Cómo establecer el almacenamiento predeterminado de OneDrive para nuevos usuarios

Cuando agrega nuevos usuarios a su inquilino de Microsoft 365, cada usuario recibe automáticamente la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive asignada a su suscripción. Para muchas organizaciones, esta cuota predeterminada es de 1 TB por usuario, pero es posible que necesite aumentarla o disminuirla para alinearla con las políticas de la empresa o los límites presupuestarios. Cambiar el almacenamiento predeterminado para nuevos usuarios evita tener que ajustar manualmente cada cuenta después de su creación. Este artículo explica cómo establecer la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive para nuevos usuarios utilizando el centro de administración de Microsoft 365 y Windows PowerShell.

Descripción de la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive

Cada nuevo usuario en su inquilino de Microsoft 365 recibe una cuenta de OneDrive cuando inicia sesión en OneDrive por primera vez. La cuota de almacenamiento de esa cuenta se determina mediante la configuración predeterminada a nivel de inquilino. Las suscripciones Microsoft 365 Business Basic, Business Standard y Business Premium incluyen una cuota predeterminada de 1 TB por usuario. Los planes Enterprise como Microsoft 365 E3 y E5 también comienzan con 1 TB, pero se pueden aumentar hasta 5 TB por usuario con licencias de almacenamiento adicionales o ajustes del administrador.

La cuota predeterminada se aplica solo a los usuarios que nunca han iniciado sesión en OneDrive. Los usuarios existentes conservan su cuota actual incluso si cambia el valor predeterminado del inquilino. Para cambiar el almacenamiento de los usuarios activos, debe modificar cada cuenta individualmente o usar PowerShell para actualizarlas en masa.

El límite de almacenamiento se mide en megabytes (MB) cuando se usa PowerShell. 1 TB equivale a 1.048.576 MB. La cuota mínima que puede establecer es de 1 MB y la máxima depende de su suscripción. Para la mayoría de los planes empresariales, el máximo es de 5 TB por usuario, pero algunos planes heredados pueden tener un límite de 1 TB.

Pasos para establecer la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive en el centro de administración

El centro de administración de Microsoft 365 proporciona una interfaz gráfica para cambiar la cuota de almacenamiento predeterminada. Este método no requiere PowerShell y funciona para todos los administradores con permisos de administrador global o administrador de SharePoint.

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Abra un navegador y vaya a admin.microsoft.com. Inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador global o Administrador de SharePoint.
2. Navegue a la configuración de OneDrive
   En el panel de navegación izquierdo, seleccione Organización en el grupo Configuración. Luego haga clic en la pestaña OneDrive en la parte superior de la página.
3. Localice la configuración Límite de almacenamiento
   Desplácese hacia abajo hasta la sección Límite de almacenamiento. El valor predeterminado actual se muestra en gigabytes o terabytes.
4. Introduzca el nuevo límite de almacenamiento
   Escriba el valor de cuota deseado en el cuadro de entrada. Puede introducir un valor de 1 GB a 5.000 GB (5 TB). Por ejemplo, para establecer un valor predeterminado de 500 GB, escriba 500.
5. Guarde el cambio
   Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. La nueva cuota predeterminada surte efecto inmediatamente para cualquier usuario que inicie sesión en OneDrive por primera vez después de este cambio.

Pasos para establecer la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive mediante PowerShell

Windows PowerShell con el módulo SharePoint Online Management Shell le brinda más control y permite crear scripts para operaciones masivas. Este método es más rápido cuando necesita establecer la misma cuota en varios inquilinos o automatizar el proceso.

1. Instale SharePoint Online Management Shell
   Abra Windows PowerShell como administrador y ejecute: Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Si se le solicita, confirme la instalación desde PSGallery.
2. Conéctese a SharePoint Online
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Reemplace yourtenant con el nombre real de su inquilino. Inicie sesión con sus credenciales de administrador global o administrador de SharePoint.
3. Verifique la cuota de almacenamiento actual del inquilino
   Ejecute Get-SPOTenant | Select OneDriveStorageQuota. La salida muestra la cuota predeterminada actual en megabytes.
4. Establezca la nueva cuota de almacenamiento predeterminada
   Ejecute Set-SPOTenant -OneDriveStorageQuota 524288 para establecer la cuota en 512 GB (524.288 MB). Reemplace el número con el valor deseado en megabytes. El mínimo es 1 MB y el máximo es 5.242.880 MB (5 TB).
5. Verifique el cambio
   Ejecute Get-SPOTenant | Select OneDriveStorageQuota nuevamente para confirmar que se aplicó el nuevo valor.

Errores comunes y limitaciones

La cuota predeterminada no afecta a los usuarios existentes

Cambiar la cuota de almacenamiento predeterminada solo se aplica a los usuarios que nunca han iniciado sesión en OneDrive. Los usuarios que ya tienen una cuenta de OneDrive conservan su cuota actual. Para actualizar el almacenamiento de los usuarios existentes, use el comando Set-SPOSite -Identity -StorageQuota o modifique cada usuario en el centro de administración.

El límite de la cuota de almacenamiento depende de la suscripción

No todas las suscripciones admiten 5 TB por usuario. Microsoft 365 Business Basic y Standard tienen un límite de 1 TB. Enterprise E3 y E5 permiten hasta 5 TB. Si establece un valor superior al límite de su suscripción, el sistema puede revertir silenciosamente al máximo permitido o mostrar un error cuando el usuario intente superar el límite.

Incompatibilidad de versión del módulo de PowerShell

Las versiones anteriores de SharePoint Online Management Shell pueden no admitir el parámetro OneDriveStorageQuota. Actualice el módulo ejecutando Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell antes de intentar cambiar la cuota.

Cuota de almacenamiento predeterminada vs. cuota de usuario individual: diferencias clave

Elemento	Cuota de almacenamiento predeterminada	Cuota de usuario individual
Definición	Límite de almacenamiento aplicado a las nuevas cuentas de OneDrive en el primer inicio de sesión	Límite de almacenamiento asignado a un usuario específico, que anula el valor predeterminado
Ámbito	Todos los nuevos usuarios del inquilino	Una cuenta de usuario específica
Método de modificación	Centro de administración o Set-SPOTenant	Propiedades de usuario del centro de administración o Set-SPOSite
Afecta a los usuarios existentes	No	Sí, inmediatamente
Valor máximo	Depende de la suscripción (1 TB a 5 TB)	Igual que el máximo predeterminado para el inquilino

Después de establecer la cuota de almacenamiento predeterminada de OneDrive, los nuevos usuarios recibirán automáticamente ese límite cuando accedan a OneDrive por primera vez. Para verificar la configuración, cree un usuario de prueba en su inquilino e inicie sesión en OneDrive para comprobar el almacenamiento disponible. Para un control preciso sobre usuarios individuales, combine la cuota predeterminada con scripts de PowerShell que ajusten el almacenamiento para departamentos o roles específicos. El comando Set-SPOSite le permite cambiar el almacenamiento de un solo usuario sin afectar el valor predeterminado del inquilino.