Cuando trabaja con bibliotecas de documentos de SharePoint en Microsoft 365, tiene dos formas de acceder a los archivos desde el Explorador de archivos de Windows: Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive. Muchos usuarios no están seguros de qué método se adapta mejor a su flujo de trabajo. Sincronizar descarga los archivos en su equipo y los mantiene actualizados. Agregar acceso directo a OneDrive crea un vínculo a la biblioteca sin descargar todo. Este artículo explica las diferencias entre Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive y proporciona instrucciones de configuración paso a paso para cada método.
Puntos clave: elegir entre Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive
- Botón Sincronizar en SharePoint: Descarga los archivos en su PC y los mantiene actualizados automáticamente. Ideal para el acceso sin conexión y la edición frecuente.
- Agregar acceso directo a OneDrive: Crea un vínculo en su carpeta de OneDrive sin descargar archivos. Ahorra espacio en disco y es mejor para el acceso ocasional.
- Aplicación de sincronización de OneDrive: Es necesaria para ambos métodos. Asegúrese de que esté instalada y en ejecución antes de configurar cualquiera de las dos opciones.
Descripción general de las características de Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive
Tanto Sincronizar como Agregar acceso directo a OneDrive conectan las bibliotecas de documentos de SharePoint con el Explorador de archivos de Windows. La diferencia clave radica en cómo se almacenan y sincronizan los archivos.
Sincronizar usa la aplicación de sincronización de OneDrive para descargar todos los archivos de una biblioteca de SharePoint en su equipo. Los cambios que realiza localmente se cargan en SharePoint. Los cambios realizados por otros se descargan en su PC. Este método requiere suficiente espacio en disco para toda la biblioteca.
Agregar acceso directo a OneDrive crea un acceso directo en su carpeta de OneDrive. El acceso directo apunta a la biblioteca de SharePoint en la nube. Los archivos no se descargan a menos que los abra. Cuando abre un archivo, se descarga temporalmente. Este método ahorra espacio en disco y funciona bien para bibliotecas a las que accede ocasionalmente.
Ambos métodos requieren que la aplicación de sincronización de OneDrive esté instalada y con sesión iniciada con su cuenta profesional o educativa. La aplicación de sincronización se incluye con Windows 10 y Windows 11. Puede descargarla desde el portal de Microsoft 365 si es necesario.
Cuándo usar Sincronizar
Use Sincronizar cuando necesite acceso sin conexión a los archivos. Si edita documentos con frecuencia o trabaja sin internet, Sincronizar es la opción correcta. Sincronizar también admite la coautoría en tiempo real cuando otros usuarios editan el mismo archivo.
Cuándo usar Agregar acceso directo a OneDrive
Use Agregar acceso directo a OneDrive cuando el espacio en disco sea limitado. Este método es ideal para bibliotecas que consulta o edita ocasionalmente. También funciona bien para equipos en los que solo algunos miembros necesitan acceso sin conexión.
Configuración paso a paso para Sincronizar
Siga estos pasos para sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint en su equipo.
- Abra la biblioteca de documentos de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint y navegue hasta la biblioteca de documentos que desea sincronizar. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o ábrala desde la página de contenido del sitio. - Haga clic en el botón Sincronizar
En la barra de herramientas de la biblioteca, haga clic en el botón Sincronizar. Se encuentra cerca de la parte superior derecha de la página. El icono del botón muestra dos flechas que forman un círculo. - Confirme la ubicación de sincronización
Un cuadro de diálogo le pide que confirme la ubicación de la carpeta. Haga clic en Sincronizar ahora. La aplicación de sincronización de OneDrive comienza a descargar los archivos. Aparece una carpeta con el nombre de la biblioteca en el Explorador de archivos, dentro de la sección SharePoint. - Acceda a los archivos desde el Explorador de archivos
Abra el Explorador de archivos. En el panel izquierdo, haga clic en el nombre del sitio de SharePoint dentro de la sección SharePoint. La biblioteca sincronizada aparece como una carpeta. Todos los archivos están disponibles sin conexión. - Administre la configuración de sincronización
Haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Cuenta. Haga clic en Elegir carpetas para seleccionar qué subcarpetas sincronizar. Esto ayuda a reducir el uso de disco.
Configuración paso a paso para Agregar acceso directo a OneDrive
Siga estos pasos para agregar un acceso directo a una biblioteca de documentos de SharePoint en su carpeta de OneDrive.
- Abra la biblioteca de documentos de SharePoint
Navegue hasta el sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos que desea agregar como acceso directo. - Haga clic en Agregar acceso directo a OneDrive
En la barra de herramientas de la biblioteca, haga clic en Agregar acceso directo a OneDrive. El botón se encuentra en la misma área que el botón Sincronizar. El icono muestra un signo más con el logotipo de OneDrive. - Espere a que aparezca el acceso directo
Aparece una notificación que confirma que se agregó el acceso directo. Abra el Explorador de archivos. En el panel izquierdo, haga clic en OneDrive. El acceso directo aparece como una carpeta dentro de la sección SharePoint. El nombre de la carpeta coincide con el nombre de la biblioteca. - Acceda a los archivos desde el Explorador de archivos
Haga doble clic en la carpeta del acceso directo. Los archivos aparecen en el Explorador de archivos. No se descargan hasta que los abra. Cuando abre un archivo, se descarga temporalmente y se almacena en caché localmente. - Verifique el estado del acceso directo
Haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema. Seleccione Ver conflictos de sincronización o Ver en línea. El acceso directo aparece en la lista de carpetas sincronizadas. El estado muestra Archivos a petición.
Problemas comunes y cosas que debe evitar
La sincronización falla con el error 0x8007017C
Este error se produce cuando la aplicación de sincronización de OneDrive tiene una caché dañada. Cierre OneDrive desde la bandeja del sistema. Abra el Explorador de archivos y navegue hasta %localappdata%\Microsoft\OneDrive. Elimine la carpeta settings. Reinicie OneDrive e intente sincronizar de nuevo.
Falta el botón Agregar acceso directo a OneDrive
El botón se oculta si la biblioteca tiene más de 5000 elementos. Reduzca el tamaño de la biblioteca archivando archivos antiguos o dividiendo la biblioteca en varias bibliotecas. El botón también requiere la versión 19.192 o posterior de la aplicación de sincronización de OneDrive. Actualice OneDrive desde el portal de Microsoft 365.
La carpeta del acceso directo no aparece en el Explorador de archivos
Esto ocurre cuando la aplicación de sincronización de OneDrive no está en ejecución. Haga clic en el botón Inicio y busque OneDrive. Inicie la aplicación e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. La carpeta del acceso directo aparece en unos minutos. Si no aparece, reinicie el Explorador de archivos.
La sincronización descarga todos los archivos aunque no sean necesarios
Este es el comportamiento esperado de Sincronizar. Para reducir el uso de disco, haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema. Seleccione Configuración > Cuenta > Elegir carpetas. Desactive las carpetas que no necesite sin conexión. Los archivos siguen disponibles en línea.
Agregar acceso directo a OneDrive muestra los archivos como solo en línea
Este es el comportamiento predeterminado. Los archivos no se descargan hasta que los abre. Para que un archivo esté disponible sin conexión, haga clic con el botón derecho en el archivo en el Explorador de archivos y seleccione Mantener siempre en este dispositivo. Para revertirlo, seleccione Liberar espacio.
Sincronizar frente a Agregar acceso directo a OneDrive: diferencias clave
| Elemento | Sincronizar | Agregar acceso directo a OneDrive |
|---|---|---|
| Descarga de archivos | Todos los archivos se descargan en el PC | Los archivos se descargan solo al abrirlos |
| Uso de espacio en disco | Alto: toda la biblioteca se almacena localmente | Bajo: solo caché de los archivos abiertos |
| Acceso sin conexión | Acceso sin conexión completo a todos los archivos | Solo los archivos que marque como Mantener siempre en este dispositivo |
| Coautoría | Compatible con sincronización en tiempo real | Compatible cuando se abren los archivos |
| Ubicación de configuración | Botón Sincronizar en la biblioteca de SharePoint | Botón Agregar acceso directo a OneDrive en la biblioteca de SharePoint |
| Ubicación de la carpeta en el Explorador de archivos | En la sección SharePoint | En la sección OneDrive |
| Ideal para | Edición frecuente y trabajo sin conexión | Acceso ocasional y espacio en disco limitado |
Sincronizar y Agregar acceso directo a OneDrive conectan SharePoint con el Explorador de archivos. Sincronizar descarga todo y mantiene los archivos sin conexión. Agregar acceso directo a OneDrive crea un vínculo en la nube y ahorra espacio en disco. Use Sincronizar para las bibliotecas que edita a diario. Use Agregar acceso directo a OneDrive para las bibliotecas que consulta ocasionalmente. Para cambiar entre métodos, detenga la sincronización desde la configuración de OneDrive y luego agregue un acceso directo. También puede usar ambos métodos para distintas bibliotecas en el mismo equipo.