Desea permitir que los usuarios sincronicen solo una biblioteca específica de un sitio de SharePoint, pero la aplicación de sincronización de OneDrive ofrece sincronizar todo el sitio. Esto ocurre porque la configuración de sincronización predeterminada en SharePoint permite a los usuarios sincronizar cualquier biblioteca de documentos de un sitio. Este artículo explica cómo limitar la sincronización a una sola biblioteca de departamento mediante la configuración del sitio de SharePoint y los controles administrativos de la aplicación de sincronización de OneDrive.
Aprenderá a bloquear la sincronización de todas las bibliotecas de un sitio y luego habilitar la sincronización solo para una biblioteca. También verá cómo aplicar estas configuraciones a un solo sitio o a muchos sitios mediante PowerShell. Estos pasos funcionan para SharePoint en Microsoft 365, OneDrive para la Empresa y la aplicación de sincronización de OneDrive para Windows 10 y Windows 11.
Puntos clave: Limitar la sincronización a una biblioteca de departamento
- Configuración del sitio de SharePoint > Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos: Interrumpa la herencia de permisos y quite el grupo Visitantes predeterminado para evitar que los usuarios vean todas las bibliotecas.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > sitio > Configuración > Sincronización: Deshabilite la sincronización para todo el sitio y luego vuelva a habilitarla solo para la biblioteca de destino mediante el centro de administración de OneDrive.
- Centro de administración de OneDrive > Sincronización > Administrar acceso a dispositivos: Use la directiva de sincronización de listas o bibliotecas de SharePoint para permitir la sincronización solo para identificadores de biblioteca específicos.
Por qué la aplicación de sincronización ofrece todas las bibliotecas de un sitio
Cuando un usuario hace clic en el botón Sincronizar de una biblioteca de documentos de SharePoint, la aplicación de sincronización de OneDrive agrega todo el sitio a la lista de sincronización, no solo esa biblioteca. Este es el comportamiento predeterminado de todos los sitios de SharePoint en Microsoft 365. La aplicación de sincronización considera cada sitio como una única raíz de sincronización. Una vez agregado el sitio, el usuario puede elegir qué bibliotecas sincronizar desde la interfaz de la aplicación, pero la opción de sincronizar otras bibliotecas sigue visible.
La causa principal es que SharePoint no tiene un conmutador de sincronización por biblioteca. La configuración de sincronización existe solo a nivel de sitio. Para limitar la sincronización a una biblioteca de departamento, debe deshabilitar la sincronización a nivel de sitio y luego habilitar la sincronización para esa biblioteca específica mediante una directiva independiente. Esto requiere acceso al centro de administración de SharePoint y al centro de administración de OneDrive.
Requisitos previos
Necesita el rol Administrador de SharePoint o Administrador global en Microsoft 365. También necesita la aplicación de sincronización de OneDrive versión 22.022 o posterior instalada en los dispositivos de los usuarios. Para los métodos de PowerShell, necesita el módulo SharePoint Online Management Shell instalado.
Pasos para deshabilitar la sincronización de todo el sitio
El primer paso es bloquear la sincronización de todas las bibliotecas del sitio de SharePoint. Esto quita el botón Sincronizar de todas las bibliotecas de ese sitio.
- Abra el centro de administración de SharePoint
Vaya a admin.microsoft.com y seleccione SharePoint en la navegación izquierda. Si no lo ve, expanda Centros de administración y luego haga clic en SharePoint. - Seleccione el sitio de destino
En el menú izquierdo, haga clic en Sitios activos. Busque el sitio que contiene la biblioteca de departamento. Haga clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles. - Abra la configuración de Sincronización
En el panel de detalles, haga clic en la pestaña Configuración. Desplácese hacia abajo hasta la sección Sincronización. De forma predeterminada, el conmutador está establecido en Permitir la sincronización para este sitio. - Deshabilite la sincronización para el sitio
Establezca el conmutador en Bloquear la sincronización para este sitio. Haga clic en Guardar en la parte inferior del panel. Esto quita el botón Sincronizar de todas las bibliotecas del sitio en unos minutos.
Pasos para habilitar la sincronización solo para una biblioteca
Después de bloquear la sincronización a nivel de sitio, debe crear una directiva que permita la sincronización para la biblioteca de departamento específica. Esto se hace en el centro de administración de OneDrive mediante la directiva de sincronización de listas o bibliotecas de SharePoint.
- Obtenga el identificador de la biblioteca
Vaya al sitio de SharePoint y navegue hasta la biblioteca de departamento. En la barra de direcciones del navegador, copie el GUID que aparece después de list= en la URL. La URL tiene el aspectohttps://contoso.sharepoint.com/sites/DeptSite/DeptLib/Forms/AllItems.aspx?list=%7B01234567-89ab-cdef-0123-456789abcdef%7D. La parte entre %7B y %7D es el identificador de la biblioteca. - Abra el centro de administración de OneDrive
Vaya a admin.microsoft.com, expanda Centros de administración y haga clic en OneDrive. En la navegación izquierda, haga clic en Sincronización. - Cree una nueva directiva
En la página Sincronización, haga clic en la pestaña Directiva de sincronización de listas o bibliotecas de SharePoint. Haga clic en Agregar directiva. Escriba un nombre para la directiva, como “Permitir sincronización de biblioteca de departamento”. - Especifique la biblioteca
En Bibliotecas, pegue el identificador de la biblioteca que copió anteriormente. En Acción, seleccione Permitir sincronización. Haga clic en Siguiente. - Asigne la directiva
Elija Usuarios o grupos específicos y seleccione el grupo de seguridad que contiene a los miembros del departamento. Haga clic en Siguiente y luego en Crear directiva. La directiva surte efecto en un plazo de 24 horas. Los usuarios del grupo ahora verán el botón Sincronizar solo en la biblioteca permitida.
Si los usuarios siguen viendo Sincronizar para otras bibliotecas
La directiva de sincronización impide que aparezca el botón Sincronizar, pero los usuarios que ya sincronizaron el sitio antes de aplicar la directiva seguirán viendo las otras bibliotecas en la aplicación de sincronización de OneDrive. Para solucionarlo, debe quitar la relación de sincronización existente.
Los usuarios ven otras bibliotecas en la aplicación de sincronización después de aplicar la directiva
Pida a cada usuario que abra la aplicación de sincronización de OneDrive, haga clic en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema, seleccione Más y luego Configuración. En la pestaña Cuenta, haga clic en Elegir carpetas para el sitio. Desmarque todas las bibliotecas excepto la permitida y haga clic en Aceptar. La aplicación de sincronización quitará el contenido sincronizado de las bibliotecas desmarcadas.
Falta el botón Sincronizar en la biblioteca permitida
Si el botón Sincronizar no aparece en la biblioteca permitida incluso después de 24 horas, verifique que el identificador de la biblioteca en la directiva coincida con el GUID real de la biblioteca. También confirme que el usuario sea miembro del grupo de seguridad asignado a la directiva. Si ambos son correctos, quite la directiva y vuelva a crearla con la misma configuración.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: comparación del comportamiento de sincronización
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Comportamiento de sincronización predeterminado | El botón Sincronizar de cada biblioteca sincroniza todo el sitio | El botón Sincronizar de cada biblioteca sincroniza todo el sitio |
| Compatibilidad con directivas de sincronización | Compatible con directiva de permiso por biblioteca | Compatible con directiva de permiso por biblioteca |
| Herencia de permisos | Conectado al grupo de Microsoft 365; interrumpir la herencia afecta los permisos del grupo | Sin conexión a grupo; los cambios de permisos afectan solo al sitio |
| Formato del identificador de biblioteca | GUID estándar en la URL | GUID estándar en la URL |
| Comportamiento de la aplicación de sincronización después de la directiva | Solo la biblioteca permitida muestra el botón Sincronizar | Solo la biblioteca permitida muestra el botón Sincronizar |
Ambos tipos de sitio responden de forma idéntica al bloqueo de sincronización y a la directiva de permiso por biblioteca. La principal diferencia es cómo se administran los permisos. En un sitio de equipo, interrumpir la herencia de permisos en una biblioteca puede desconectarla del grupo de Microsoft 365, lo que puede provocar cambios inesperados en el acceso de los miembros del grupo.
Limitaciones y cosas que debe evitar
La directiva de sincronización por biblioteca no impide que los usuarios agreguen manualmente una biblioteca a la aplicación de sincronización de OneDrive mediante la opción Agregar una carpeta de la aplicación. Los usuarios con permisos de edición en el sitio aún pueden sincronizar cualquier biblioteca pegando la URL de la biblioteca. Para evitarlo, también debe restringir los permisos a nivel de sitio para que los usuarios no puedan ver bibliotecas a las que no deberían acceder.
No interrumpa la herencia de permisos en una biblioteca a menos que comprenda completamente el impacto. Si quita el grupo Visitantes de una biblioteca en un sitio de equipo, los usuarios que no son miembros del sitio pero tienen acceso a la biblioteca mediante vínculos de uso compartido perderán el acceso. Use grupos de SharePoint y niveles de permiso en lugar de asignaciones directas de usuarios para mantener la administración sencilla.
La directiva de sincronización se aplica solo a la aplicación de sincronización de OneDrive para Windows y Mac. No afecta al botón Sincronizar de las aplicaciones móviles de SharePoint ni a la capacidad de abrir archivos en el navegador. Los usuarios aún pueden cargar y descargar archivos manualmente a través de la interfaz web.
Ahora puede limitar la sincronización a una biblioteca de departamento bloqueando la sincronización a nivel de sitio y habilitando una directiva por biblioteca. Comience deshabilitando la sincronización para todo el sitio en el centro de administración de SharePoint. Luego cree una directiva de sincronización de listas o bibliotecas de SharePoint en el centro de administración de OneDrive que permita la sincronización solo para la biblioteca de destino. Para una configuración más avanzada, use el cmdlet de Set-SPOSite PowerShell con el parámetro DisableSync para bloquear la sincronización en varios sitios a la vez. Este método es más rápido que cambiar la configuración de un sitio a la vez en el centro de administración.