Cuando se elimina un usuario de Microsoft 365, sus archivos de OneDrive no desaparecen de inmediato. Microsoft conserva los archivos durante un período de retención predeterminado para que pueda recuperarlos o transferir la propiedad a otro usuario. Sin una configuración adecuada, podría perder el acceso a datos empresariales críticos una vez que finaliza el período de retención. Este artículo explica cómo establecer el período de retención de OneDrive para usuarios eliminados, qué sucede con los archivos durante ese tiempo y cómo ampliar o acortar el período según sea necesario.
Puntos clave: retención de OneDrive para usuarios eliminados
- Centro de administración de Microsoft 365 > Configuración > Configuración de la organización > OneDrive > Retención: controla el número de días durante los cuales los archivos de OneDrive de un usuario eliminado siguen siendo accesibles para los administradores.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > sitio de OneDrive del usuario > Acceso: permite restaurar o transferir archivos antes de que expire el período de retención.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios eliminados > Restaurar: restaurar un usuario eliminado dentro de los 30 días también restaura sus datos de OneDrive de inmediato.
Comprender la retención de OneDrive para usuarios eliminados
Cuando se elimina un usuario de Microsoft 365, sus archivos de OneDrive entran en un período de retención. De forma predeterminada, este período es de 30 días. Durante estos 30 días, los archivos siguen almacenados en el sitio de OneDrive original, pero están ocultos para los usuarios que no son administradores. Los administradores globales y los administradores de SharePoint pueden acceder al sitio, descargar archivos o transferir la propiedad a un usuario activo.
Una vez que expira el período de retención, el sitio de OneDrive se mueve a la papelera de reciclaje durante 93 días adicionales. Después de eso, los datos se eliminan de forma permanente. El tiempo total del que dispone para recuperar archivos es de 30 días más 93 días, es decir, 123 días, a menos que cambie la configuración de retención.
El período de retención se aplica solo al OneDrive del usuario, no a los sitios de SharePoint a los que haya podido acceder. La configuración es para todo el inquilino, lo que significa que afecta a todos los usuarios eliminados de su organización. No puede establecer períodos de retención diferentes para distintos usuarios.
Qué sucede con los archivos compartidos
Si el usuario eliminado compartió archivos con otras personas, esos vínculos compartidos dejan de funcionar inmediatamente después de eliminar al usuario. Sin embargo, si otro usuario ya sincronizó los archivos en su dispositivo local, conserva copias locales. Para evitar la pérdida de datos, debe transferir la propiedad de los archivos compartidos a otro usuario antes de eliminar la cuenta original.
Pasos para configurar el período de retención de OneDrive
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o de administrador de SharePoint. - Vaya a Configuración de la organización
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Configuración > Configuración de la organización. - Abra la página de configuración de OneDrive
En la página Configuración de la organización, desplácese hacia abajo y seleccione OneDrive. Si no lo ve, use el cuadro de búsqueda en la parte superior de la página. - Ubique la configuración de retención
En el panel de configuración de OneDrive, seleccione Retención en la lista de la izquierda. El período de retención actual se muestra en días. - Establezca el período de retención
Escriba un número entre 1 y 365 en el campo Días para conservar los archivos después de eliminar una cuenta de usuario. El valor predeterminado es 30. - Guarde el cambio
Haga clic en Guardar en la parte inferior del panel. El nuevo período de retención se aplica inmediatamente a todos los usuarios que se eliminen en el futuro. Los usuarios ya eliminados conservan su período de retención original.
El cambio no afecta a los usuarios que ya se habían eliminado antes de cambiar la configuración. Su período de retención sigue siendo el que estaba establecido en el momento de la eliminación.
Cómo acceder al OneDrive de un usuario eliminado antes de que expire la retención
- Vaya al Centro de administración de SharePoint
Abra admin.microsoft.com, seleccione Centros de administración > SharePoint. - Busque el sitio del usuario eliminado
En el Centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios > Sitios activos. Haga clic en Filtrar y elija Sitios conectados a grupos o escriba el nombre del usuario en el cuadro de búsqueda. La dirección URL del sitio contendrá el prefijo de correo electrónico del usuario, por ejemplo,https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com. - Agréguese como administrador del sitio
Seleccione el sitio, haga clic en Acceso en la barra de herramientas y luego en Agregar personas. Escriba su propia dirección de correo electrónico y asigne el nivel de permiso Control total. - Examine los archivos
Haga clic en la dirección URL del sitio para abrir el sitio de OneDrive. Ahora puede descargar archivos o transferirlos a otro usuario moviéndolos a otro OneDrive o biblioteca de SharePoint.
Si no puede encontrar el sitio en Sitios activos, consulte Sitios eliminados en el Centro de administración de SharePoint. Los sitios permanecen allí durante 93 días después de que expire el período de retención.
Problemas y limitaciones comunes
El OneDrive del usuario eliminado no aparece en Sitios activos
Si el usuario se eliminó hace más de 30 días, es posible que el sitio se haya movido a la lista Sitios eliminados. Vaya a Sitios > Sitios eliminados en el Centro de administración de SharePoint. Si el sitio está allí, puede restaurarlo dentro de los 93 días posteriores a la fecha de eliminación. Después de eso, los datos se pierden de forma permanente.
La configuración de retención no se aplica a un usuario específico
La configuración de retención es para todo el inquilino. No puede establecer un período de retención diferente para usuarios individuales. Si necesita una retención más prolongada para un usuario específico, considere asignar una etiqueta o directiva de retención de Microsoft 365 a su OneDrive antes de eliminar la cuenta. Las etiquetas de retención anulan la configuración de retención predeterminada de OneDrive.
Transferir archivos a otro usuario
Para transferir archivos desde el OneDrive de un usuario eliminado, debe acceder al sitio como administrador y descargar o copiar los archivos manualmente. No existe una herramienta de transferencia integrada para los sitios de OneDrive de usuarios eliminados. Para los usuarios activos, puede usar la característica Agregar personas para conceder acceso y luego mover los archivos mediante la interfaz web o el cliente de sincronización.
Retención de OneDrive para usuarios eliminados frente a etiquetas de retención
| Elemento | Configuración de retención de OneDrive | Etiqueta de retención de Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Ámbito | Para todo el inquilino y todos los usuarios eliminados | Se aplica a archivos o carpetas específicos |
| Duración máxima | 365 días | Ilimitada (retención indefinida) |
| Se aplica a | Todo el OneDrive de un usuario eliminado | Contenido seleccionado dentro de un OneDrive o sitio de SharePoint |
| Ubicación de la configuración | Centro de administración de Microsoft 365 > Configuración de la organización > OneDrive | Centro de cumplimiento de Microsoft 365 > Gobernanza de la información > Etiquetas |
| Requiere licencia | Ninguna más allá del rol de administrador | Licencia de Microsoft 365 E3 o E5 para el usuario |
Use la configuración de retención del inquilino como base para todos los usuarios eliminados. Aplique etiquetas de retención a archivos específicos que deban conservarse más tiempo del que permite la configuración del inquilino. Las etiquetas se aplican antes de eliminar al usuario, así que planifique con anticipación los datos críticos.
Ahora puede configurar el período de retención de OneDrive para usuarios eliminados de acuerdo con la política de retención de datos de su organización. Los 30 días predeterminados funcionan para la mayoría de las empresas, pero puede ampliarlo hasta 365 días. Para evitar perder archivos, establezca un recordatorio para revisar el Centro de administración de SharePoint en busca de sitios eliminados antes de que expire el período de retención. Para los datos confidenciales, aplique una etiqueta de retención de Microsoft 365 a los archivos individuales antes de eliminar la cuenta de usuario.