Preparar sitios de SharePoint para la auditoría de Purview: lista de verificación práctica para propietarios de sitios de SharePoint

Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan preparar sus sitios para una auditoría de Microsoft Purview. Esta auditoría examina los permisos del sitio, la configuración de uso compartido, la clasificación del contenido y los registros de actividad. El objetivo es verificar que los datos confidenciales estén protegidos y que los controles de acceso cumplan con los requisitos de cumplimiento de su organización. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para que los propietarios de sitios de SharePoint revisen y ajusten sus sitios antes de una auditoría. Aprenderá qué configuraciones revisar, cómo verificar los permisos y qué documentación reunir.

Qué comprueba una auditoría de Purview en los sitios de SharePoint

Una auditoría de Microsoft Purview revisa cómo su sitio de SharePoint gestiona la gobernanza de datos, la seguridad y el cumplimiento. El equipo de auditoría examina la configuración a nivel de sitio y las actividades de los usuarios. Buscan:

• Uso compartido externo: Quién puede compartir contenido fuera de su organización y qué nivel de acceso puede conceder.
• Herencia de permisos: Si el sitio interrumpe la herencia de permisos y cómo se administran los permisos únicos.
• Etiquetas de confidencialidad: Si los documentos y las listas están clasificados con las etiquetas correctas de Microsoft Purview Information Protection.
• Registros de actividad: Si el registro de auditoría está habilitado y si se capturan los eventos relevantes, como descargas de archivos, cambios en el uso compartido y actualizaciones de permisos.
• Ciclo de vida de los datos: Si las etiquetas de retención y las directivas de retención están aplicadas al contenido del sitio.

Los propietarios de sitios no necesitan configurar cada elemento desde cero. Muchas configuraciones las controlan los administradores de SharePoint a nivel de inquilino. Sin embargo, los propietarios de sitios deben verificar que su sitio siga las directivas de referencia del inquilino y que ninguna excepción cree riesgos de cumplimiento.

Lista de verificación: pasos para preparar su sitio de SharePoint para una auditoría

Use los siguientes pasos para revisar su sitio antes de la auditoría. Realice cada paso desde una cuenta de propietario del sitio de SharePoint.

1. Compruebe los niveles de permisos del sitio
   Abra el sitio, seleccione el icono de engranaje y elija Permisos del sitio. Revise la lista de miembros, visitantes y propietarios del sitio. Elimine los usuarios o grupos que ya no necesiten acceso. Para cada grupo, confirme que el nivel de permisos sea el adecuado. Los miembros del sitio deben tener acceso de Edición, no Control total.
2. Revise la configuración de uso compartido externo del sitio
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos, seleccione su sitio y elija Configuración > Uso compartido. Compare la configuración de uso compartido a nivel de sitio con la directiva de uso compartido permitida por su organización. Si el sitio permite compartir con cualquier persona, cámbielo a Invitados existentes o Solo personas de su organización, a menos que su equipo de cumplimiento haya aprobado explícitamente un uso compartido más amplio.
3. Verifique las etiquetas de confidencialidad en documentos y listas
   Abra una biblioteca de documentos, seleccione un archivo y elija Información en el panel de detalles. Confirme que aparece una etiqueta de confidencialidad. Si no se aplica ninguna etiqueta, compruebe si su sitio tiene una directiva de etiqueta predeterminada. Puede aplicar etiquetas manualmente a archivos individuales o usar reglas de etiquetado automático. Repita esta comprobación con una muestra de al menos 10 documentos de distintas bibliotecas.
4. Confirme que el registro de auditoría está habilitado
   En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a Auditoría > Búsqueda en el registro de auditoría. Verifique que la búsqueda en el registro de auditoría esté activada. Si está desactivada, un administrador de SharePoint debe habilitarla. Como propietario del sitio, no puede habilitar el registro de auditoría a nivel de inquilino por su cuenta. Informe esto a su administrador si la configuración está deshabilitada.
5. Revise las invitaciones de uso compartido y las solicitudes de acceso
   En el sitio, vaya a Configuración > Permisos del sitio > Solicitudes de acceso e invitaciones. Revise las invitaciones pendientes y las solicitudes de acceso. Apruébelas o recházelas antes de la auditoría. Elimine las invitaciones de uso compartido que ya no sean necesarias.
6. Compruebe las etiquetas de retención en el contenido del sitio
   Abra una biblioteca de documentos, seleccione un archivo y vea el panel de detalles. Busque una etiqueta de retención. Si faltan etiquetas de retención, pida a su equipo de cumplimiento que aplique una directiva de etiqueta de retención predeterminada al sitio. Como alternativa, aplique etiquetas manualmente a los registros importantes.
7. Ejecute un informe de permisos
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos, seleccione su sitio y elija Permisos > Ejecutar un informe de permisos. Esto genera un archivo CSV que muestra todos los usuarios y sus niveles de permisos. Guarde el informe como evidencia para la auditoría.
8. Documente las directivas y excepciones del sitio
   Cree un documento de una página que enumere la configuración de uso compartido de su sitio, los grupos de permisos, el uso de etiquetas de confidencialidad y cualquier excepción aprobada por su equipo de cumplimiento. Incluya la fecha de su revisión y los nombres de los propietarios del sitio. Guarde este documento en una biblioteca a la que pueda acceder el equipo de auditoría.

Problemas comunes detectados durante las auditorías de SharePoint y cómo solucionarlos

Uso compartido externo configurado como Cualquier persona con el vínculo

Esta configuración permite el uso compartido anónimo. La mayoría de las organizaciones lo bloquean en la configuración predeterminada del inquilino. Si su sitio usa esta configuración, cámbiela a Invitados existentes o Personas específicas. Vaya al centro de administración de SharePoint > Sitios activos > su sitio > Configuración > Uso compartido y seleccione la opción adecuada.

Permisos únicos en subsitios o carpetas

Cuando un sitio interrumpe la herencia de permisos, crea permisos únicos que son más difíciles de auditar. Revise todos los subsitios y carpetas de su sitio. Si los permisos únicos no son necesarios, vuelva a heredar los permisos del elemento primario. Para ello, vaya al subsitio o la carpeta, seleccione Permisos y elija Eliminar permisos únicos.

Faltan etiquetas de confidencialidad en documentos críticos

Si los documentos que contienen datos personales o financieros carecen de etiquetas, la auditoría puede marcarlos como no conformes. Aplique una etiqueta de confidencialidad manualmente: seleccione el documento, abra el panel de detalles y elija Editar > Aplicar una etiqueta de confidencialidad. Para bibliotecas grandes, pida a su administrador que configure reglas de etiquetado automático en Microsoft Purview.

Usuarios huérfanos en los permisos del sitio

Es posible que los usuarios que dejaron la organización sigan apareciendo en los permisos del sitio. Ejecute un informe de permisos y compare la lista de usuarios con el directorio activo de su organización. Elimine las cuentas huérfanas yendo a Permisos del sitio > Mostrar todos los usuarios > Quitar usuario.

Los registros de auditoría no capturan las descargas de archivos

Si el registro de auditoría está habilitado pero faltan los eventos de descarga de archivos, revise el centro de administración de SharePoint > Configuración > Configuración de auditoría. Asegúrese de que el evento FileAccessed esté seleccionado. Si no lo está, pida a su administrador que lo habilite. Este evento registra cuándo un usuario descarga un archivo.

Responsabilidades del propietario del sitio frente a responsabilidades del administrador de SharePoint

Elemento	Propietario del sitio	Administrador de SharePoint
Habilitar el registro de auditoría a nivel de inquilino	No puede cambiarlo	Habilitar en el portal de cumplimiento de Purview
Establecer la directiva de uso compartido a nivel de sitio	Ajustar en la configuración del sitio	Establecer el valor predeterminado del inquilino en el centro de administración
Aplicar etiquetas de confidencialidad	Aplicar manualmente a los documentos	Configurar etiquetas predeterminadas y etiquetado automático
Administrar los permisos del sitio	Agregar o quitar usuarios	Establecer directivas de permisos a nivel de inquilino
Aplicar etiquetas de retención	Aplicar manualmente o solicitar una directiva	Crear y publicar directivas de etiquetas de retención
Ejecutar el informe de permisos	Generar desde el centro de administración	Puede ejecutar informes para todos los sitios

Los propietarios de sitios controlan el acceso diario y la clasificación del contenido. Los administradores de SharePoint establecen las reglas de todo el inquilino que los propietarios de sitios deben seguir. Antes de la auditoría, confirme con su administrador qué configuraciones debe ajustar y cuáles están bloqueadas a nivel de inquilino.

Después de completar esta lista de verificación, tendrá un sitio de SharePoint que cumple con los requisitos de auditoría comunes. El siguiente paso es programar una revisión periódica cada trimestre para mantener actualizados los permisos y las etiquetas. Para una preparación avanzada, pida a su equipo de cumplimiento que ejecute un examen de Purview Data Lifecycle Management en el contenido de su sitio para identificar los elementos sin etiquetar.