Cómo revisar el uso compartido externo de OneDrive a nivel de inquilino

Necesita auditar qué usuarios de su organización comparten archivos y carpetas de OneDrive con personas ajenas a su empresa. Sin una revisión a nivel de inquilino, la configuración de uso compartido externo puede desviarse de las políticas de seguridad y exponer datos confidenciales. Este artículo explica cómo usar el centro de administración de Microsoft 365 y PowerShell para revisar toda la configuración de uso compartido externo de OneDrive en un solo lugar. Si sigue estos pasos, podrá confirmar que su inquilino está configurado correctamente e identificar a los usuarios que hayan cambiado su ámbito de uso compartido predeterminado.

Qué controla el uso compartido externo de OneDrive a nivel de inquilino

El uso compartido externo de OneDrive se rige por dos capas de configuración en Microsoft 365. La primera capa es la directiva de uso compartido para todo el inquilino, que establece el nivel máximo de uso compartido permitido para todos los sitios de SharePoint y OneDrive. La segunda capa es la configuración de uso compartido por sitio, que puede ser más restrictiva que la directiva del inquilino, pero nunca más permisiva. Cuando revisa el uso compartido externo a nivel de inquilino, está comprobando tanto la directiva del inquilino como la configuración de cada sitio para asegurarse de que coincidan con sus requisitos de seguridad.

La directiva de uso compartido a nivel de inquilino incluye cuatro niveles:

• Cualquier persona: Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas con cualquier persona, incluidos los vínculos anónimos que no requieren iniciar sesión.
• Invitados nuevos y existentes: Los usuarios pueden compartir con personas ajenas a la organización que inicien sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa.
• Invitados existentes: Los usuarios solo pueden compartir con invitados que ya existan en su directorio de Azure AD.
• Solo personas de su organización: El uso compartido externo está deshabilitado para todos los sitios.

La configuración por sitio de cada sitio de OneDrive se puede establecer en un nivel igual o más restrictivo que la directiva del inquilino. Por ejemplo, si la directiva del inquilino permite compartir con cualquier persona, el OneDrive de un usuario específico se puede limitar solo a invitados existentes. Esta flexibilidad significa que una revisión a nivel de inquilino debe comprobar tanto la directiva global como las configuraciones de cada sitio.

Pasos para revisar la configuración de uso compartido externo de OneDrive con el centro de administración

1. Abra el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint.
2. Vaya a Configuración de la organización
   En el panel de navegación izquierdo, seleccione Configuración y luego Configuración de la organización.
3. Seleccione el servicio OneDrive
   En la pestaña Servicios, desplácese hacia abajo y haga clic en OneDrive. Si no lo ve, use el cuadro de búsqueda en la parte superior de la lista y escriba OneDrive.
4. Revise la sección Uso compartido
   En el panel de configuración de OneDrive, seleccione la pestaña Uso compartido. Aquí verá el nivel de uso compartido predeterminado para los nuevos sitios de OneDrive. Esta configuración solo se aplica a los sitios creados después del cambio. Para ver la directiva efectiva actual, revise la nota debajo de la lista desplegable que indica la directiva de uso compartido de SharePoint a nivel de inquilino.
5. Compruebe la directiva de uso compartido de SharePoint para todo el inquilino
   En una pestaña separada del navegador, abra el centro de administración de SharePoint en https://admin.microsoft.com/SharePoint. En el panel izquierdo, seleccione Directivas, luego Uso compartido. En Uso compartido externo, verá la directiva a nivel de inquilino que se aplica a todos los sitios de SharePoint y OneDrive. Este es el nivel máximo permitido. Compárelo con la configuración predeterminada de OneDrive que vio en el paso anterior.

Pasos para revisar el uso compartido externo de OneDrive con PowerShell

El centro de administración muestra la configuración predeterminada para los nuevos sitios de OneDrive y la directiva a nivel de inquilino. Para ver la configuración de uso compartido real de cada sitio de OneDrive existente, debe usar PowerShell. Este método es esencial para auditar el cumplimiento, ya que muchos usuarios pueden haber cambiado el nivel de uso compartido de su sitio después de la creación.

Requisitos previos para PowerShell

• Instale el Shell de administración de SharePoint Online. Abra PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell.
• Debe tener permisos de administrador de SharePoint o administrador global.

Conéctese a SharePoint Online

1. Abra el Shell de administración de SharePoint Online
   Inicie PowerShell como administrador y ejecute el siguiente comando para conectarse:
   Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com
   Reemplace yourtenant con el nombre real de su inquilino. Inicie sesión con sus credenciales de administrador cuando se le solicite.

Recupere los sitios de OneDrive con su configuración de uso compartido

1. Ejecute el comando Get-SPOSite para los sitios de OneDrive
   Use el siguiente comando para obtener todos los sitios de OneDrive (también llamados hosts de Mi sitio):
   Get-SPOSite -Template "SPSPERS" -Limit All | Select-Object Url, SharingCapability
   Este comando devuelve la dirección URL y la funcionalidad de uso compartido actual de cada sitio de OneDrive de los usuarios.
2. Interprete los valores de SharingCapability
   La salida muestra valores como ExternalUserAndGuestSharing (cualquier persona), ExternalUserSharingOnly (invitados nuevos y existentes), ExistingExternalUserSharingOnly (invitados existentes) o Disabled (solo personas de su organización). Compare estos valores con la directiva requerida.
3. Filtre los sitios que son más permisivos que su directiva
   Para encontrar los sitios de OneDrive donde el uso compartido está configurado por encima de lo permitido, ejecute:
   Get-SPOSite -Template "SPSPERS" -Limit All | Where-Object { $_.SharingCapability -ne "Disabled" } | Select-Object Url, SharingCapability
   Ajuste el valor del filtro para que coincida con el nivel máximo deseado.

Errores de configuración comunes y cómo identificarlos

El uso compartido predeterminado de OneDrive está configurado en Cualquier persona, pero la directiva del inquilino solo permite invitados existentes

Esta configuración es segura porque la directiva del inquilino anula el valor predeterminado por sitio. El nivel de uso compartido efectivo para los nuevos sitios será solo invitados existentes. Sin embargo, si más adelante cambia la directiva del inquilino a un nivel más permisivo, se aplicará el valor predeterminado de OneDrive. Para evitar riesgos futuros, establezca el valor predeterminado de OneDrive para que coincida con su directiva prevista.

Sitios individuales de OneDrive tienen una configuración más permisiva que la directiva del inquilino

Esta situación no puede ocurrir. La configuración por sitio siempre está limitada por la directiva del inquilino. Si ve un sitio con una funcionalidad de uso compartido que parece demasiado alta, revise primero la directiva del inquilino. Es posible que la directiva del inquilino se haya cambiado después de crear el sitio, pero el sitio seguirá respetando el máximo del inquilino.

Los cambios realizados en el panel de administración de OneDrive no afectan a los sitios existentes

El nivel de uso compartido predeterminado en el panel de configuración de OneDrive solo se aplica a los nuevos sitios de OneDrive. Los sitios existentes conservan su configuración individual. Para cambiar el nivel de uso compartido de todos los sitios de OneDrive existentes, use el centro de administración de SharePoint o PowerShell. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos, seleccione todos los sitios de OneDrive y elija Uso compartido en la barra de herramientas para actualizar en masa.

Elemento	Centro de administración (configuración de OneDrive)	PowerShell (Get-SPOSite)
Ámbito	Configuración predeterminada solo para nuevos sitios de OneDrive	Funcionalidad de uso compartido real para cada sitio de OneDrive existente
Facilidad de uso	Interfaz gráfica, no requiere scripting	Requiere conocimientos de PowerShell e instalación del módulo
Actualización en masa	No es posible	Posible con Set-SPOSite canalizado desde Get-SPOSite
Historial de auditoría	No hay registro de auditoría integrado para cambios predeterminados	Puede exportar resultados a CSV para el seguimiento de cambios
Caso de uso recomendado	Verificación rápida de la directiva prevista para nuevos sitios	Auditoría y corrección completas de todos los sitios

Ahora puede revisar el uso compartido externo de OneDrive a nivel de inquilino usando tanto el centro de administración como PowerShell. Comience por comprobar la directiva de uso compartido para todo el inquilino en el centro de administración de SharePoint para confirmar el nivel máximo permitido. Luego use PowerShell para exportar la funcionalidad de uso compartido real de cada sitio de OneDrive e identificar los sitios que necesitan ajustes. Para mantener el cumplimiento continuo, programe un script de PowerShell mensual que envíe por correo electrónico un informe de los sitios con niveles de uso compartido por encima de su umbral aprobado.