Los propietarios de sitios a menudo ven un documento bloqueado en una retención y no entienden por qué no pueden eliminarlo ni editarlo. La retención se activa mediante una política de retención de Microsoft 365 o una retención por litigio aplicada por un administrador de cumplimiento. Este comportamiento protege el contenido de la eliminación permanente o la alteración durante obligaciones legales o regulatorias. Este artículo explica exactamente cómo funcionan las retenciones en los sitios de SharePoint, qué pueden y qué no pueden hacer los propietarios del sitio, y proporciona un flujo de trabajo práctico para gestionar contenido bajo retención.
Puntos clave: Comportamiento de la retención para propietarios de sitios de SharePoint
- Portal de cumplimiento de Microsoft 365 > Políticas > Retención: Las políticas de retención pueden aplicar una retención que impide la eliminación y la edición del contenido de SharePoint.
- Sitio de SharePoint > Biblioteca de documentos > Panel de información: Los propietarios del sitio pueden comprobar el estado de retención de un documento para ver si está bajo retención.
- Portal de cumplimiento de Microsoft 365 > eDiscovery > Retención: Una retención por litigio aplicada a un sitio bloquea todo el contenido hasta que un oficial de cumplimiento la libere.
Cómo funcionan las retenciones en los sitios de SharePoint
Una retención en SharePoint es un bloqueo aplicado al contenido por una política de retención o una retención de eDiscovery. La retención impide que los usuarios eliminen permanentemente los documentos o los modifiquen de formas que destruyan la versión original. La retención no bloquea la edición normal en la mayoría de los casos, pero sí bloquea la eliminación permanente, la sobrescritura y los cambios de metadatos que harían que el contenido fuera irrecuperable.
La retención se aplica a nivel de elemento. Cuando un documento está bajo retención, SharePoint conserva la versión actual y todas las versiones anteriores. Si un usuario intenta eliminar el documento, SharePoint devuelve un mensaje de error que indica que el elemento está bajo retención. El mismo error aparece si un usuario intenta editar campos de metadatos protegidos por la retención, como el título del documento o columnas personalizadas utilizadas para el cumplimiento.
Tipos de retenciones
Existen dos tipos principales de retenciones que afectan al contenido de SharePoint. La primera es una política de retención aplicada desde el portal de cumplimiento de Microsoft 365. Esta política puede aplicarse a todo el contenido de un sitio, una biblioteca o carpetas específicas. La segunda es una retención por litigio aplicada a través de casos de eDiscovery. Una retención por litigio bloquea todo el contenido de un buzón o sitio hasta que un administrador de cumplimiento la elimine. Ambos tipos se comportan de la misma manera para los propietarios del sitio: el contenido no se puede eliminar permanentemente.
Lo que la retención no bloquea
Los propietarios del sitio y los usuarios aún pueden realizar muchas acciones en el contenido bajo retención. Pueden ver el documento, extraerlo, editarlo y guardar nuevas versiones. Pueden mover el documento a otra biblioteca dentro del mismo sitio, siempre que la biblioteca de destino también esté cubierta por la misma política de retención. También pueden aplicar nuevos valores de metadatos que no estén restringidos por la retención. La retención solo bloquea las acciones que destruirían permanentemente el contenido o sus metadatos de cumplimiento.
Flujo de trabajo práctico para propietarios de sitios que gestionan contenido bajo retención
Este flujo de trabajo ayuda a los propietarios del sitio a identificar el contenido bajo retención, comprender por qué está retenido y tomar las medidas adecuadas sin infringir las reglas de cumplimiento. Siga estos pasos en orden.
- Identificar el documento bajo retención
Abra la biblioteca de documentos en SharePoint. Seleccione el documento que muestra el error al intentar eliminarlo. En el panel de detalles de la derecha, busque la sección etiquetada como Retención o Política. Si hay una retención activa, verá el nombre de la política y el tipo de retención. - Comprobar los detalles de la política de retención
Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft 365 en compliance.microsoft.com. Seleccione Políticas > Retención. Busque el nombre de la política que aparece en el panel de detalles del documento. Haga clic en la política para ver su alcance y duración. Esto le indica cuánto tiempo durará la retención y si se aplica a todo el sitio o a contenido específico. - Determinar si la retención proviene de una retención por litigio
Si el panel de detalles del documento muestra retención de eDiscovery en lugar de un nombre de política de retención, la retención proviene de un caso de litigio. Vaya al portal de cumplimiento y seleccione eDiscovery > Core o Advanced. Busque un caso activo que incluya el sitio. Póngase en contacto con el oficial de cumplimiento que gestiona ese caso para conocer la duración de la retención. - Trabajar con el contenido mientras está bajo retención
Todavía puede editar el documento, guardar nuevas versiones y moverlo a otra biblioteca dentro del mismo sitio. No intente eliminar el documento ni cambiar columnas de metadatos marcadas como obligatorias para el cumplimiento. Si necesita eliminar el documento por motivos empresariales, envíe una solicitud al equipo de cumplimiento para liberar la retención en ese elemento específico. - Seguimiento de la fecha de expiración de la retención
Las políticas de retención tienen una duración que se establece cuando se crea la política. Por ejemplo, una política podría retener el contenido durante 7 años después de su creación. Transcurrido ese período, la retención se levanta automáticamente y el contenido se puede eliminar con normalidad. Consulte la configuración de la política en el portal de cumplimiento para ver las reglas exactas de expiración.
Situaciones comunes que encuentran los propietarios del sitio
No se puede eliminar un documento aunque no se vea ninguna política
Si el panel de detalles del documento no muestra un nombre de política de retención, pero la eliminación sigue bloqueada, la retención puede heredarse de un sitio principal o de una biblioteca. Compruebe la configuración de la colección de sitios. Vaya a la página de configuración del sitio y seleccione Configuración de directivas de administración de información. Si se aplica una política a nivel de sitio, todas las bibliotecas la heredan. Es posible que deba pedir a un administrador de cumplimiento que compruebe la política a nivel de sitio.
El documento muestra retención después de una migración del sitio
Cuando se mueve un sitio a un inquilino diferente o se restaura desde una copia de seguridad, la retención puede aplicarse incorrectamente. La retención está vinculada al ID de contenido original y a la asignación de la política. Después de la migración, la retención puede persistir en el contenido original pero no en la nueva copia. Verifique con el equipo de cumplimiento que la retención esté asignada correctamente a la ubicación del sitio correcta.
El usuario recibe un error al editar metadatos
Algunas columnas de metadatos están protegidas por la retención si están marcadas como relacionadas con el cumplimiento. Por ejemplo, una columna llamada Etiqueta de retención o Estado de registro está bloqueada. El usuario no puede cambiar el valor de esa columna. Si necesita actualizar los metadatos, pida al equipo de cumplimiento que elimine la retención en esa columna específica o que cree una nueva versión del documento con los metadatos correctos.
Retención frente a estado de registro: diferencias clave
| Elemento | Retención | Estado de registro |
|---|---|---|
| Propósito | Impide la eliminación permanente por cumplimiento | Marca el contenido como registro oficial con edición restringida |
| Edición permitida | Sí, se permite la edición a menos que los metadatos estén bloqueados | No, los registros son de solo lectura y no se pueden editar |
| Eliminación permitida | No, la eliminación está bloqueada hasta que expire la retención | No, la eliminación está bloqueada hasta que el registro se declare inactivo |
| Duración | Establecida por la política de retención o la retención por litigio | Establecida por la etiqueta de registro o el plan de archivos |
| Quién puede eliminarla | Solo el administrador de cumplimiento | El administrador de cumplimiento o el gestor de registros |
Los propietarios del sitio deben entender que una retención no es lo mismo que un registro. Un registro impone restricciones más estrictas, como bloquear toda edición y eliminación hasta que el registro se declare inactivo. Una retención solo bloquea la eliminación permanente y ciertos cambios de metadatos.
Ahora puede identificar las retenciones en sus documentos de SharePoint, determinar el origen de la retención y seguir el flujo de trabajo correcto para gestionar el contenido sin infringir las reglas de cumplimiento. A continuación, revise las políticas de retención de su sitio en el portal de cumplimiento para ver qué políticas están activas y cuándo expirarán. Un consejo práctico es crear un documento compartido con su equipo de cumplimiento que enumere todas las retenciones activas y sus fechas de expiración, para que los propietarios del sitio puedan planificar la limpieza del contenido en consecuencia.