Cuando comparte un archivo o una carpeta en OneDrive para la Empresa, es posible que primero cree un vínculo al que pueda acceder cualquier persona que lo tenga. Más adelante, es posible que necesite restringir ese mismo vínculo para que solo puedan abrirlo personas específicas. Esta situación suele ocurrir cuando un documento confidencial se compartió de forma amplia por error o cuando el alcance de un proyecto cambia y el acceso debe restringirse. En este artículo, aprenderá a cambiar un vínculo de uso compartido amplio existente por un vínculo para personas específicas en OneDrive para la Empresa sin romper el elemento compartido.
Puntos clave: Convertir un vínculo de uso compartido amplio a personas específicas
- Cuadro de diálogo Compartir > Configuración de vínculos > Personas específicas: El método principal para cambiar el tipo de vínculo de Cualquier persona o Personas de su organización a solo personas designadas.
- Panel Administrar acceso > Lista desplegable Tipo de vínculo: Una forma alternativa de modificar los permisos de un vínculo existente sin volver a crearlo.
- Centro de administración de OneDrive > Directivas de uso compartido: Configuración de todo el inquilino que puede restringir si se pueden crear vínculos amplios, lo que afecta su capacidad de convertirlos.
Tipos de vínculos de uso compartido de OneDrive y por qué necesita cambiarlos
OneDrive para la Empresa ofrece varios tipos de vínculos al compartir archivos o carpetas. El vínculo Cualquier persona permite que cualquier persona que tenga el vínculo acceda al elemento, incluso si no tiene una cuenta de Microsoft 365. El vínculo Personas de su organización restringe el acceso a los usuarios dentro de su empresa, pero no requiere nombres individuales. El vínculo Personas específicas requiere que ingrese las direcciones de correo electrónico de cada persona que debe tener acceso. Cuando necesita reforzar la seguridad después de que se creó un vínculo amplio, debe convertir el vínculo existente al tipo Personas específicas. Esta conversión no elimina el archivo ni la carpeta; simplemente cambia quién puede usar el vínculo.
Qué sucede con el acceso existente cuando cambia el tipo de vínculo
Cuando cambia un vínculo amplio a Personas específicas, cualquier persona que haya usado anteriormente el vínculo amplio pierde el acceso de inmediato, a menos que la agregue como destinatario designado. La dirección URL del vínculo en sí sigue siendo la misma, pero los permisos subyacentes se actualizan. Los usuarios que intenten abrir el vínculo después del cambio verán un mensaje de acceso denegado si su correo electrónico no se agregó. Este comportamiento hace que la conversión sea una forma segura de revocar el acceso no intencionado sin eliminar ni volver a crear el recurso compartido.
Requisitos previos para cambiar los tipos de vínculo
Antes de comenzar, asegúrese de tener permisos de edición o de propietario en el archivo o la carpeta. Debe haber iniciado sesión en OneDrive con su cuenta profesional o educativa. Tanto el cliente de sincronización de OneDrive como la versión del explorador web admiten cambios en el tipo de vínculo. Si el administrador de su organización ha deshabilitado los vínculos de uso compartido amplio en el centro de administración de SharePoint, es posible que no pueda crear vínculos de Cualquier persona, pero aún puede convertir los existentes a Personas específicas siempre que la directiva permita editar vínculos existentes.
Pasos para convertir un vínculo de uso compartido amplio a personas específicas
Siga estos pasos para cambiar el tipo de vínculo de Cualquier persona o Personas de su organización a Personas específicas mediante la interfaz web de OneDrive.
- Abra la aplicación web de OneDrive
Vaya ahttps://onedrive.live.come inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Navegue hasta el archivo o la carpeta que actualmente tiene un vínculo de uso compartido amplio. - Abra el cuadro de diálogo Compartir
Haga clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta y seleccione Compartir. Como alternativa, haga clic en el archivo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón Compartir de la barra de herramientas situada en la parte superior de la página. - Acceda a la configuración del vínculo
En el cuadro de diálogo Compartir, busque la sección que muestra el tipo de vínculo actual. Haga clic en la lista desplegable o en el icono de engranaje etiquetado como Configuración de vínculos o Cualquier persona con el vínculo. Se abrirán las opciones de tipo de vínculo. - Cambie el tipo de vínculo a Personas específicas
En el panel de configuración del vínculo, seleccione Personas específicas. Verá un campo de texto donde puede escribir direcciones de correo electrónico. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que deben tener acceso. Puede agregar varias direcciones separadas por punto y coma o presionando Entrar después de cada una. - Establezca los permisos si es necesario
Debajo del campo de correo electrónico, elija si cada persona puede Editar o Ver el elemento. De forma predeterminada, los vínculos de Personas específicas permiten la edición. Cambie esto a Ver si solo desea acceso de solo lectura. - Aplique los cambios
Haga clic en Aplicar o Enviar. El tipo de vínculo ahora está actualizado. Cualquier persona que no se haya agregado como persona específica ya no podrá abrir el archivo con ese vínculo. La dirección URL del vínculo existente permanece activa, pero ahora solo funciona para los destinatarios designados.
Método alternativo: Usar el panel Administrar acceso
Si prefiere trabajar desde el panel Administrar acceso en lugar del cuadro de diálogo Compartir, también puede cambiar el tipo de vínculo allí.
- Abra el panel Administrar acceso
Haga clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta y seleccione Administrar acceso. Se abrirá un panel en el lado derecho de la pantalla que enumera todos los vínculos de uso compartido actuales y los permisos directos. - Busque el vínculo de uso compartido amplio
En el panel Administrar acceso, desplácese hasta la sección Vínculos. Verá cada vínculo con su etiqueta de tipo, como Cualquier persona o Personas de su organización. Haga clic en el vínculo que desea modificar. - Cambie el tipo de vínculo
Aparecerá un menú pequeño. Haga clic en Cambiar tipo de vínculo o en el icono de lápiz situado junto al tipo de vínculo. En la configuración del vínculo que se abre, seleccione Personas específicas y agregue las direcciones de correo electrónico como se describe en el método anterior. - Guarde los cambios
Haga clic en Aplicar para actualizar el vínculo. El panel Administrar acceso se actualiza para mostrar el nuevo tipo de vínculo y la lista de destinatarios.
Problemas comunes al convertir vínculos de uso compartido amplios
La opción Configuración de vínculos está atenuada
Si no puede hacer clic en la lista desplegable de configuración de vínculos, es probable que no tenga permisos de propietario en el archivo o la carpeta. Solo el propietario o un usuario con permisos de edición concedidos mediante un recurso compartido directo pueden modificar los tipos de vínculo. Pida al propietario que cambie el vínculo o que le conceda acceso de copropietario.
No puede seleccionar Personas específicas como tipo de vínculo
Esto puede ocurrir si el administrador de OneDrive de su organización ha deshabilitado la opción Personas específicas en el centro de administración de SharePoint. Vaya al centro de administración de Microsoft 365 y, a continuación, a SharePoint > Directivas > Uso compartido. En Vínculos a archivos y carpetas, asegúrese de que Personas específicas esté seleccionado como tipo de vínculo permitido. Si no es administrador, póngase en contacto con su departamento de TI para habilitar esta configuración.
El vínculo amplio sigue funcionando después de cambiarlo
Cuando cambia un vínculo de Cualquier persona a Personas específicas, el cambio surte efecto de inmediato. Sin embargo, los usuarios que ya tenían el archivo abierto en su explorador pueden seguir teniendo acceso hasta que actualicen la página. Pídales que cierren y vuelvan a abrir el archivo. Si el vínculo todavía aparece como amplio en el panel Administrar acceso, actualice la página y vuelva a comprobarlo. La actualización debería reflejarse en unos segundos.
Vínculo de uso compartido amplio vs. vínculo para personas específicas: diferencias clave
| Elemento | Vínculo Cualquier persona (amplio) | Vínculo Personas específicas |
|---|---|---|
| Descripción | Cualquier persona con el vínculo puede acceder, no se requiere iniciar sesión | Solo pueden acceder las personas designadas con una cuenta de Microsoft 365 |
| Autenticación | No se necesita autenticación | Debe iniciar sesión con una cuenta profesional o educativa |
| Nivel de seguridad | Más bajo: el vínculo se puede reenviar a cualquier persona | Alto: solo usuarios especificados |
| Caso de uso | Documentos públicos, uso compartido externo amplio | Colaboración interna, datos confidenciales |
| Control de administrador | Se puede deshabilitar para todo el inquilino | Siempre disponible a menos que se bloquee |
Ahora puede convertir un vínculo de uso compartido amplio en un vínculo para Personas específicas en OneDrive para la Empresa usando el cuadro de diálogo Compartir o el panel Administrar acceso. Después de la conversión, verifique que solo los destinatarios previstos puedan abrir el archivo probando el vínculo en una ventana de exploración privada. Para mantener la seguridad, considere establecer una fecha de expiración del vínculo en el cuadro de diálogo de configuración del vínculo para revocar automáticamente el acceso después de un período determinado. Esta práctica evita que los vínculos olvidados permanezcan activos indefinidamente.