Los usuarios de Outlook clásico que dependen de formularios personalizados para estandarizar la entrada de datos, automatizar flujos de trabajo o aplicar reglas de negocio descubrirán que el nuevo Outlook para Windows no admite formularios personalizados. Esta brecha afecta tareas como el seguimiento de incidentes, las solicitudes de aprobación y las plantillas de correo electrónico estructuradas que se crearon con el Diseñador de formularios de Outlook. Este artículo explica por qué faltan los formularios personalizados en el nuevo Outlook, enumera las características específicas que no se migrarán y ofrece tres alternativas prácticas para recuperar una funcionalidad similar. Al final, sabrá cómo adaptar sus procesos sin perder productividad.
Puntos clave: Reemplazar formularios personalizados en el nuevo Outlook
- Arquitectura del nuevo Outlook: Basada en componentes web que no pueden cargar definiciones de formularios basadas en COM de Outlook clásico.
- Integración con Microsoft Forms: Cree formularios web con ramificación y recopilación de datos, y luego vincúlelos dentro de elementos de correo o calendario del nuevo Outlook.
- Flujos de Power Automate: Active flujos de aprobación o captura de datos desde mensajes del nuevo Outlook sin necesidad de un formulario personalizado.
Por qué los formularios personalizados no funcionan en el nuevo Outlook
Los formularios personalizados en Outlook clásico se crean con el Diseñador de formularios de Outlook, que se basa en el motor de VBScript basado en COM y el Modelo de objetos de Outlook. Estos formularios se almacenan como archivos .ofs o se publican directamente en una carpeta o en la Biblioteca de formularios organizativos. El nuevo Outlook para Windows es una aplicación basada en web que usa la plataforma web de Microsoft 365. No incluye la infraestructura COM necesaria para cargar o ejecutar código VBScript. Como resultado, cualquier formulario que use campos personalizados, reglas de validación o acciones automatizadas no se abrirá en el nuevo Outlook. El formulario no se carga o muestra un mensaje genérico de que el formulario no está disponible.
Microsoft ha confirmado que los formularios personalizados no están en la hoja de ruta del nuevo Outlook. En su lugar, la compañía recomienda usar alternativas modernas como Microsoft Forms, Power Automate y listas de SharePoint. Los usuarios que deban conservar formularios personalizados deben permanecer en Outlook clásico hasta que su organización complete un plan de migración.
Características específicas que no se migrarán
Los siguientes elementos de formularios personalizados se pierden al cambiar al nuevo Outlook:
- Definiciones de campos personalizados (texto, número, fecha, lista desplegable) agregadas mediante el Diseñador de formularios.
- Controladores de eventos de VBScript como Item_Open, Item_Send o Item_Close.
- Botones de acción personalizados y elementos de menú definidos en el formulario.
- Formularios publicados en la Biblioteca de formularios organizativos o formularios a nivel de carpeta.
- Regiones de formulario y componentes de complemento que amplían el diseño del formulario estándar.
Tres alternativas a los formularios personalizados en el nuevo Outlook
Cada alternativa reemplaza un caso de uso específico que antes manejaban los formularios personalizados. Elija el método que coincida con su flujo de trabajo original.
1. Microsoft Forms para la recopilación de datos y encuestas
Use Microsoft Forms cuando necesite un formulario de entrada estructurado que recopile respuestas en una hoja de cálculo. Esto reemplaza los formularios personalizados usados para informes de incidentes, solicitudes de comentarios o formularios de pedido.
- Abra Microsoft Forms
Vaya a forms.office.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. - Cree un formulario nuevo
Haga clic en Nuevo formulario y asígnele un título como Informe de incidente. Agregue preguntas con las opciones Opción, Texto, Fecha o Clasificación. - Agregue lógica de ramificación si es necesario
Seleccione una pregunta, haga clic en los tres puntos y elija Agregar ramificación. Redirija a los encuestados a diferentes secciones según su respuesta. - Comparta el vínculo del formulario
Haga clic en Recopilar respuestas, copie el vínculo y péguelo en un nuevo correo del nuevo Outlook. Los destinatarios completan el formulario en su navegador. - Vea las respuestas
Abra la pestaña Respuestas en Microsoft Forms para ver las respuestas individuales o exportarlas a Excel.
Microsoft Forms no se ejecuta dentro de la ventana de Outlook. Los usuarios hacen clic en un vínculo para abrir el formulario en un navegador. Este es el reemplazo más cercano a un formulario personalizado que aplica una estructura de campos.
2. Power Automate para flujos de trabajo automatizados
Use Power Automate cuando su formulario personalizado usaba VBScript para enviar solicitudes de aprobación, actualizar una lista de SharePoint o enviar una respuesta automática. Los desencadenadores de Power Automate se ejecutan en eventos de correo del nuevo Outlook sin necesidad de código personalizado.
- Abra Power Automate
Vaya a make.powerautomate.com e inicie sesión con su cuenta de Microsoft 365. - Cree un flujo automatizado
Haga clic en Crear y seleccione Flujo de nube automatizado. Elija el desencadenador Cuando llega un nuevo correo electrónico (V3) del conector de Outlook. - Establezca filtros de desencadenador
En la tarjeta del desencadenador, establezca Carpeta en Bandeja de entrada. Opcionalmente, agregue un filtro como Asunto contiene Aprobación para procesar solo los mensajes relevantes. - Agregue una acción
Haga clic en Nuevo paso y busque la acción que necesita. Por ejemplo, seleccione Enviar una aprobación para enrutar el correo a un gerente, o Crear elemento para guardar datos en una lista de SharePoint. - Pruebe y active el flujo
Haga clic en Guardar y luego en Probar. Envíese un correo de prueba que coincida con el filtro. Verifique que el flujo se ejecute correctamente y luego actívelo de forma permanente.
Power Automate reemplaza la parte de automatización de los formularios personalizados. No puede mostrar un formulario personalizado dentro del panel de lectura de Outlook, pero puede recopilar datos del cuerpo de un mensaje o de un archivo adjunto y procesarlos automáticamente.
3. Listas de SharePoint para la entrada de datos estructurados
Use una lista de SharePoint cuando su formulario personalizado almacenaba datos en una carpeta y requería campos consistentes como Prioridad, Estado o Asignado a. Las listas de SharePoint proporcionan validación de columnas, vistas e integración con el nuevo Outlook.
- Cree una lista de SharePoint
Vaya a su sitio de SharePoint, haga clic en Nuevo y seleccione Lista. Elija Lista en blanco y asígnele el nombre Solicitudes de proyecto. - Agregue columnas
Haga clic en Agregar columna y elija Opción, Número, Fecha y hora o Persona o grupo. Por ejemplo, agregue una columna llamada Prioridad con las opciones Baja, Media, Alta. - Establezca la validación de columnas
Seleccione una columna, haga clic en Configuración de columna y elija Editar. En Requerir que esta columna contenga información, seleccione Sí. Para una columna de Opción, también puede establecer un valor predeterminado. - Comparta la lista en el nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, redacte un nuevo correo. Haga clic en la pestaña Insertar y elija Lista de SharePoint. Seleccione la lista que creó. La lista aparece como una tabla en el cuerpo del correo. Los destinatarios pueden editar la tabla en línea y los cambios se sincronizan de vuelta a SharePoint. - Cree vistas para diferentes equipos
En SharePoint, haga clic en Todos los elementos y elija Guardar vista como nueva vista. Filtre por una columna como Asignado a para mostrar solo los elementos de cada usuario.
Las listas de SharePoint reemplazan el almacenamiento de datos y la estructura de campos de los formularios personalizados. La tabla en línea en el nuevo Outlook brinda a los usuarios una experiencia similar a la de un formulario sin salir del correo electrónico.
Limitaciones y soluciones alternativas comunes
Los formularios personalizados con validación de VBScript siguen fallando
Si su formulario personalizado usaba VBScript para comprobar los valores de los campos antes de enviar, ni Microsoft Forms ni las listas de SharePoint pueden replicar ese comportamiento exacto. Use Power Automate para agregar una condición después del envío del formulario. Por ejemplo, si un campo está vacío, el flujo envía un correo de rechazo en lugar de procesar la entrada.
No se puede acceder a la Biblioteca de formularios organizativos
Los formularios publicados en la Biblioteca de formularios organizativos en Outlook clásico no son visibles en el nuevo Outlook. Exporte la definición del formulario como un archivo .ofs y manténgalo archivado. Luego reconstruya el proceso usando una de las tres alternativas anteriores. No dependa de la biblioteca para flujos de trabajo activos.
Las regiones de formulario personalizadas y los complementos están bloqueados
Las regiones de formulario creadas con Add-In Express o herramientas similares no se cargarán en el nuevo Outlook. Compruebe si el proveedor del complemento ofrece una versión basada en web que funcione en el nuevo Outlook. Si no es así, reemplace la región de formulario con una lista de SharePoint que tenga columnas calculadas o formato condicional.
Outlook clásico vs. nuevo Outlook: compatibilidad con formularios personalizados
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Motor de formularios personalizados | VBScript basado en COM | No compatible |
| Herramienta Diseñador de formularios | Pestaña Desarrollador > Diseñar un formulario | No disponible |
| Biblioteca de formularios organizativos | Publicada y accesible | No se puede cargar |
| Controladores de eventos de VBScript | Item_Open, Item_Send, Item_Close | Sin equivalente |
| Validación de campos personalizados | Integrada en el formulario | Requiere Power Automate |
| Entrada de datos en línea en el correo | Formulario personalizado en el panel de lectura | Tabla en línea de SharePoint |
| Flujo de trabajo de aprobación automatizado | VBScript + reglas | Power Automate |
| Recopilación de datos externos | Formulario personalizado enviado a usuarios externos | Vínculo de Microsoft Forms |
Ahora puede elegir el reemplazo adecuado según su caso de uso original del formulario personalizado. Comience por identificar si su formulario principalmente recopilaba datos, automatizaba un flujo de trabajo o aplicaba la validación de campos. Luego implemente Microsoft Forms, Power Automate o una lista de SharePoint según corresponda. Para escenarios complejos que combinan los tres, encadene el envío de un formulario de Microsoft Forms a un flujo de Power Automate que escriba en una lista de SharePoint. Esto le brinda la experiencia más cercana a un formulario personalizado en el nuevo Outlook sin perder ninguna lógica de negocio crítica.