El seguimiento de activos en SharePoint le ayuda a gestionar hardware, software y equipos desde una sola ubicación. Muchos propietarios de SharePoint comienzan con una lista en blanco y tienen dificultades para estructurar campos que se ajusten a su inventario real. Este artículo cubre las columnas, vistas y configuraciones esenciales que necesita para crear una lista práctica de seguimiento de activos. Aprenderá a configurar campos personalizados, aplicar formato condicional y crear vistas que muestren la información más importante.
Puntos clave: crear una lista de seguimiento de activos en SharePoint
- Configuración de la lista > Columnas: Agregue columnas para la etiqueta de activo, el número de serie, la categoría, la ubicación, el estado y el usuario asignado; estas cubren el 80 % de las necesidades de seguimiento.
- Validación de columnas: Use fórmulas para exigir una etiqueta de activo única y evitar números de serie en blanco.
- Formato condicional con JSON: Resalte en rojo los préstamos vencidos y los artículos con existencias bajas directamente en la vista de lista.
Comprender la característica de lista de seguimiento de activos
Una lista de SharePoint es un contenedor estructurado que almacena filas de datos, similar a una tabla de Excel pero con permisos integrados, historial de versiones e integración con Power Automate. Para el seguimiento de activos, la lista reemplaza un libro de registro físico o una hoja de cálculo que varias personas editan al mismo tiempo. La ventaja clave es que cada activo obtiene un registro permanente con un ID único, y usted puede controlar quién edita qué campos.
Antes de comenzar, confirme que tiene al menos permisos de Editar o Control total en el sitio donde se alojará la lista. Necesita el grupo de propietarios del sitio de SharePoint o un nivel superior para crear una nueva lista. Si su organización usa una plantilla de sitio que restringe la creación de listas, comuníquese con el administrador de su inquilino para ajustar los permisos del sitio.
Pasos para crear y configurar la lista de seguimiento de activos
Este proceso usa la experiencia moderna de listas de SharePoint disponible en todos los planes de SharePoint Online y en SharePoint Server Subscription Edition.
- Crear una lista en blanco
Vaya al sitio de SharePoint donde desea la lista de activos. Seleccione Nuevo > Lista > Lista en blanco. Asígnele el nombre Asset Tracking y establezca la descripción en Track hardware, software, and equipment inventory. Elija si desea mostrar esta lista en la navegación del sitio. Seleccione Crear. - Agregar la descripción de la columna Título
De forma predeterminada, cada lista tiene una columna Título. Cambie su nombre a Asset Name seleccionando el encabezado de la columna > Configuración de columna > Cambiar nombre. Escriba Asset Name y presione Entrar. Esta columna contiene el nombre descriptivo de cada elemento, como Dell Latitude 5420 u Office 365 License. - Agregar una columna de una sola línea de texto para la etiqueta de activo
Seleccione + Agregar columna > Una sola línea de texto. Asígnele el nombre Asset Tag. Establezca el número máximo de caracteres en 50. Habilite Requerir que esta columna contenga información para hacerla obligatoria. Esta columna almacena un identificador único como IT-2025-001. - Agregar una columna de una sola línea de texto para el número de serie
Agregue otra columna de una sola línea de texto llamada Serial Number. Establézcala como obligatoria. Use la validación de columnas para garantizar la unicidad: seleccione Configuración de columna > Validación de columna. En el cuadro de fórmula, escriba=NOT(ISBLANK([Serial Number]))y establezca el mensaje de usuario en Serial number must not be blank. Para una unicidad real, use Power Automate para buscar duplicados al crear el elemento. - Agregar una columna de opciones para la categoría
Seleccione + Agregar columna > Opción. Asígnele el nombre Category. Escriba estas opciones: Laptop, Desktop, Monitor, Peripheral, Software License, Furniture, Network Equipment, Other. Establezca el valor predeterminado en Other. Habilite Mostrar opciones usando > Menú desplegable. - Agregar una columna de ubicación
Agregue una columna de una sola línea de texto llamada Location. Esta contiene la ubicación física o virtual, como Building A, Room 204 o Cloud – Azure. Establézcala como obligatoria. - Agregar una columna de estado
Agregue una columna de opciones llamada Status. Opciones: In Service, Checked Out, Under Repair, Retired, Lost. Establezca el valor predeterminado en In Service. Esta columna controla el formato condicional más adelante. - Agregar una columna de persona o grupo para el usuario asignado
Agregue una columna de persona o grupo llamada Assigned To. Establézcala para permitir selecciones múltiples: No. Esta columna vincula el activo con un empleado específico. Puede filtrar las vistas por esta columna para ver quién tiene qué. - Agregar una columna de moneda para el costo de compra
Agregue una columna de moneda llamada Purchase Cost. Establezca el símbolo de moneda en su moneda local. Esta columna ayuda con los informes de presupuesto. Puede totalizar esta columna en una vista. - Agregar una columna de fecha y hora para la fecha de compra
Agregue una columna de fecha y hora llamada Purchase Date. Establezca el formato en Solo fecha. Esta columna realiza un seguimiento de los programas de garantía y depreciación.
Crear una vista para activos activos
- Abrir el selector de vistas
En la parte superior de la lista, seleccione Todos los elementos (vista actual) > Crear nueva vista. Asígnele el nombre Active Assets. Establezca el tipo de vista en Lista. - Aplicar un filtro
En la configuración de la vista, desplácese hasta Filtro. Seleccione Mostrar elementos solo cuando lo siguiente sea verdadero. Elija la columna Status, el operador no es igual a y el valor Retired. Agregue otra condición: Y > Status no es igual a Lost. - Elegir las columnas que se mostrarán
En Columnas, quite las columnas que no necesita en esta vista: Datos adjuntos, ID, Modificado, Creado. Mantenga: Asset Name, Asset Tag, Serial Number, Category, Location, Status, Assigned To, Purchase Cost, Purchase Date. - Ordenar por nombre de activo
Establezca Ordenar en Asset Name ascendente. Seleccione Aceptar para guardar la vista.
Agregar formato condicional para resaltar problemas
- Abrir el formato JSON para la columna Estado
En la lista, seleccione el encabezado de la columna Status > Configuración de columna > Dar formato a esta columna. Se abre el panel de formato JSON. - Pegar el código JSON
Borre el código predeterminado y pegue esto:{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField == 'Checked Out', '#fff3cd', if(@currentField == 'Under Repair', '#f8d7da', if(@currentField == 'Lost', '#dc3545', '')))",
"color": "=if(@currentField == 'Lost', 'white', 'black')",
"padding": "4px 8px",
"border-radius": "4px"
}
}
Esto resalta Checked Out en amarillo, Under Repair en rojo claro y Lost en rojo oscuro con texto blanco. - Aplicar y probar
Seleccione Guardar. Agregue un elemento de prueba con el estado establecido en Under Repair y confirme que el fondo de la celda cambia a rojo.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Aparecen etiquetas de activo duplicadas en la lista
La validación de columnas de una lista de SharePoint no puede imponer la unicidad en todas las filas. Para evitar duplicados, use un flujo de Power Automate que se active al crear un elemento y busque en la lista un valor de etiqueta de activo existente. Si se encuentra una coincidencia, el flujo puede rechazar el elemento o enviar una notificación. Como alternativa, use la columna de etiqueta de activo como ID de lista configurándola para que se incremente automáticamente mediante un flujo de trabajo, pero esto requiere desarrollo personalizado.
Los usuarios no pueden encontrar activos por ubicación
Si almacena la ubicación como texto libre, los usuarios pueden escribir Bldg A, Building A o A para el mismo lugar. En su lugar, use una columna de opciones para la ubicación, o cree una lista de ubicaciones independiente y use una columna de búsqueda. Esto garantiza un filtrado y unos informes coherentes.
El estado de préstamo no se sincroniza con el usuario asignado
La columna Estado y la columna Asignado a son independientes. Si alguien marca un elemento como Checked Out pero no asigna un usuario, el activo aparece prestado sin propietario. Use la validación de columnas o un flujo de Power Automate para exigir Asignado a cuando el estado sea Checked Out. Por ejemplo, establezca una fórmula de validación de columnas en la lista: =IF([Status]="Checked Out", NOT(ISBLANK([Assigned To])), TRUE).
| Elemento | Hoja de cálculo | Lista de SharePoint |
|---|---|---|
| Entrada de datos | Cualquiera puede editar cualquier celda | Los permisos controlan quién edita cada fila o columna |
| Historial de versiones | No disponible a menos que se guarde manualmente | Seguimiento automático de versiones para cada edición |
| ID únicos | Sin identificador único integrado | La columna ID de lista se incrementa automáticamente y es permanente |
| Acceso móvil | Requiere una aplicación o sincronización de archivos | La aplicación móvil de SharePoint muestra las vistas de lista de forma nativa |
| Automatización | Limitada a macros y VBA | Power Automate puede enviar correos electrónicos, crear tareas y actualizar registros |
Ahora tiene una lista de seguimiento de activos funcional con campos obligatorios, una vista filtrada para elementos activos y un formato condicional que llama la atención sobre los activos que requieren acción. A continuación, configure un flujo de Power Automate que envíe un correo electrónico al usuario asignado cuando el estado de un activo cambie a Under Repair. Para informes avanzados, exporte la lista a Power BI y cree un panel que muestre la distribución de activos por categoría y ubicación.