Necesita una forma de ver qué contratos en una biblioteca de documentos de SharePoint están a punto de vencer. Sin una vista dedicada, debe desplazarse por cada archivo o depender de recordatorios manuales. Las vistas de listas de SharePoint le permiten filtrar documentos según una columna de fecha, como una fecha de vencimiento. Este artículo le guía a través de la creación de una vista filtrada que muestra solo los contratos que vencen dentro de un período de tiempo específico.
Puntos clave: Crear una vista de contratos por vencer en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Crear vista: Crea una nueva vista basada en una plantilla de vista estándar o existente.
- Filtrar por columna Fecha de vencimiento: Muestra solo los documentos cuya fecha de vencimiento se encuentra dentro de un rango definido, como los próximos 30 días.
- Formato condicional para columnas de fecha: Resalta las filas donde la fecha de vencimiento se acerca o está vencida mediante formato JSON.
Qué hace la vista de contratos por vencer y qué necesita
Una vista de biblioteca de SharePoint es un conjunto guardado de filtros, órdenes de clasificación y opciones de columnas. Cuando crea una vista para contratos por vencer, configura un filtro en una columna de fecha que representa el vencimiento del contrato. La vista luego muestra solo los documentos cuya fecha de vencimiento cumple con sus criterios, como dentro de los próximos 30 días o dentro del trimestre actual.
Antes de comenzar, su biblioteca de documentos debe contener una columna de fecha que almacene la fecha de vencimiento. Puede usar una columna integrada como Fecha de inicio o Fecha de finalización, o crear una columna personalizada llamada Vencimiento del contrato. La columna debe ser de tipo Fecha y hora. Si su biblioteca ya tiene esta columna, puede continuar. Si no, agréguela primero desde Configuración de la biblioteca > Agregar una columna.
También necesita permisos de edición en la biblioteca para crear o modificar vistas. De forma predeterminada, los miembros del grupo Propietarios pueden crear vistas. Los propietarios del sitio pueden otorgar permiso a los Miembros para crear vistas personales, pero las vistas públicas requieren acceso de nivel Propietario.
Pasos para crear la vista de contratos por vencer
Siga estos pasos para crear una vista que filtre documentos según una columna de fecha de vencimiento. Los pasos asumen que está utilizando la experiencia moderna de SharePoint.
- Abra la biblioteca de documentos
Navegue al sitio de SharePoint que contiene su biblioteca de contratos. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o ábrala desde la página de contenido del sitio. - Acceda al menú de vista actual
En la esquina superior derecha de la biblioteca, haga clic en el nombre de la vista, que generalmente se muestra como “Todos los documentos” o la vista predeterminada actual. En el menú desplegable, seleccione Crear nueva vista. - Elija un tipo de vista
En el cuadro de diálogo Crear vista, seleccione Vista estándar para un diseño de tabla simple. También puede elegir Vista de calendario si desea ver los contratos en un calendario, pero para filtrar por rango de fechas, la Vista estándar es más flexible. - Nombre la vista
Ingrese un nombre descriptivo como Vencen en los próximos 30 días o Contratos que vencen este trimestre. Marque la casilla Hacer que esta sea una vista pública si desea que todos los usuarios de la biblioteca la vean. Déjela desmarcada para una vista personal que solo usted pueda ver. - Establezca el filtro
Desplácese hasta la sección Filtrar. Haga clic en Mostrar elementos solo cuando lo siguiente sea verdadero. En el primer menú desplegable, seleccione su columna de fecha de vencimiento, por ejemplo Vencimiento del contrato. En el segundo menú desplegable, seleccione es menor o igual que. En el tercer campo, ingrese una fórmula usando el token [Today]. Para contratos que vencen dentro de 30 días, use [Today]+30. Para contratos que vencen dentro de 90 días, use [Today]+90. Haga clic en el enlace Agregar para agregar otra fila de filtro si es necesario, como para mostrar también elementos donde la fecha no esté en blanco. - Establecer un filtro adicional para fechas futuras
Para excluir los contratos ya vencidos, agregue una segunda condición de filtro. Haga clic en Agregar nuevamente. Seleccione la misma columna de fecha de vencimiento, elija es mayor o igual que e introduzca [Today]. Esto garantiza que la vista muestre solo los contratos que vencen en el futuro dentro del rango especificado. - Elegir columnas para mostrar
En la sección Columnas, seleccione qué columnas aparecen en la vista. Incluya el nombre del contrato, la fecha de vencimiento, el propietario del contrato y cualquier otro campo relevante. Use los menús desplegables Posición desde la izquierda para reordenar las columnas. - Establecer el orden de clasificación
En la sección Ordenar, elija ordenar por la columna de fecha de vencimiento en orden ascendente para que el contrato que vence primero aparezca primero. - Guardar la vista
Haga clic en Crear en la parte inferior del cuadro de diálogo. La biblioteca se recarga y muestra su nueva vista filtrada.
Errores comunes y limitaciones que se deben evitar
La fórmula del filtro usa una fecha estática en lugar de [Today]
Si escribe una fecha específica como 12/31/2025 en el filtro, la vista nunca se actualizará automáticamente. Use siempre el token [Today] para que el filtro se recalcule cada día. Por ejemplo, [Today]+30 siempre muestra los contratos que vencen dentro de los próximos 30 días a partir de la fecha actual.
La columna de fecha de vencimiento no está indexada
Las bibliotecas grandes con miles de documentos pueden cargarse lentamente si la columna filtrada no está indexada. Para mejorar el rendimiento, indexe la columna de fecha de vencimiento. Vaya a Configuración de la biblioteca > Columnas indexadas > Crear un nuevo índice, seleccione su columna de fecha y guarde.
La vista no muestra los contratos vencidos
Si necesita ver tanto los contratos próximos a vencer como los ya vencidos, ajuste el filtro. Elimine la condición que requiere que la fecha sea mayor o igual que [Today]. Mantenga solo la condición para fechas menores o iguales que [Today]+30. Esto mostrará todos los contratos que vencen dentro de los próximos 30 días, incluidos los que ya están vencidos.
Los usuarios no pueden ver la nueva vista
Si creó una vista pública pero otros usuarios no pueden verla, verifique que tiene permiso para crear vistas públicas. Solo los propietarios del sitio y los miembros con permisos de diseño pueden crear vistas públicas. Si creó una vista personal, otros usuarios no pueden verla. Para compartir la vista, vuelva a crearla como una vista pública o indique a los usuarios que creen su propia vista personal con el mismo filtro.
Vista estándar vs. vista de calendario para contratos que vencen
| Elemento | Vista estándar | Vista de calendario |
|---|---|---|
| Diseño | Filas y columnas de tabla | Cuadrícula de calendario mensual, semanal o diaria |
| Compatibilidad con filtros | Lógica de filtro completa con múltiples condiciones | Limitada al rango de fechas, sin filtro avanzado |
| Opciones de ordenación | Ordenar por cualquier columna, ascendente o descendente | Ordenar solo por fecha |
| Visualización de columnas | Elija exactamente qué columnas mostrar | Muestra el título y la fecha, columnas personalizadas limitadas |
| Mejor caso de uso | Lista de contratos que vencen con detalles | Vista general visual de las fechas de vencimiento en un calendario |
Use la Vista estándar cuando necesite ver los nombres de los contratos, los propietarios y otros metadatos junto con la fecha de vencimiento. Use la Vista de calendario cuando la necesidad principal sea una línea de tiempo visual de cuándo vencen los contratos.
Con la vista de contratos por vencer en su lugar, ahora puede monitorear las renovaciones de contratos directamente desde la biblioteca de documentos. Para ampliar la funcionalidad, agregue un recordatorio configurando un flujo de Power Automate que envíe un correo electrónico cuando la fecha de vencimiento esté dentro de los 30 días. Para un formato avanzado, aplique formato condicional JSON a la columna de fecha de vencimiento para que la celda se vuelva roja cuando la fecha haya pasado.