coordenadores de agendamento, recepcionistas médicos e consultores que gerenciam grandes volumes de compromissos. O fluxo de rascunho depende da leitura do seu calendário do Bookings, dados do cliente e catálogo de serviços. Este artigo explica como funciona o fluxo de rascunho, quais pré-requisitos são necessários e como usá-lo passo a passo.
Principais Conclusões: Criando Rascunhos de Compromissos com o Copilot no Bookings
- Painel do Copilot no aplicativo web do Bookings: Abre o assistente de rascunho onde você insere prompts para gerar texto do compromisso.
- Dados do catálogo de serviços: O Copilot usa os nomes, durações e descrições predefinidos dos seus serviços para criar rascunhos precisos.
- Campos do perfil do cliente: O Copilot lê o nome, e-mail e anotações de compromissos anteriores do cliente para personalizar o rascunho.
Como Funciona o Fluxo de Rascunho de Compromissos
O Copilot no Bookings usa seus dados existentes do Bookings para gerar texto relacionado ao compromisso. O fluxo é projetado para três tarefas principais: criar uma descrição de novo compromisso, redigir uma mensagem de confirmação e escrever um resumo de acompanhamento após o término do compromisso.
O recurso não cria compromissos automaticamente. Você ainda seleciona a data, hora e cliente manualmente. O Copilot gera apenas os campos de texto dentro do formulário do compromisso. O texto gerado inclui o nome do serviço, nome do cliente, data e hora do compromisso e quaisquer instruções especiais que você incluir no prompt.
O mecanismo de rascunho busca dados de três fontes:
- Calendário do Bookings: Lê a data e o horário selecionados.
- Banco de dados de clientes: Lê o nome, e-mail, telefone e quaisquer anotações de compromissos anteriores do cliente.
- Catálogo de serviços: Lê o nome do serviço, duração padrão, descrição e preço.
O Copilot não escreve no seu calendário nem envia e-mails. Ele apenas insere texto nos campos do formulário do compromisso. Você revisa e edita o rascunho antes de salvar ou enviar.
Pré-requisitos para Usar o Copilot no Bookings
Antes de usar o fluxo de rascunho, verifique os seguintes requisitos:
- Você tem uma assinatura do Microsoft 365 Business Standard, Business Premium ou Enterprise com o Bookings incluído.
- Seu locatário tem licenças do Copilot para Microsoft 365 atribuídas aos usuários que criarão rascunhos de compromissos.
- O Bookings está ativado no centro de administração do Microsoft 365 em Configurações > Configurações da organização > Bookings.
- Pelo menos um serviço está definido no catálogo de serviços do Bookings. Cada serviço deve ter um nome e uma descrição.
- Pelo menos um perfil de cliente existe no Bookings com nome e endereço de e-mail.
Se algum desses pré-requisitos estiver faltando, o Copilot não gerará rascunhos. O assistente mostra uma mensagem de erro listando os dados ausentes.
Passos para Criar um Rascunho de Compromisso Usando o Copilot
- Abra o Bookings e selecione o calendário
Vá para o iniciador de aplicativos do Microsoft 365 e selecione Bookings. Escolha o calendário de reservas com o qual deseja trabalhar. Se você tiver vários calendários, selecione aquele que contém o compromisso. - Crie um novo compromisso ou abra um existente
Clique em Novo compromisso para iniciar uma nova entrada. Como alternativa, clique duas vezes em um compromisso existente para editá-lo. O assistente de rascunho funciona em ambos os modos. - Preencha a data, hora e cliente
Selecione a data, hora de início e hora de término do compromisso. Em seguida, escolha um cliente na lista suspensa. Se o cliente não estiver listado, adicione-o primeiro na guia Clientes. - Abra o painel do Copilot
No formulário do compromisso, clique no ícone do Copilot na barra de ferramentas. O painel do Copilot é aberto no lado direito da tela. Ele mostra uma caixa de texto onde você digita seu prompt. - Insira um prompt de rascunho
Digite um prompt que descreva o que você deseja que o Copilot gere. Por exemplo: “Crie uma mensagem de confirmação para este compromisso que inclua o nome do serviço e o local.” Ou: “Escreva uma nota de acompanhamento resumindo o compromisso e pedindo ao cliente para confirmar os próximos passos.” - Revise o texto gerado
O Copilot insere o rascunho no formulário do compromisso. O texto aparece no campo Notas ou Descrição, dependendo do prompt. Leia o rascunho com atenção. O Copilot pode incluir espaços reservados como [Nome do Cliente] se não conseguir encontrar os dados. - Edite e salve o compromisso
Faça as edições necessárias no rascunho. Adicione detalhes ausentes, corrija o tom ou ajuste a formatação. Clique em Salvar e fechar para armazenar o compromisso com o texto do rascunho.
Erros Comuns e Limitações
O Copilot não gera nenhum texto
Se o Copilot não retornar nenhuma saída, verifique se o compromisso tem um cliente selecionado e um serviço atribuído. O assistente de rascunho exige que ambos os campos sejam preenchidos antes de gerar texto. Verifique também se sua licença do Copilot está ativa testando o Copilot em outro aplicativo do Microsoft 365.
O rascunho contém nomes de clientes incorretos
O Copilot lê o nome do cliente do formulário do compromisso. Se o campo do cliente estiver vazio ou mostrar um nome genérico como Novo Cliente, o Copilot usará esse valor incorreto. Sempre selecione o cliente correto na lista suspensa antes de solicitar o Copilot.
O texto do rascunho repete a mesma frase
Quando a descrição do serviço é muito curta, o Copilot pode reutilizar a mesma frase. Para corrigir isso, edite a descrição do serviço no catálogo de serviços do Bookings. Adicione duas ou três frases descrevendo o serviço. Em seguida, solicite o Copilot novamente.
O Copilot adiciona formatação extra que quebra o layout
O Copilot às vezes insere listas com marcadores ou listas numeradas que não correspondem ao formato preferido. Após o Copilot inserir o rascunho, use a barra de ferramentas de formatação no campo Notas para remover marcadores indesejados ou ajustar o tamanho da fonte.
Copilot no Bookings vs. Criação Manual de Compromissos
| Item | Rascunho com Copilot | Criação Manual |
|---|---|---|
| Tempo necessário por compromisso | 30 a 60 segundos | 2 a 5 minutos |
| Fontes de dados usadas | Perfil do cliente, catálogo de serviços, calendário | Nenhuma — o usuário lembra os detalhes de memória |
| Consistência entre compromissos | Alta — mesmo tom e estrutura a cada vez | Baixa — depende do usuário digitando a cada vez |
| Taxa de erro para nome do cliente | Baixa quando o cliente é selecionado corretamente | Média — erros de digitação e grafia comuns |
| Controle de personalização | Médio — o usuário edita após a geração | Alto — controle total desde o início |
O rascunho com Copilot é mais rápido e consistente para compromissos rotineiros. A criação manual oferece controle total, mas leva mais tempo e introduz mais erros. Para operações de alto volume de reservas, o Copilot reduz o tempo de digitação em média 70%.
Agora você pode criar rascunhos de descrições de compromissos, mensagens de confirmação e notas de acompanhamento usando o Copilot no Bookings. Comece abrindo um novo compromisso, selecionando o cliente e o serviço e abrindo o painel do Copilot. Para melhores resultados, mantenha as descrições do catálogo de serviços detalhadas e os perfis dos clientes completos. Para estender esse fluxo, tente solicitar ao Copilot que crie um resumo por e-mail após salvar o compromisso — o Copilot pode extrair os detalhes do compromisso e gerar uma mensagem pronta para envio no Outlook.