Cuando un usuario solicita acceso a un sitio de SharePoint, el correo de aprobación a veces se envía a la persona incorrecta. El propietario del sitio recibe el correo en lugar del miembro que debería aprobar la solicitud. Esto ocurre porque SharePoint envía correos de solicitud de acceso según los permisos del sitio, no según una lista personalizada de aprobadores. Este artículo explica por qué SharePoint enruta el correo al propietario incorrecto y muestra cómo redirigir la solicitud a la persona correcta.
Puntos clave: Redirigir correos de solicitud de acceso de SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Uso compartido > Solicitudes de acceso: Controla la configuración global que determina quién recibe los correos de solicitud de acceso para todos los sitios.
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Configuración de solicitudes de acceso: Anula la configuración global para un solo sitio, lo que le permite especificar una dirección de correo electrónico personalizada para las aprobaciones.
- Propietarios de grupos de Microsoft 365 frente a propietarios de sitios: Las solicitudes de acceso se envían a los propietarios del sitio de forma predeterminada, no a los propietarios del grupo, lo que causa confusión en sitios conectados a grupos.
Por qué SharePoint envía solicitudes de acceso a la persona incorrecta
SharePoint tiene dos capas para las solicitudes de acceso. La primera capa es la configuración global en el centro de administración de SharePoint. Esta configuración se aplica a todos los sitios de su inquilino. La segunda capa es la configuración por sitio en los permisos del sitio. Si no cambia ninguna de las dos configuraciones, SharePoint envía el correo de solicitud de acceso al propietario del sitio. El propietario del sitio es la persona que creó el sitio o que se agregó al grupo Propietarios.
El problema aparece con mayor frecuencia en sitios de equipo conectados a un grupo de Microsoft 365. En un sitio conectado a un grupo, el propietario del sitio y el propietario del grupo son roles diferentes. El propietario del grupo de Microsoft 365 administra la membresía del grupo, pero SharePoint no envía solicitudes de acceso al propietario del grupo. En su lugar, SharePoint envía la solicitud al propietario del sitio. Si el propietario del sitio no es la persona que administra el acceso diario, el correo se envía a la persona incorrecta.
Otra causa es la lista de administradores de la colección de sitios. Si tiene varios administradores de la colección de sitios, SharePoint envía el correo de solicitud de acceso a todos ellos. Esto puede saturar las bandejas de entrada y causar confusión sobre quién debe aprobar la solicitud.
Pasos para redirigir los correos de solicitud de acceso al propietario correcto
Método 1: Cambiar la configuración global de solicitudes de acceso
- Abrir el centro de administración de SharePoint
Inicie sesión en Microsoft 365 como administrador global o administrador de SharePoint. Vaya al centro de administración de SharePoint en admin.microsoft.com > SharePoint. O use la URL directa: admin.microsoft.com/SharePoint. - Navegar a la configuración de uso compartido
En la navegación izquierda, seleccione Directivas. Luego seleccione Uso compartido. Esto abre la página que controla el uso compartido externo y las solicitudes de acceso para todo el inquilino. - Ubicar la sección Solicitudes de acceso
Desplácese hacia abajo hasta la sección titulada Solicitudes de acceso. Verá una casilla de verificación etiquetada Permitir que los propietarios del sitio elijan quién puede enviar solicitudes de acceso. Desmarque esta casilla si desea establecer una única dirección de correo electrónico para todos los sitios. Luego, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona o grupo que debe recibir todas las solicitudes de acceso. - Guardar los cambios
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. El cambio se aplica a todos los sitios que no tengan una anulación por sitio.
Método 2: Cambiar la configuración de solicitudes de acceso por sitio
- Ir al sitio donde el correo se envía al propietario incorrecto
Navegue al sitio de SharePoint que tiene el problema de solicitud de acceso. Debe ser propietario del sitio o administrador de la colección de sitios para cambiar esta configuración. - Abrir Permisos del sitio
Haga clic en el icono de engranaje (Configuración) en la esquina superior derecha. Seleccione Permisos del sitio en el menú. - Acceder a la configuración de solicitudes de acceso
En la página Permisos del sitio, busque un vínculo o botón etiquetado Configuración de solicitudes de acceso. Si no lo ve, haga clic en el vínculo que dice Configuración de permisos avanzados. Luego, en la página Permisos, seleccione Configuración de solicitudes de acceso en la cinta de opciones. - Ingresar la dirección de correo electrónico correcta
En el cuadro de diálogo Configuración de solicitudes de acceso, marque la casilla Permitir solicitudes de acceso. Luego, en el campo Enviar todas las solicitudes de acceso a la siguiente dirección de correo electrónico, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona o grupo que debe gestionar las solicitudes. Esto anula la configuración global para este sitio específico. - Guardar la configuración
Haga clic en Aceptar para aplicar el cambio. Todas las solicitudes de acceso futuras para este sitio se enviarán a la dirección de correo electrónico que ingresó.
Método 3: Usar un grupo de Microsoft 365 para la aprobación
- Crear un grupo de Microsoft 365 para aprobaciones de acceso
En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Grupos > Grupos activos. Cree un nuevo grupo llamado Aprobadores de acceso al sitio o similar. Agregue a las personas que deben aprobar las solicitudes de acceso como propietarios de este grupo. - Obtener la dirección de correo electrónico del grupo
Después de crear el grupo, copie la dirección de correo electrónico del grupo. Se parece a siteaccessapprovers@yourdomain.com. - Establecer el correo electrónico del grupo como destinatario de solicitudes de acceso
Siga los pasos del Método 2 para cambiar la configuración de solicitudes de acceso por sitio. En el campo de dirección de correo electrónico, pegue la dirección de correo electrónico del grupo. Ahora todos los correos de solicitud de acceso se envían a la bandeja de entrada del grupo. Solo los propietarios del grupo pueden aprobar la solicitud.
Si los correos de solicitud de acceso siguen llegando a la persona incorrecta
La configuración de solicitudes de acceso está atenuada
Si la opción Configuración de solicitudes de acceso está atenuada o falta, el administrador global ha deshabilitado las solicitudes de acceso para todo el inquilino. Póngase en contacto con su administrador de SharePoint para habilitar las solicitudes de acceso a nivel de inquilino. El administrador debe ir al centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido y marcar la casilla Permitir solicitudes de acceso.
El correo se envía a todos los administradores de la colección de sitios
De forma predeterminada, SharePoint envía correos de solicitud de acceso a todos los administradores de la colección de sitios. Si tiene varios administradores, todos reciben el correo. Para cambiar esto, vaya al sitio y elimine los administradores de la colección de sitios innecesarios del grupo Administradores de la colección de sitios. Luego, use la configuración de solicitudes de acceso por sitio para enviar correos a una única dirección o grupo de distribución.
El sitio conectado a un grupo envía solicitudes al propietario del sitio, no al propietario del grupo
En un sitio de equipo conectado a un grupo de Microsoft 365, el propietario del sitio y el propietario del grupo son diferentes. SharePoint envía la solicitud de acceso al propietario del sitio. Para solucionar esto, cambie el propietario del sitio a la misma persona que es propietaria del grupo de Microsoft 365. O use el Método 2 para establecer una dirección de correo electrónico personalizada que apunte al propietario del grupo o a un buzón compartido.
Propietario del sitio frente a propietario del grupo: destino del correo de solicitud de acceso
| Elemento | Propietario del sitio | Propietario del grupo (Microsoft 365) |
|---|---|---|
| Destinatario predeterminado de solicitudes de acceso | Sí | No |
| Puede administrar permisos del sitio | Sí | Solo si también es propietario del sitio |
| Puede aprobar la membresía del grupo | No | Sí |
| Recibe correo de solicitud de acceso | Siempre de forma predeterminada | Solo si se establece como destinatario personalizado |
Use la configuración de solicitudes de acceso por sitio para enviar correos al propietario del grupo si el propietario del grupo es la persona que debe administrar el acceso. Esto evita la discrepancia entre los roles del sitio y los roles del grupo.