Cuando comparte archivos y carpetas de OneDrive con contratistas que no forman parte de su inquilino de Microsoft 365, debe administrar la configuración de uso compartido con cuidado para proteger los datos de la empresa. Los contratistas a menudo tienen cuentas personales de Microsoft o cuentas de otras organizaciones, lo que puede provocar problemas de acceso inesperados o brechas de seguridad. Este artículo explica cómo configurar el uso compartido de OneDrive para colaboradores externos, establecer fechas de expiración y contraseñas, y restringir lo que los contratistas pueden hacer con sus archivos. También aprenderá a auditar la actividad de uso compartido externo para mantener el cumplimiento normativo.
Puntos clave: uso compartido seguro de OneDrive para contratistas
- Cuadro de diálogo Compartir > Personas específicas > Puede editar o Puede ver: Use esto para enviar un vínculo de invitación que requiera iniciar sesión y aplique el nivel de permiso que establezca.
- Configuración de vínculo > Fecha de expiración y contraseña: Habilite estas opciones para limitar cuánto tiempo un contratista puede acceder a un elemento compartido y agregar una capa de autenticación adicional.
- Centro de administración de Microsoft 365 > SharePoint > Directivas de uso compartido: Controle los dominios de uso compartido externo para todo el inquilino, los valores predeterminados de expiración de vínculos y la expiración del acceso de invitados desde aquí.
Descripción del uso compartido externo en OneDrive para contratistas
El uso compartido de OneDrive para contratistas se basa en el mismo marco de uso compartido externo que utiliza SharePoint Online. Cuando comparte un archivo o carpeta con alguien fuera de su organización, OneDrive envía un vínculo de invitación. El destinatario debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta de invitado de Azure AD para acceder al contenido. Las directivas de nivel de inquilino establecidas por su administrador de TI determinan si se permite el uso compartido externo, qué dominios están permitidos y si los invitados deben autenticarse. Los contratistas que no tienen una cuenta de Microsoft pueden ser invitados como invitados de Azure AD B2B, lo que crea una entrada de directorio ligera en su inquilino. Este método le brinda visibilidad sobre quién ha accedido a qué y le permite revocar el acceso de forma centralizada. Sin estos controles, un vínculo compartido podría permanecer activo indefinidamente y un contratista podría reenviarlo a personas no autorizadas.
Requisitos previos para compartir con contratistas
Antes de compartir archivos con contratistas, confirme que su inquilino permite el uso compartido externo. Su administrador global o de SharePoint debe habilitar la configuración en el Centro de administración de Microsoft 365 en Configuración > Configuración de la organización > SharePoint. El nivel de uso compartido externo predeterminado para OneDrive suele estar establecido en Cualquier persona o Invitados nuevos y existentes. Para el acceso de contratistas, la configuración recomendada es Invitados nuevos y existentes porque requiere que el destinatario inicie sesión y le permite administrar cuentas de invitado. Además, la configuración de administrador de OneDrive de cada usuario debe permitir compartir con usuarios externos. Esta configuración por usuario se administra en el Centro de administración de SharePoint en Perfiles de usuario > Administrar permisos de usuario.
Pasos para compartir archivos de OneDrive de forma segura con contratistas
Siga estos pasos para compartir un archivo o carpeta con un contratista mientras aplica controles de seguridad. El procedimiento es el mismo en OneDrive para la Empresa en la web, Windows 11 y Windows 10.
- Abra el cuadro de diálogo Compartir de OneDrive
En su navegador web, vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Navegue hasta el archivo o carpeta que desea compartir. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Compartir. Como alternativa, seleccione el elemento y haga clic en el botón Compartir en la barra de herramientas en la parte superior de la página. - Establezca el nivel de permiso
En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en la lista desplegable Cualquier persona con el vínculo puede editar. Cambie el tipo de vínculo a Personas específicas. Esta opción garantiza que solo el contratista que invite pueda acceder al elemento. Luego elija Puede editar o Puede ver. Para la mayoría de los escenarios con contratistas, Puede ver es más seguro a menos que el contratista necesite modificar el archivo. - Aplique una fecha de expiración y una contraseña
Haga clic en Configuración de vínculo en la parte inferior del cuadro de diálogo Compartir. En Expiración, establezca una fecha en la que el vínculo dejará de funcionar. Una duración típica es de 30 días. En Contraseña, marque la casilla e introduzca una contraseña segura. Comparta esta contraseña con el contratista a través de un canal de comunicación separado, como una llamada telefónica o un correo electrónico diferente. La protección con contraseña no está disponible para los vínculos establecidos en Cualquier persona. - Introduzca el correo electrónico del contratista y envíe
En el campo Para, escriba la dirección de correo electrónico del contratista. Agregue un mensaje breve si lo desea. Haga clic en Enviar. El contratista recibe un correo electrónico con el vínculo. Cuando abra el vínculo, se le pedirá que inicie sesión con una cuenta de Microsoft o que se autentique como invitado. Si no tiene una cuenta de Microsoft, se le guiará para crear una cuenta de Microsoft gratuita o aceptar la invitación de invitado. - Verifique el elemento compartido en su OneDrive
Después de enviar, vuelva a su OneDrive. Seleccione el elemento compartido. En el panel de detalles de la derecha, haga clic en el vínculo Administrar acceso. Verá al contratista listado en Acceso directo. Puede cambiar los permisos o eliminar el acceso desde este panel en cualquier momento.
Compartir una carpeta con varios contratistas
Si necesita compartir una carpeta con varios contratistas, repita los pasos anteriores para la carpeta. Cada contratista recibe una invitación individual. Para evitar enviar varias invitaciones, puede crear un grupo de distribución o un grupo de Microsoft 365 que contenga todas las direcciones de correo electrónico de los contratistas. Comparta la carpeta con el grupo en su lugar. Este método simplifica la administración de permisos porque puede agregar o quitar miembros del grupo sin cambiar la configuración de uso compartido de la carpeta.
Errores comunes y limitaciones al compartir con contratistas
El contratista recibe un error 403 o Acceso denegado
Este error ocurre cuando el contratista intenta abrir el vínculo pero su cuenta está bloqueada por las directivas del inquilino. La causa más común es que la configuración de uso compartido externo de su inquilino esté restringida a dominios específicos y el dominio de correo electrónico del contratista no esté en la lista de permitidos. Pida a su administrador de TI que agregue el dominio del contratista en el Centro de administración de SharePoint en Directivas > Uso compartido > Limitar el uso compartido externo por dominio. Como alternativa, es posible que el contratista inicie sesión con una cuenta personal de Microsoft cuando el vínculo espera una cuenta de invitado. Indique al contratista que use la dirección de correo electrónico que recibió la invitación.
El contratista no puede editar el archivo a pesar de tener permisos de edición
Esto sucede cuando el archivo es un documento de Microsoft Office que está abierto en modo de coautoría y el contratista usa una versión gratuita de Office solo para web. Las cuentas gratuitas de Microsoft no pueden editar archivos de Office protegidos por Information Rights Management (IRM) o etiquetas de confidencialidad. Para resolver esto, elimine la protección IRM del archivo o asigne al contratista una licencia de invitado de Microsoft 365. Verifique la etiqueta de confidencialidad del archivo en OneDrive seleccionando el archivo y viendo el panel de detalles. Si se aplica una etiqueta, cámbiela por una etiqueta que permita la edición externa.
El vínculo compartido funciona durante semanas después de que finaliza el contrato
Si no estableció una fecha de expiración ni eliminó la cuenta de invitado del contratista, el vínculo permanece activo indefinidamente. Para evitarlo, establezca siempre una fecha de expiración al crear el vínculo. Una vez finalizado el contrato, elimine la cuenta de invitado del contratista desde el Centro de administración de Microsoft 365 en Usuarios > Usuarios invitados. Eliminar la cuenta de invitado revoca todo el acceso a los elementos compartidos en todo su inquilino. También elimine las entradas de acceso directo de sus carpetas de OneDrive mediante la opción Administrar acceso.
Tipos de vínculos de uso compartido de OneDrive: contratista vs. usuario interno
| Elemento | Cualquier persona con el vínculo | Personas específicas |
|---|---|---|
| Autenticación requerida | No | Sí |
| Fecha de expiración disponible | No | Sí |
| Protección con contraseña | No | Sí |
| Mejor para contratistas | Nunca | Siempre |
El tipo de vínculo Cualquier persona omite todas las comprobaciones de identidad y nunca debe usarse para compartir con contratistas externos. El tipo de vínculo Personas específicas requiere que el destinatario se autentique, admite expiración y protección con contraseña, y es la única opción segura para compartir con contratistas.
Conclusión
Ahora puede compartir archivos de OneDrive con contratistas utilizando fechas de expiración, contraseñas y el tipo de vínculo Personas específicas para controlar el acceso. Después de configurar un uso compartido, audite la lista de acceso periódicamente y elimine las cuentas de invitado cuando finalicen los contratos. Para la colaboración continua, considere usar un grupo de Microsoft 365 en lugar de recursos compartidos individuales para simplificar la administración de permisos. Como sugerencia avanzada, cree un sitio de SharePoint para cada colaboración con contratistas y use la sincronización de OneDrive para la biblioteca del sitio para brindar al contratista una experiencia familiar en el Explorador de Windows mientras mantiene todas las directivas de seguridad implementadas.