Si ha utilizado bibliotecas de documentos de SharePoint durante años, probablemente dependía del botón Conectar con Outlook en Outlook clásico para sincronizar carpetas sin conexión. En el nuevo Outlook para Windows, ese botón no existe y el método de sincronización clásico ya no funciona. Este artículo explica por qué Microsoft eliminó la característica, qué la reemplaza en el nuevo Outlook y qué métodos alternativos debe usar en su lugar. Aprenderá los pasos exactos para mantenerse productivo sin el antiguo comando Conectar con Outlook.
Puntos clave: Reemplazar Conectar SharePoint con Outlook
- SharePoint > Biblioteca > Agregar acceso directo a OneDrive: Sincroniza las bibliotecas de documentos de SharePoint con el Explorador de archivos para acceso sin conexión sin Outlook.
- Nuevo Outlook > Ver > Mostrar en grupos: Agrupa las carpetas de SharePoint en un único grupo contraído en lugar de sincronizar elementos individuales.
- SharePoint > Biblioteca > Abrir con el Explorador (solo clásico): Abre la biblioteca en el Explorador de archivos, pero requiere el modo Internet Explorer y está en desuso.
Por qué Conectar SharePoint con Outlook ya no funciona en el nuevo Outlook
Outlook clásico incluía una integración con SharePoint que permitía a los usuarios hacer clic en Conectar con Outlook dentro de una biblioteca de documentos de SharePoint. Esta acción creaba una carpeta Listas de SharePoint en el panel de navegación de Outlook. Los usuarios podían arrastrar correos electrónicos a esa carpeta para guardar datos adjuntos directamente en la biblioteca, o explorar los archivos de la biblioteca desde Outlook.
El nuevo Outlook para Windows está basado en una plataforma web. No admite el mismo protocolo basado en MAPI que Outlook clásico usaba para conectarse a listas y bibliotecas de SharePoint. Todo el motor de sincronización de Outlook clásico dependía del Conector de listas de SharePoint, que no está presente en el nuevo Outlook. Microsoft eliminó esta característica intencionalmente porque entraba en conflicto con la arquitectura de sincronización moderna que usan OneDrive y SharePoint.
Qué hacía realmente Conectar con Outlook
Cuando hacía clic en Conectar con Outlook en una biblioteca de documentos de SharePoint, SharePoint generaba un archivo especial .iqy o .stp que Outlook importaba. Esto creaba una carpeta vinculada que sincronizaba metadatos y nombres de archivo, pero no descargaba el contenido real de los archivos. Podía ver la lista de archivos, abrir archivos desde la carpeta y guardar datos adjuntos de correo electrónico en la biblioteca arrastrándolos a esa carpeta.
La característica estaba diseñada para exploración de solo lectura y guardado rápido de datos adjuntos. No era una solución de sincronización sin conexión completa. Muchos usuarios asumían que sincronizaba archivos para acceso sin conexión, pero solo almacenaba en caché la estructura de carpetas y los metadatos. El contenido real de los archivos aún se descargaba a petición.
Pasos para reemplazar Conectar con Outlook en el nuevo Outlook
Dado que el nuevo Outlook no admite el Conector de listas de SharePoint, debe usar uno de estos tres métodos para lograr los mismos resultados.
Método 1: Sincronizar la biblioteca de SharePoint con OneDrive
Este método le brinda acceso sin conexión a los archivos en el Explorador de archivos. No crea una carpeta dentro de Outlook, pero puede adjuntar archivos desde la carpeta sincronizada al redactar un correo electrónico.
- Abra la biblioteca de documentos de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint en un navegador web. Navegue a la biblioteca de documentos que desea sincronizar. - Haga clic en el botón Sincronizar
En la barra de comandos en la parte superior de la biblioteca, haga clic en el botón Sincronizar. Muestra un icono de nube con una flecha. - Confirme el aviso de sincronización de OneDrive
Aparece un cuadro de diálogo de OneDrive preguntando si desea sincronizar esta biblioteca. Haga clic en Sincronizar ahora. Los archivos comienzan a descargarse en su PC. - Acceda a los archivos desde Outlook
En el nuevo Outlook, haga clic en Nuevo correo electrónico. Haga clic en el botón Adjuntar. Navegue a la carpeta de OneDrive que contiene la biblioteca de SharePoint sincronizada. Seleccione el archivo y adjúntelo.
Método 2: Usar la característica Mostrar en grupos en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook puede mostrar carpetas de SharePoint en el panel de carpetas como un grupo contraído. Esto no sincroniza archivos sin conexión, pero le permite explorar la estructura de la biblioteca sin salir de Outlook.
- Abra el nuevo Outlook
Inicie el nuevo Outlook para Windows. Asegúrese de haber iniciado sesión con su cuenta de trabajo o escuela que tenga acceso al sitio de SharePoint. - Vaya a la configuración del panel de carpetas
En la parte inferior del panel de navegación izquierdo, haga clic en los tres puntos (Más opciones). Seleccione Ver en el menú. - Habilite Mostrar en grupos
En la configuración de Ver, active Mostrar en grupos. El panel de carpetas ahora agrupa las carpetas por servicio: Correo, Calendario, Grupos y SharePoint. - Expanda el grupo SharePoint
Haga clic en la flecha junto a SharePoint para expandir el grupo. Verá todos los sitios de SharePoint que ha visitado recientemente. Haga clic en un sitio para explorar sus bibliotecas de documentos dentro de Outlook.
Método 3: Adjuntar archivos de SharePoint directamente desde la ventana de redacción
Este método es la forma más rápida de adjuntar un archivo desde SharePoint sin sincronizar nada.
- Inicie un nuevo correo electrónico
En el nuevo Outlook, haga clic en Nuevo correo. - Haga clic en el botón Adjuntar
En la cinta de opciones, haga clic en Adjuntar. Aparece un menú desplegable. - Seleccione Examinar ubicaciones en la nube
Elija Examinar ubicaciones en la nube. Se abre un selector de archivos que muestra sus sitios de OneDrive y SharePoint. - Navegue hasta el archivo y adjúntelo
Haga clic en SharePoint en el panel izquierdo. Seleccione el sitio, luego la biblioteca de documentos y luego el archivo. Haga clic en Adjuntar. El archivo se agrega como vínculo.
Problemas comunes después de cambiar de Conectar con Outlook
No puedo arrastrar correos electrónicos a una carpeta de SharePoint desde Outlook
Outlook clásico le permitía arrastrar un correo electrónico a una carpeta Listas de SharePoint para guardar el dato adjunto en la biblioteca. El nuevo Outlook no admite esta acción. Debe guardar el dato adjunto en su unidad local primero y luego cargarlo manualmente en SharePoint a través del navegador web o la sincronización de OneDrive.
El grupo SharePoint en el nuevo Outlook no muestra sitios
El nuevo Outlook solo muestra los sitios de SharePoint que ha visitado recientemente en su navegador web. Si no aparece ningún sitio, abra el sitio de SharePoint en Edge o Chrome, explore una biblioteca de documentos y luego regrese a Outlook. El sitio debería aparecer en el grupo SharePoint en unos minutos.
La sincronización de OneDrive muestra un error para la biblioteca de SharePoint
Si OneDrive no puede sincronizar una biblioteca de SharePoint, es posible que la biblioteca supere el límite de 5000 elementos para la sincronización. Reduzca la cantidad de archivos o carpetas en la biblioteca. También confirme que su organización permite la sincronización de bibliotecas de SharePoint en el centro de administración de OneDrive.
Nuevo Outlook vs Outlook clásico para la integración con SharePoint
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Botón Conectar con Outlook | Compatible en la biblioteca de SharePoint | No disponible |
| Arrastrar correo electrónico a la carpeta de SharePoint | Funciona para guardar datos adjuntos | No compatible |
| Explorar la biblioteca en el panel de carpetas | Se muestra como una carpeta Listas de SharePoint | Se muestra en la vista Mostrar en grupos |
| Acceso a archivos sin conexión | Solo metadatos, no el contenido de los archivos | Requiere sincronización de OneDrive para archivos sin conexión |
| Adjuntar archivo desde SharePoint | Arrastrar desde el panel de carpetas o usar Insertar | Adjuntar > Examinar ubicaciones en la nube |
Outlook clásico ofrecía una integración directa con carpetas de SharePoint que el nuevo Outlook no puede replicar. El nuevo Outlook compensa con exploración solo en la nube y sincronización de OneDrive. Si necesita acceso a archivos sin conexión, la sincronización de OneDrive es el único reemplazo confiable.
Ahora puede elegir entre la sincronización de OneDrive para acceso sin conexión, Mostrar en grupos para exploración o datos adjuntos directos desde la nube para compartir archivos de forma puntual. Si guarda datos adjuntos de correo electrónico en SharePoint con frecuencia, considere usar Power Automate para crear un flujo que guarde automáticamente los datos adjuntos en una biblioteca de documentos. Ese flujo de trabajo funciona en ambas versiones de Outlook y no requiere el botón Conectar con Outlook.