Prepare una biblioteca antes de habilitar la sincronización: errores que debe evitar

Desea usar la sincronización de OneDrive con una biblioteca de documentos de SharePoint para que su equipo pueda trabajar con archivos sin conexión. Pero si habilita la sincronización sin preparar primero la biblioteca, verá errores de sincronización constantes, archivos faltantes y ralentizaciones en el rendimiento. La causa principal es que las bibliotecas de SharePoint tienen límites estructurales y reglas de nomenclatura que el motor de sincronización de OneDrive no puede manejar. Este artículo explica los cinco errores más comunes que se cometen antes de activar la sincronización y cómo corregir cada uno.

Por qué es importante preparar la biblioteca de SharePoint para la sincronización

La sincronización de OneDrive para bibliotecas de SharePoint usa el mismo motor de sincronización que maneja los archivos personales de OneDrive. Este motor espera una estructura de carpetas limpia con nombres de archivo cortos, sin caracteres especiales y con un número limitado de elementos. Si su biblioteca contiene carpetas con muchos niveles de anidamiento, archivos con nombres de más de 400 caracteres o más de 300.000 elementos, el motor de sincronización dejará de funcionar o generará errores.

Las bibliotecas de SharePoint en sí no tienen los mismos límites estrictos. Puede cargar archivos con nombres de hasta 400 caracteres y crear carpetas de hasta 14 niveles de profundidad. Pero el motor de sincronización impone restricciones más estrictas. Cuando habilita la sincronización en una biblioteca no preparada, los usuarios ven mensajes de error como “No podemos sincronizar esta biblioteca porque los nombres de archivo son demasiado largos” o “La sincronización está en pausa debido a demasiados elementos”.

La solución es auditar la biblioteca antes de activar la sincronización. Verifique el número de elementos, la longitud de los nombres de archivo, la profundidad de las carpetas, los tipos de archivo y la estructura de permisos. Corregir estos problemas después de que la sincronización esté en marcha es mucho más difícil porque el motor de sincronización seguirá reintentando los elementos fallidos.

Errores que debe evitar antes de habilitar la sincronización

Cada error a continuación tiene un paso de preparación específico que debe realizar antes de pedir a los usuarios que hagan clic en el botón Sincronizar.

Error 1: Ignorar el límite de 300.000 elementos

1. Verifique el número total de elementos en la biblioteca
   Vaya a la página de configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Métricas de almacenamiento. La página muestra el número total de archivos y carpetas. Si el recuento supera los 300.000, la sincronización fallará.
2. Reduzca el número de elementos por debajo de 300.000
   Mueva los archivos más antiguos a una biblioteca de archivo aparte. Use una directiva de retención para eliminar borradores obsoletos. Si debe conservar todos los archivos, divida el contenido en varias bibliotecas y sincronice cada una por separado.
3. Configure una vista con una estructura de carpetas
   Aunque el total de la biblioteca esté por debajo del límite, una vista plana con más de 100.000 elementos ralentizará la sincronización. Use carpetas para agrupar archivos de modo que cada carpeta contenga menos de 100.000 elementos.

Error 2: Usar nombres de archivo de más de 128 caracteres

1. Identifique los archivos con nombres largos
   Use una vista de lista de SharePoint o un script de PowerShell para encontrar archivos cuyo nombre más la ruta de la carpeta supere los 400 caracteres. El motor de sincronización no puede manejar rutas de más de 400 caracteres.
2. Acorte los nombres de archivo y de carpeta
   Cambie el nombre de los archivos para que cada nombre tenga menos de 128 caracteres. Reduzca la profundidad de las carpetas a no más de 8 niveles. Un buen objetivo es una longitud total de ruta inferior a 260 caracteres.
3. Elimine los caracteres especiales de los nombres
   El motor de sincronización no permite archivos con nombres que contengan los caracteres \ / : ? ” < > |. Cambie el nombre de cualquier archivo que use estos caracteres.

Error 3: Incluir tipos de archivo no compatibles

1. Verifique si la biblioteca tiene tipos de archivo bloqueados
   La sincronización de OneDrive bloquea los tipos de archivo que son ejecutables o archivos de sistema. Los tipos bloqueados comunes incluyen .exe, .msi, .bat, .cmd, .vbs, .ps1, .tmp y .lnk. Vaya al centro de administración de SharePoint > Directivas > Tipos de archivo para ver la lista completa.
2. Mueva o elimine los archivos bloqueados
   Elimine estos archivos de la biblioteca antes de habilitar la sincronización. Si necesita distribuir archivos ejecutables, guárdelos en una biblioteca aparte que no se sincronice.
3. Agregue una nota de advertencia en la descripción de la biblioteca
   Indique a los usuarios que no carguen tipos de archivo bloqueados. Esto evita futuros errores de sincronización.

Error 4: Habilitar la sincronización en una biblioteca con permisos rotos

1. Revise los permisos únicos en carpetas y archivos
   Abra la biblioteca en SharePoint. Para cada carpeta o archivo, vaya al menú de puntos suspensivos > Administrar acceso. Si ve “Este elemento tiene permisos únicos” en lugar de “Heredado del elemento primario”, ese elemento causará problemas de sincronización.
2. Restaure la herencia siempre que sea posible
   Haga clic en Eliminar permisos únicos en cada elemento para volver a los permisos heredados. Solo conserve permisos únicos en los elementos que los requieran absolutamente. La sincronización funciona mejor cuando todos los elementos heredan de la biblioteca.
3. Pruebe la sincronización primero con un grupo pequeño
   Si debe conservar permisos únicos, habilite la sincronización para un grupo de prueba de cinco usuarios. Supervise los errores de sincronización relacionados con permisos durante una semana antes de implementarla para todos.

Error 5: No comunicar el plan de implementación de la sincronización

1. Cree una guía de usuario sobre el comportamiento de la sincronización
   Escriba un documento de una página que explique que los archivos sincronizados se almacenan en la carpeta de OneDrive del usuario bajo el nombre de la empresa. Indique a los usuarios que no muevan ni eliminen la carpeta de SharePoint en el Explorador de archivos.
2. Programe una implementación por etapas
   Habilite la sincronización para un departamento a la vez. Supervise el estado de sincronización en el cliente de sincronización de OneDrive durante la primera semana. Si aparecen errores, pause la implementación y corrija la biblioteca.
3. Establezca un plan de reversión
   Si la sincronización causa pérdida de datos o problemas de rendimiento, puede detener la sincronización de la biblioteca desde el centro de administración de SharePoint. Los usuarios conservarán una copia de los archivos en su carpeta local de OneDrive, pero los cambios no se sincronizarán de vuelta a SharePoint.

Qué sucede si omite la preparación

La sincronización muestra “No podemos sincronizar esta biblioteca”

Este error aparece cuando la biblioteca supera el límite de 300.000 elementos o contiene archivos con rutas de más de 400 caracteres. Los usuarios no pueden sincronizar ningún archivo hasta que reduzca el número de elementos o acorte los nombres de archivo. El cliente de sincronización no dará un motivo detallado, por lo que debe verificar la biblioteca manualmente.

Faltan archivos después de que finaliza la sincronización

Si un nombre de archivo contiene un carácter bloqueado, como dos puntos o un asterisco, el motor de sincronización omite ese archivo por completo. El archivo permanece en SharePoint pero no aparece en la carpeta local del usuario. Los usuarios piensan que el archivo se eliminó. Debe cambiar el nombre del archivo en SharePoint y luego forzar una resincronización.

La sincronización se pausa y se reinicia continuamente

Esto ocurre cuando varios usuarios sincronizan la misma biblioteca y uno de ellos tiene permisos únicos en una subcarpeta. El motor de sincronización reintenta la carpeta repetidamente, lo que hace que todos los usuarios vean pausas intermitentes. Elimine el permiso único o mueva la carpeta a una biblioteca aparte.

Biblioteca preparada vs. biblioteca no preparada: rendimiento de la sincronización

Factor	Biblioteca preparada	Biblioteca no preparada
Número de elementos	Menos de 300.000	Más de 300.000
Longitud máxima del nombre de archivo	128 caracteres o menos	Más de 128 caracteres
Profundidad de carpetas	8 niveles o menos	Más de 8 niveles
Tipos de archivo bloqueados	Ninguno presente	Contiene .exe, .bat, .tmp
Herencia de permisos	Todos los elementos heredan de la biblioteca	Varios elementos tienen permisos únicos
Tasa de errores de sincronización	Menos del 1% de los usuarios	Más del 20% de los usuarios

Ahora puede preparar su biblioteca de SharePoint para la sincronización verificando el número de elementos, los nombres de archivo, los tipos de archivo, los permisos y la comunicación con los usuarios. Comience con una sola biblioteca que tenga menos de 100.000 elementos y ningún permiso único. Habilite la sincronización para un grupo de prueba de cinco usuarios y supervise el cliente de sincronización de OneDrive en busca de errores durante una semana. Use el centro de administración de SharePoint > Informes de sincronización para ver qué archivos no se sincronizaron y corregirlos antes de ampliar la implementación.