Si utiliza formularios personalizados en la versión clásica de Outlook, es posible que haya notado que el nuevo Outlook para Windows no los admite de la misma manera. Los formularios personalizados son una característica potente de Outlook clásico que permite a las organizaciones crear interfaces personalizadas de entrada de datos, aprobación o seguimiento. El nuevo Outlook los reemplaza por Formularios de contenido, un sistema diferente basado en SharePoint y Power Platform. Este artículo explica las opciones de migración disponibles para los usuarios de formularios personalizados, incluido lo que los Formularios de contenido pueden y no pueden hacer, y los pasos para transicionar sus flujos de trabajo.
Puntos clave: Migración de formularios personalizados a los nuevos Formularios de contenido de Outlook
- Formularios de contenido vs formularios personalizados clásicos: Los Formularios de contenido se basan en formularios de lista de SharePoint y Power Apps, no en regiones de formulario de Outlook ni clases de mensaje personalizadas.
- Archivo > Opciones > Formularios personalizados en Outlook clásico: Use Outlook clásico para exportar o hacer una copia de seguridad de las definiciones de formularios personalizados existentes antes de migrar.
- Power Apps para el nuevo Outlook: Reemplace los formularios personalizados complejos creando una aplicación de lienzo de Power Apps que se integre con Outlook a través del nuevo modelo de complemento de Outlook.
Qué son los Formularios de contenido y por qué los formularios personalizados clásicos son diferentes
Los Formularios de contenido en el nuevo Outlook no son un reemplazo directo de los formularios personalizados de Outlook clásico. Los formularios personalizados clásicos se almacenan en bibliotecas de formularios de Outlook, usan clases de mensaje personalizadas y se pueden publicar en carpetas públicas, bibliotecas de formularios de la organización o bibliotecas de formularios personales. Admiten código VBScript detrás del formulario, acciones personalizadas y páginas de propiedades personalizadas.
Los Formularios de contenido, por el contrario, son formularios de lista basados en SharePoint que aparecen dentro del panel de lectura del nuevo Outlook. Se definen mediante la configuración de listas de SharePoint o Power Apps. No pueden ejecutar VBScript, no admiten clases de mensaje personalizadas y no se pueden vincular a tipos de elementos de correo personalizados. Los Formularios de contenido solo se aplican a elementos de lista de SharePoint y a determinados orígenes de datos de lista de Microsoft 365.
La causa raíz de la incompatibilidad es arquitectónica. El nuevo Outlook se basa en una plataforma web que no carga el motor de formularios de Outlook clásico. Microsoft no tiene planes de llevar el motor de formularios personalizados clásico al nuevo Outlook. Las organizaciones que dependen de formularios personalizados deben adaptar sus flujos de trabajo a los Formularios de contenido o seguir usando Outlook clásico.
Requisitos previos para usar Formularios de contenido
Para usar Formularios de contenido en el nuevo Outlook, necesita un sitio de SharePoint Online o una lista de Microsoft 365. La lista debe agregarse al nuevo Outlook como una lista anclada o accederse a través de la aplicación de SharePoint. También necesita permisos para crear o editar formularios de lista de SharePoint. Para la integración con Power Apps, se requiere una licencia de Power Apps (Plan 1 o superior) para cada usuario que personalice o use los formularios.
Opciones de migración para usuarios de formularios personalizados
Tiene tres rutas principales de migración. La elección depende de la complejidad de sus formularios personalizados y de si su organización puede cambiar sus flujos de trabajo.
Opción 1: Reemplazar formularios personalizados por formularios de lista de SharePoint
Si su formulario personalizado se utiliza para capturar datos que se pueden almacenar en una lista de SharePoint, esta opción funciona bien. Cree una lista de SharePoint con columnas que coincidan con los campos de su formulario personalizado. Luego, personalice el formulario de lista de SharePoint para que coincida con el diseño y el comportamiento de su formulario original.
- Crear una lista de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint y cree una nueva lista. Agregue columnas para cada campo de su formulario personalizado. Use columnas de opción para listas desplegables, columnas de fecha para selectores de fecha y columnas de texto para texto libre. - Personalizar el formulario de lista
Abra la lista de SharePoint, seleccione Integrar > Power Apps > Personalizar formularios. Esto abre Power Apps Studio con el formulario predeterminado. Agregue o reorganice campos. Establezca valores predeterminados y reglas de validación usando fórmulas de Power Apps. - Anclar la lista al nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, seleccione Ver > Listas. Busque su lista de SharePoint y seleccione Anclar a Favoritos. La lista aparece en la navegación izquierda. Al hacer clic en un elemento, el Formulario de contenido se muestra en el panel de lectura. - Probar el formulario
Cree un nuevo elemento de lista desde el nuevo Outlook y verifique que todos los campos, la validación y las listas desplegables funcionen según lo esperado.
Opción 2: Crear una aplicación de lienzo de Power Apps
Para formularios personalizados que implican lógica compleja, múltiples orígenes de datos o que no están vinculados a una única lista de SharePoint, cree una aplicación de lienzo de Power Apps. Esta aplicación se puede insertar en el nuevo Outlook como una pestaña personal o un complemento.
- Crear una aplicación de lienzo en Power Apps
Inicie sesión en make.powerapps.com. Seleccione Crear > Aplicación de lienzo. Elija un diseño que coincida con el propósito de su formulario. Agregue orígenes de datos como SharePoint, SQL Server o Dataverse. - Replicar la lógica del formulario personalizado
Agregue pantallas, controles y fórmulas para replicar el comportamiento de su formulario de Outlook clásico. Use funciones de Power Apps como If, Switch y Patch para manejar la lógica condicional y el envío de datos. - Publicar y compartir la aplicación
Seleccione Archivo > Guardar > Publicar en SharePoint. Comparta la aplicación con los usuarios enviándoles la URL de la aplicación o agregándola a un sitio de SharePoint. - Agregar la aplicación al nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, seleccione Ver > Aplicaciones > Obtener aplicaciones. Busque la aplicación o agréguela manualmente usando la URL de la aplicación. La aplicación aparece en la cinta de Outlook o como una pestaña.
Opción 3: Seguir usando Outlook clásico
Si sus formularios personalizados están profundamente integrados en sus procesos de negocio y no se pueden reemplazar fácilmente, siga usando Outlook clásico. Microsoft continúa admitiendo Outlook clásico junto con el nuevo Outlook. También puede ejecutar ambas versiones en el mismo dispositivo. Establezca Outlook clásico como la aplicación de correo predeterminada para asegurarse de que los formularios personalizados se abran automáticamente cuando cree o responda a elementos que usan una clase de mensaje personalizada.
Lo que los Formularios de contenido no pueden hacer y soluciones alternativas
Los Formularios de contenido no admiten VBScript ni acciones personalizadas
Los formularios personalizados clásicos pueden ejecutar VBScript detrás del formulario para automatizar tareas como enviar correos electrónicos, actualizar campos o mostrar cuadros de diálogo personalizados. Los Formularios de contenido usan fórmulas de Power Apps, que son menos potentes para la automatización específica de Outlook. Solución alternativa: Mueva la lógica de automatización a flujos de Power Automate activados por la creación o modificación de elementos de lista.
Los Formularios de contenido no se pueden vincular a clases de mensaje personalizadas
En Outlook clásico, un formulario personalizado está vinculado a una clase de mensaje como IPM.Note.CustomName. Cuando un usuario crea un nuevo elemento usando esa clase, el formulario personalizado se carga automáticamente. Los Formularios de contenido están vinculados únicamente a elementos de lista de SharePoint. Solución alternativa: Si necesita un formulario personalizado para elementos de correo, no puede usar Formularios de contenido. Debe permanecer en Outlook clásico o rediseñar el proceso para usar listas de SharePoint.
Los Formularios de contenido no funcionan sin conexión
Los formularios personalizados clásicos se almacenan en caché localmente y funcionan sin conexión. Los Formularios de contenido requieren una conexión a Internet porque se cargan desde SharePoint. Solución alternativa: No hay solución alternativa sin conexión para los Formularios de contenido. Si el acceso sin conexión es crítico, mantenga Outlook clásico para esos flujos de trabajo.
Formularios personalizados clásicos vs Formularios de contenido: diferencias clave
| Elemento | Formularios personalizados clásicos | Formularios de contenido (nuevo Outlook) |
|---|---|---|
| Motor de formularios | Motor de formularios de Outlook con VBScript | Formularios de lista de SharePoint y Power Apps |
| Origen de datos | Buzones de Exchange, carpetas públicas, elementos de Outlook | Listas de SharePoint, listas de Microsoft 365 |
| Código personalizado | VBScript, acciones personalizadas, páginas de propiedades | Fórmulas de Power Apps y Power Automate |
| Compatibilidad sin conexión | Modo en caché sin conexión completo | Sin compatibilidad sin conexión |
| Implementación | Publicar en la biblioteca de formularios de la organización o carpeta pública | Configuración de lista de SharePoint o uso compartido de Power Apps |
| Clase de mensaje | Clases IPM personalizadas para correo, citas, tareas | No aplicable — solo elementos de lista |
Conclusión
Ahora comprende las tres opciones de migración para pasar de los formularios personalizados de Outlook clásico a los nuevos Formularios de contenido de Outlook. La mejor ruta depende de la complejidad de sus formularios y del origen de datos. Para la captura de datos simple, los formularios de lista de SharePoint funcionan bien. Para lógica compleja, cree una aplicación de lienzo de Power Apps. Si sus formularios están vinculados a elementos de correo o requieren acceso sin conexión, mantenga Outlook clásico. A continuación, audite sus formularios personalizados existentes usando la carpeta Formularios del Organizador de Outlook clásico para inventariar la clase de mensaje y la funcionalidad de cada formulario.