Crear una vista filtrada para mi departamento: lista de comprobación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita mostrar a su departamento solo los elementos que le importan. Una vista filtrada le permite mostrar un subconjunto de datos de una lista o biblioteca según criterios como el nombre del departamento, el estado del proyecto o la fecha. Este artículo explica cómo crear y configurar una vista filtrada utilizando la interfaz estándar de SharePoint. Obtendrá una lista de comprobación paso a paso que cubre cada configuración, desde el nombre de la vista hasta los filtros de columna.

Qué hace una vista filtrada y qué necesita antes de empezar

Una vista filtrada en SharePoint es un conjunto guardado de configuraciones de visualización para una lista o biblioteca de documentos. Oculta las filas que no cumplen las condiciones de filtro que usted define. Por ejemplo, puede crear una vista llamada “Solo Ingeniería” que muestre únicamente los elementos en los que la columna Departamento contiene “Ingeniería”. La vista no elimina ni mueve datos; simplemente cambia lo que los usuarios ven cuando seleccionan esa vista en la cinta de opciones o en el menú desplegable del selector de vistas.

Antes de crear una vista filtrada, confirme que tiene lo siguiente:

• Permisos de propietario o miembro. Necesita al menos acceso de Edición o Colaboración a la lista o biblioteca. El control total es mejor porque puede establecer la vista como predeterminada.
• Columna con datos filtrables. La columna que contiene el nombre de su departamento debe existir y contener valores coherentes. Una columna de tipo Elección o una columna de tipo Búsqueda funcionan mejor. Una columna de una sola línea de texto también funciona, pero puede requerir una ortografía exacta.
• Datos completados. La columna debe tener valores completados para los elementos que desea mostrar. Las celdas vacías no coincidirán con el filtro.

Lista de comprobación para crear una vista filtrada para su departamento

Siga estos pasos en orden. Cada paso se basa en el anterior.

Paso 1: abra la lista o biblioteca e inicie el creador de vistas

1. Vaya a su sitio de SharePoint y abra la lista o biblioteca.
   Vaya al sitio que contiene la lista del departamento. Haga clic en el nombre de la lista en la navegación izquierda o use el icono de engranaje > Contenido del sitio para encontrarla.
2. Haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca en la cinta de opciones.
   Si está en una lista, la pestaña se llama Lista. Para una biblioteca de documentos, se llama Biblioteca. Esta pestaña abre las herramientas de administración de vistas.
3. Haga clic en Crear vista.
   En la cinta de opciones, busque el grupo Administrar vistas. Haga clic en Crear vista. Aparece un cuadro de diálogo que solicita el tipo de vista.
4. Elija Vista estándar y haga clic en Aceptar.
   Vista estándar es el diseño de cuadrícula predeterminado. No elija Vista de hoja de datos ni Vista de calendario a menos que necesite un diseño diferente. Haga clic en Aceptar para abrir la página de configuración de la vista.

Paso 2: asigne un nombre a la vista y establezca la audiencia

1. Escriba un nombre descriptivo para la vista.
   Use un nombre que los usuarios reconozcan, como “Departamento de Ingeniería” o “Mi equipo – Ventas”. Evite nombres genéricos como “Nueva vista”.
2. Seleccione la audiencia para esta vista.
   Elija “Crear una vista pública” si todos los que tienen acceso a la lista deben ver esta vista. Elija “Crear una vista personal” si solo usted debe verla. Para una vista de departamento, lo habitual es que sea pública.
3. Establezca esta vista como predeterminada (opcional).
   Si desea que todos los usuarios vean primero esta vista filtrada, marque la casilla “Convertir esta vista en la vista predeterminada”. Tenga cuidado: establecer una vista filtrada como predeterminada oculta otros elementos a todos.

Paso 3: configure el filtro

1. Desplácese hasta la sección Filtrar.
   En la página de configuración de la vista, desplácese hacia abajo hasta que vea el encabezado “Filtrar”.
2. Seleccione “Mostrar elementos solo cuando se cumpla la siguiente condición”.
   Este botón de opción habilita el generador de filtros. La otra opción, “Mostrar todos los elementos en esta vista”, es la predeterminada y no filtra nada.
3. Agregue la primera condición de filtro.
   En la primera fila, haga clic en el menú desplegable de columna y seleccione su columna de departamento (por ejemplo, “Departamento”). En el segundo menú desplegable, elija “es igual a”. En el tercer cuadro, escriba el nombre exacto del departamento, como “Ingeniería”.
4. Agregue más condiciones si es necesario (opcional).
   Haga clic en “Agregar condición lógica” para agregar cláusulas Y u O. Por ejemplo, puede filtrar por “Departamento es igual a Ingeniería Y Estado es igual a Activo”. Use Y para restringir los resultados. Use O para ampliarlos.
5. Pruebe el filtro con los datos existentes.
   Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en Aceptar para guardar la vista. SharePoint muestra la vista inmediatamente. Verifique que solo aparezcan los elementos esperados. Si el filtro devuelve cero elementos, compruebe la ortografía del nombre del departamento. Los valores de columna no distinguen mayúsculas de minúsculas, pero por lo demás deben coincidir exactamente.

Paso 4: elija qué columnas mostrar

1. Vuelva a la página de configuración de la vista.
   Si ya guardó la vista, ábrala de nuevo haciendo clic en el menú desplegable del nombre de la vista y seleccionando “Editar vista actual”.
2. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea mostrar.
   En la columna “Mostrar”, marque la casilla junto a cada columna que desea que los usuarios vean. Desmarque las columnas que no sean relevantes para la vista del departamento. Por ejemplo, oculte notas internas o columnas del sistema.
3. Reordene las columnas.
   Use el menú desplegable “Posición desde la izquierda” para mover las columnas hacia arriba o hacia abajo. Coloque primero la columna más importante, como “Título” o “Nombre del documento”.

Paso 5: aplique la ordenación

1. Desplácese hasta la sección Ordenar.
   Debajo de la sección Filtrar está la sección Ordenar.
2. Seleccione la columna de ordenación principal.
   Elija una columna para ordenar, como “Fecha de creación” o “Prioridad”. Seleccione “Mostrar en orden ascendente” o “Mostrar en orden descendente”.
3. Agregue una ordenación secundaria si es necesario.
   Haga clic en “Agregar nivel de ordenación” para ordenar por una segunda columna. Por ejemplo, ordene primero por Departamento y luego por Fecha de vencimiento.

Paso 6: guarde y establezca como predeterminada (recomendado)

1. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página de configuración.
   SharePoint guarda la vista y la muestra.
2. Establezca la vista como predeterminada para la lista o biblioteca.
   Haga clic en el menú desplegable del selector de vistas (el nombre de la vista actual), seleccione “Editar vista actual”, marque “Convertir esta vista en la vista predeterminada” y haga clic en Aceptar.
3. Pruebe la vista como un usuario normal.
   Inicie sesión con una cuenta que no sea de propietario o use la navegación InPrivate. Confirme que la vista se carga automáticamente y muestra solo los elementos del departamento.

Errores comunes al crear una vista filtrada

El filtro devuelve cero elementos

La causa más frecuente es una discrepancia ortográfica. Si su columna contiene “Departamento de Ingeniería” pero usted escribió “Ingeniería”, el filtro no encuentra nada. Abra la lista en una vista estándar, anote el valor exacto de la columna y actualice la condición del filtro para que coincida. También compruebe si hay espacios al principio o al final de los datos.

El filtro funciona para mí pero no para otros

Esto suele ocurrir cuando la vista se establece como vista personal. Vuelva a la configuración de la vista y cambie la audiencia a “Crear una vista pública”. Si la vista ya es pública, verifique que otros usuarios tengan al menos acceso de Lectura a la lista. Es posible que los usuarios con permisos limitados no vean la vista en absoluto.

Los usuarios no encuentran la vista filtrada

Si no estableció la vista como predeterminada, los usuarios deben hacer clic en el menú desplegable del selector de vistas en la esquina superior derecha de la lista o biblioteca y elegirla manualmente. Capacite a su equipo para buscar el nombre de la vista allí. Como alternativa, establezca la vista filtrada como predeterminada para que se cargue automáticamente.

El filtro deja de funcionar después de que alguien edita una columna

Si la columna del departamento se cambia de nombre o se elimina, el filtro se rompe porque hace referencia al nombre de columna anterior. Compruebe siempre las vistas existentes después de modificar las columnas de la lista. Puede solucionarlo editando la vista y seleccionando el nombre de columna correcto en la sección Filtrar.

Vista filtrada vs. vista predeterminada: diferencias clave

Elemento	Vista filtrada	Vista predeterminada
Descripción	Muestra solo los elementos que cumplen las condiciones del filtro	Muestra todos los elementos a menos que se aplique un filtro
Caso de uso	Datos específicos del departamento, hitos del proyecto, tareas atrasadas	Navegación general, descripción general de la lista completa
Establecer como predeterminada	Sí, pero oculta otros elementos a todos los usuarios	Sí, siempre es la primera vista que ven los usuarios
Rendimiento	Más rápida para listas grandes porque se cargan menos filas	Más lenta para listas grandes porque se cargan todas las filas

Ahora puede crear una vista filtrada que muestre solo los datos de su departamento. Empiece abriendo la lista o biblioteca de destino, use el comando Crear vista y aplique un filtro en su columna de departamento. Para una experiencia más pulida, establezca la vista como predeterminada y ordene por una columna relevante como Fecha de vencimiento. Como paso avanzado, agregue varias condiciones Y para filtrar tanto por departamento como por estado y restringir aún más los resultados.