Los usuarios de negocios no técnicos a menudo ven los vínculos para compartir de SharePoint como cadenas de texto confusas. Es posible que no sepan qué tipo de vínculo elegir o si el destinatario necesita una cuenta de Microsoft. Este artículo explica los tres tipos principales de vínculos —Anyone, People in Your Organization y Specific People— en lenguaje sencillo. También proporciona un flujo de trabajo simple para elegir el vínculo correcto cada vez. Al final, podrá explicar con confianza los vínculos para compartir a sus colegas y ayudarlos a evitar errores de seguridad comunes.
Puntos clave: Vínculos para compartir de SharePoint explicados
- Vínculo Anyone: Permite que cualquier persona con el vínculo vea o edite el archivo, incluso personas fuera de su empresa sin necesidad de iniciar sesión.
- Vínculo People in Your Organization: Requiere que el destinatario inicie sesión con una cuenta de trabajo o escuela de su inquilino.
- Vínculo Specific People: Le permite escribir direcciones de correo electrónico y permitir que solo esas personas nombradas accedan al archivo.
¿Qué son los vínculos para compartir de SharePoint y cómo funcionan?
Los vínculos para compartir de SharePoint son URL que otorgan acceso a un archivo, carpeta o biblioteca de documentos. Cuando comparte un vínculo, SharePoint verifica el tipo de vínculo para decidir quién puede abrirlo y qué puede hacer. Los tres tipos de vínculos predeterminados son Anyone, People in Your Organization y Specific People. Cada tipo tiene diferentes compensaciones entre seguridad y conveniencia.
Antes de compartir, necesita conocer la identidad del destinatario y la política de compartir externo de su organización. Su administrador de SharePoint puede deshabilitar el vínculo Anyone por razones de seguridad. Si eso sucede, solo funcionarán los vínculos People in Your Organization y Specific People. Siempre verifique la política de compartir en el centro de administración de SharePoint antes de enviar un vínculo a alguien fuera de su empresa.
Vínculo Anyone
El vínculo Anyone es la opción menos segura. No requiere que el destinatario inicie sesión ni demuestre su identidad. Cualquier persona que tenga el vínculo puede acceder al archivo, incluso si reenvía el vínculo a otros. Use este vínculo solo para archivos no sensibles, como un boletín público o un calendario de equipo que desea que cualquiera vea sin iniciar sesión.
Vínculo People in Your Organization
Este vínculo requiere que el destinatario inicie sesión con una cuenta de trabajo o escuela que pertenezca a su inquilino de Microsoft 365. Las personas fuera de su organización no pueden abrir el vínculo. El vínculo aún funciona si alguien lo reenvía, pero solo las personas con una cuenta válida de su empresa pueden acceder al archivo. Este es el tipo de vínculo predeterminado en la mayoría de los sitios de SharePoint.
Vínculo Specific People
Con este vínculo, ingresa las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir. Solo esas personas nombradas pueden abrir el archivo. Si alguien reenvía el vínculo, el destinatario debe haber estado en la lista original para acceder a él. Esta es la opción más segura para compartir información sensible o confidencial.
Flujo de trabajo práctico para elegir el tipo de vínculo correcto
Siga estos pasos cada vez que comparta un archivo desde SharePoint. Este flujo de trabajo asegura que elija el tipo de vínculo correcto según quién necesita acceso y qué tan sensible es el archivo.
- Identifique el archivo y su sensibilidad
Abra el archivo o la carpeta en SharePoint. Decida si el contenido es público, solo interno o confidencial. Por ejemplo, un documento de política para toda la empresa es solo interno. Una hoja de cálculo de presupuesto con datos salariales es confidencial. - Haga clic en el botón Compartir
En la biblioteca de documentos de SharePoint, seleccione el archivo y haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la pantalla. Alternativamente, haga clic derecho en el archivo y elija Compartir en el menú contextual. - Seleccione el tipo de vínculo
En el cuadro de diálogo para compartir, haga clic en el menú desplegable de configuración del vínculo. Aparece el tipo de vínculo predeterminado actual. Haga clic en él para ver las tres opciones: Anyone, People in Your Organization y Specific People. Elija la que coincida con su evaluación de sensibilidad. - Establezca permisos: Ver o Editar
Después de seleccionar el tipo de vínculo, elija si el destinatario puede solo ver o editar el archivo. Para documentos internos que no deben cambiarse, seleccione Ver. Para borradores colaborativos, seleccione Editar. - Ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios si es necesario
Si eligió Specific People, escriba las direcciones de correo electrónico de cada destinatario. También puede agregar un mensaje breve. Si eligió Anyone o People in Your Organization, puede omitir este paso. - Haga clic en Enviar o Copiar vínculo
Haga clic en Enviar para enviar el vínculo por correo electrónico directamente desde SharePoint. Haga clic en Copiar vínculo para pegar el vínculo en un correo electrónico, chat o documento. El vínculo permanece válido hasta que expire o usted lo elimine.
Errores comunes y limitaciones al compartir vínculos
Los usuarios no técnicos usan accidentalmente el vínculo Anyone
Un error común es seleccionar el vínculo Anyone para archivos sensibles porque es la primera opción en el menú desplegable. Para evitar esto, su administrador de SharePoint puede deshabilitar el vínculo Anyone a nivel de inquilino o para sitios específicos. Si ve la opción Anyone pero su política prohíbe compartir externo, no la use. Siempre verifique con su administrador antes de enviar un vínculo Anyone.
El destinatario no puede abrir el vínculo
Si un destinatario informa que no puede abrir un vínculo, verifique el tipo de vínculo. Para los vínculos People in Your Organization, el destinatario debe iniciar sesión con una cuenta de trabajo o escuela de su inquilino. Si usa una cuenta personal de Microsoft, el vínculo fallará. Para los vínculos Specific People, confirme que la dirección de correo electrónico del destinatario se escribió correctamente. También verifique que el archivo aún exista y no se haya movido a una biblioteca diferente.
El vínculo expira o se revoca
Los administradores de SharePoint pueden establecer fechas de expiración en los vínculos para compartir. Si un vínculo expira, el destinatario ve un error de acceso denegado. Para solucionar esto, genere un nuevo vínculo con la expiración correcta. También puede revocar manualmente un vínculo haciendo clic en el botón Compartir, seleccionando el vínculo y haciendo clic en Eliminar. Esto es útil cuando compartió un archivo por error.
Comparación de tipos de vínculos: Seguridad y conveniencia
| Característica | Vínculo Anyone | Vínculo People in Your Organization | Vínculo Specific People |
|---|---|---|---|
| Inicio de sesión requerido | No | Sí, cuenta de trabajo o escuela | Sí, cualquier cuenta de Microsoft |
| Compartir externo permitido | Sí | No | Sí, si la política del administrador lo permite |
| Riesgo de reenvío | Alto | Medio | Bajo |
| Mejor caso de uso | Archivos públicos no sensibles | Documentos internos del equipo | Archivos confidenciales o sensibles |
Use esta tabla como referencia rápida al capacitar a usuarios no técnicos. El vínculo Anyone es conveniente pero riesgoso. El vínculo Specific People es el más seguro pero requiere que escriba direcciones de correo electrónico. El vínculo People in Your Organization es un punto medio equilibrado para compartir internamente.
Ahora puede explicar los vínculos para compartir de SharePoint a usuarios no técnicos en lenguaje sencillo. Use el flujo de trabajo para elegir el vínculo correcto cada vez. Recuerde que el vínculo Specific People es la opción más segura para archivos sensibles. Si necesita compartir un archivo con alguien fuera de su empresa, pregunte primero a su administrador de SharePoint si el uso compartido externo está habilitado.