Outlook ofrece dos métodos de búsqueda: búsqueda en caché y búsqueda en línea. La búsqueda en caché utiliza un índice local en su equipo para encontrar correos rápidamente. La búsqueda en línea consulta directamente el servidor, lo que es más lenta pero devuelve resultados de todo el buzón. Este artículo explica las diferencias de velocidad e índice entre estos dos modos y le ayuda a elegir el adecuado para su flujo de trabajo.
Puntos clave: Búsqueda en línea de Outlook vs búsqueda en caché
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Usar modo Cached Exchange: Active o desactive esta casilla para alternar entre los modos de búsqueda en caché y en línea para cuentas de Exchange.
- Archivo > Opciones > Buscar > Opciones de indización > Modificar: Seleccione qué archivos de datos de Outlook incluir en el índice local de Búsqueda de Windows para búsquedas en caché más rápidas.
- Pestaña Buscar > Herramientas de búsqueda > Buscar en el servidor: Fuerce manualmente una búsqueda en línea cuando la búsqueda en caché no devuelva los resultados esperados o al buscar en un buzón grande.
Cómo funcionan los modos de búsqueda de Outlook
Outlook utiliza dos motores de búsqueda distintos según el modo configurado para su cuenta de Exchange o Microsoft 365. El modo Cached Exchange crea una copia local de su buzón en el disco duro. Búsqueda de Windows indexa esta copia local. Cuando escribe una consulta de búsqueda, Outlook consulta el índice local. Esto devuelve resultados en menos de dos segundos para la mayoría de los buzones.
El modo en línea, también llamado búsqueda del lado del servidor, no mantiene una copia local de su buzón. Cada consulta de búsqueda se envía al servidor de Exchange o a Microsoft 365. El servidor busca en su propio índice y devuelve los elementos coincidentes. Este método no almacena datos localmente, pero depende de la latencia de red y la carga del servidor.
Qué controla el modo de búsqueda
El modo de búsqueda se controla mediante la configuración Usar modo Cached Exchange. Cuando está habilitado, Outlook descarga una copia de su buzón en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Búsqueda de Windows indexa este archivo .ost. Cuando está deshabilitado, Outlook se conecta directamente al servidor y envía todas las consultas de búsqueda al índice del lado del servidor.
Puede verificar el modo actual yendo a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, seleccionando su cuenta de Exchange o Microsoft 365 y haciendo clic en Cambiar. La casilla etiquetada Usar modo Cached Exchange muestra el estado actual. Una casilla marcada significa que la búsqueda en caché está activa. Una casilla desmarcada significa que la búsqueda en línea está activa.
Pasos para alternar entre búsqueda en caché y en línea
Siga estos pasos para cambiar el modo de búsqueda de una cuenta de Exchange o Microsoft 365. Debe reiniciar Outlook después de realizar el cambio para que surta efecto.
- Abrir Configuración de la cuenta
En Outlook, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. - Seleccionar la cuenta
Haga clic en la cuenta de Exchange o Microsoft 365 que desea modificar. No seleccione una cuenta IMAP o POP porque la configuración Usar modo Cached Exchange se aplica solo a cuentas de Exchange. - Hacer clic en Cambiar
En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, haga clic en el botón Cambiar. Se abre una nueva ventana con opciones de configuración de la cuenta. - Alternar el modo Cached Exchange
Marque o desmarque la casilla etiquetada Usar modo Cached Exchange. Marque la casilla para habilitar la búsqueda en caché. Desmarque la casilla para habilitar la búsqueda en línea. - Establecer el control deslizante para la sincronización sin conexión
Si habilita el modo en caché, use el control deslizante para elegir cuánto correo mantener sin conexión. Las opciones van desde 1 mes hasta Todo. Un control deslizante más pequeño reduce el tamaño del índice local y acelera la indexación, pero limita los resultados de búsqueda al rango de tiempo seleccionado. - Reiniciar Outlook
Haga clic en Aceptar y luego en Finalizar. Cierre y vuelva a abrir Outlook. El nuevo modo de búsqueda se activa después del reinicio.
Verificar el modo de búsqueda activo
Después de reiniciar Outlook, realice una búsqueda de prueba. Escriba una palabra clave en el cuadro de búsqueda. Si los resultados aparecen al instante e incluyen elementos de toda su caché sin conexión, la búsqueda en caché está activa. Si los resultados aparecen después de un breve retraso de uno a tres segundos y muestran un vínculo Buscar en el servidor en la parte inferior, la búsqueda en línea está activa.
Si el rendimiento de la búsqueda sigue siendo deficiente
Cambiar de modo no siempre soluciona la búsqueda lenta de inmediato. Los siguientes problemas pueden afectar la velocidad de búsqueda independientemente del modo seleccionado.
La búsqueda en caché no devuelve resultados o devuelve resultados obsoletos
Si la búsqueda en caché no devuelve resultados o muestra elementos desactualizados, el índice local de Búsqueda de Windows puede estar dañado o incompleto. Reconstruya el índice yendo a Panel de control > Opciones de indización > Avanzado > Reconstruir. Este proceso puede tardar varias horas para buzones grandes. Después de reconstruir, reinicie Outlook y pruebe la búsqueda nuevamente.
La búsqueda en línea agota el tiempo de espera o no devuelve resultados
La búsqueda en línea depende de una conexión de red estable. Si el servidor está ocupado o su conexión a Internet es lenta, la búsqueda en línea puede agotar el tiempo de espera. Verifique su velocidad de Internet y compruebe que Outlook pueda conectarse al servidor observando el estado de conexión en la esquina inferior derecha de la ventana de Outlook. Un estado Desconectado indica un problema de red.
La búsqueda excluye ciertas carpetas
En el modo en caché, Outlook solo busca en las carpetas incluidas en el índice local. Vaya a Archivo > Opciones > Buscar > Opciones de indización > Modificar. Asegúrese de que su archivo de datos de Outlook esté seleccionado. Si faltan carpetas específicas, no aparecerán en los resultados de búsqueda en caché. Incluya todas las carpetas que desee buscar y luego reconstruya el índice.
Búsqueda en caché vs búsqueda en línea: diferencias clave
| Elemento | Búsqueda en caché | Búsqueda en línea |
|---|---|---|
| Velocidad de búsqueda | Menos de 2 segundos para la mayoría de las consultas | 1 a 5 segundos según la red y la carga del servidor |
| Espacio en disco utilizado | Archivo .ost local e índice de Búsqueda de Windows | No se almacenan datos de buzón locales |
| Alcance de la búsqueda | Limitado a la duración de la caché sin conexión (por ejemplo, 1 mes o 1 año) | Todo el buzón en el servidor independientemente de la antigüedad |
| Dependencia de la red | Baja después de la sincronización inicial | Alta: cada consulta requiere un viaje de ida y vuelta al servidor |
| Mantenimiento del índice | Puede ser necesaria una reconstrucción manual si el índice se daña | No hay índice local que mantener |
| Opción Buscar en el servidor | Disponible cuando la búsqueda en caché falla o se necesita un alcance más amplio | No aplicable: la búsqueda ya cubre todo el buzón |
Use la búsqueda en caché cuando necesite resultados rápidos y trabaje en línea o sin conexión. Use la búsqueda en línea cuando deba encontrar elementos más antiguos que la duración de su caché sin conexión o cuando la corrupción del índice local impida que aparezcan resultados.
Para activar manualmente una búsqueda en línea desde el modo en caché, haga clic en Buscar en el servidor en el panel de resultados de búsqueda o vaya a Buscar > Herramientas de búsqueda > Buscar en el servidor. Esto ejecuta una consulta del lado del servidor sin cambiar toda la cuenta al modo en línea.
Para un control avanzado, cree una carpeta de búsqueda que use un ámbito de búsqueda específico. Vaya a Carpeta > Nueva carpeta de búsqueda y elija Correo categorizado, Correo grande o una carpeta personalizada. Las carpetas de búsqueda siempre usan el modo de búsqueda activo de la cuenta.