Cuando comparte archivos de OneDrive con personas fuera de su empresa, es posible que esos archivos ya no estén protegidos por las políticas de seguridad de su organización. Un solo vínculo para compartir externo puede exponer datos confidenciales a usuarios no autorizados. Este artículo explica cómo usar la auditoría de Microsoft 365 y el centro de administración de SharePoint para identificar todos los archivos de OneDrive compartidos con usuarios externos. Aprenderá a ejecutar un informe de auditoría detallado y a revisar los vínculos para compartir de archivos individuales.
Puntos clave: encontrar archivos de OneDrive compartidos externamente
- Portal de cumplimiento de Microsoft 365 Purview > Auditoría: Busque las actividades “Invitación para compartir” y “Vínculo anónimo creado” para encontrar recursos compartidos externos.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Sitio de OneDrive > Uso compartido: Vea los vínculos para compartir externos, las fechas de expiración y las personas o grupos específicos con acceso.
- Aplicación web de OneDrive > Panel Información > Administrar acceso: Revise cada archivo individualmente para detectar usuarios externos y elimínelos si es necesario.
Qué se considera compartir fuera de la organización
El uso compartido externo en OneDrive significa otorgar acceso a alguien que no tiene una cuenta de usuario en su inquilino de Microsoft 365. Esto incluye a los invitados agregados mediante la colaboración B2B de Azure AD y a cualquier persona que reciba un vínculo anónimo que no requiera iniciar sesión. La plataforma de Microsoft registra cada evento de uso compartido externo en el registro de auditoría unificado. Sin embargo, encontrar esos registros requiere saber qué actividades buscar.
Existen dos tipos principales de eventos de uso compartido externo:
1. Invitaciones para compartir
Cuando un usuario envía una invitación a una dirección de correo electrónico externa, el registro de auditoría registra un evento “Invitación para compartir”. Este evento incluye la dirección de correo electrónico del destinatario, el archivo o la carpeta compartida y los permisos otorgados.
2. Vínculos anónimos
Cuando un usuario crea un vínculo que se puede compartir con cualquier persona, el registro de auditoría registra un evento “Vínculo anónimo creado”. Este evento no incluye al destinatario porque el vínculo se puede reenviar a cualquier número de personas. El registro de auditoría captura la ruta del archivo, la expiración del vínculo (si la hay) y los permisos.
Antes de comenzar la búsqueda, asegúrese de que el registro de auditoría esté habilitado en su inquilino. Vaya al centro de administración de Microsoft 365, abra el centro de seguridad y cumplimiento y verifique que la búsqueda en el registro de auditoría esté activada. Si está desactivada, actívela. Los registros de auditoría pueden tardar hasta 24 horas en aparecer después de habilitar el registro.
Pasos para encontrar archivos de OneDrive compartidos fuera de la organización
Utilice los siguientes pasos para localizar archivos compartidos con usuarios externos en todas las cuentas de OneDrive de su inquilino. Necesita al menos el rol Lector de registros de auditoría o el rol Ver solo registros de auditoría para realizar estos pasos.
- Abra el portal de cumplimiento de Microsoft 365 Purview
Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Lector de registros de auditoría o el rol Administrador de seguridad. - Vaya a la página de búsqueda de auditoría
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Auditoría. Si no ve Auditoría, expanda la sección Soluciones y luego seleccione Auditoría. - Configure el intervalo de fechas
Establezca la Fecha de inicio y la Fecha de finalización para cubrir el período que desea investigar. Para un análisis completo, establezca la fecha de inicio en 90 días atrás. Microsoft 365 conserva los registros de auditoría hasta 90 días de forma predeterminada. - Agregue el filtro de actividad de uso compartido
En Actividades, escriba o seleccione Invitación para compartir y Vínculo anónimo creado. También puede buscar Archivo compartido y Carpeta compartida para capturar métodos de uso compartido adicionales. - Busque actividades de SharePoint
Dado que OneDrive para la Empresa usa SharePoint como su backend de almacenamiento, todos los eventos de uso compartido de OneDrive aparecen en la carga de trabajo de SharePoint. En la lista desplegable Cargas de trabajo, seleccione SharePoint. Esto garantiza que solo vea eventos de OneDrive y SharePoint. - Ejecute la búsqueda
Haga clic en Buscar. La búsqueda en el registro de auditoría devuelve una lista de eventos. Cada evento muestra la fecha, el usuario que realizó la acción, el tipo de actividad y el nombre del elemento. - Revise los resultados
Haga clic en cualquier evento para abrir el panel de detalles. En el panel de detalles, busque el campo Elemento. Este campo contiene la ruta URL completa del archivo compartido. La ruta incluye la URL del sitio de OneDrive, por ejemplohttps://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com/Documents/File.xlsx. - Exporte los resultados para su análisis
Haga clic en Exportar en la parte superior de la página del registro de auditoría. Elija el formato CSV. Abra el archivo CSV en Excel. Filtre la columna Actividad para mostrar solo Invitación para compartir y Vínculo anónimo creado. La exportación CSV incluye la URL del archivo, el usuario que compartió y el correo electrónico de destino para las invitaciones.
Revisión de vínculos para compartir de archivos individuales de OneDrive
Después de identificar un archivo que puede estar compartido externamente, puede verificar su estado de uso compartido actual directamente en OneDrive. Este método no requiere acceso de administrador y funciona para cualquier usuario que tenga al menos acceso de lectura al archivo.
- Abra el archivo en la aplicación web de OneDrive
Vaya a https://onedrive.live.com e inicie sesión. Navegue hasta el archivo que desea verificar. - Abra el panel Información
Seleccione el archivo haciendo clic en él y luego haga clic en el icono Información en la barra de herramientas superior. El icono parece una “i” minúscula dentro de un círculo. - Seleccione Administrar acceso
En el panel Información, desplácese hacia abajo hasta la sección Personas. Haga clic en Administrar acceso. Se abre un panel que muestra todos los usuarios y vínculos que tienen acceso a este archivo. - Busque usuarios externos
Los usuarios externos aparecen con un icono de invitado junto a su nombre. Si ve una entrada que dice Cualquier persona con el vínculo, se trata de un vínculo anónimo que se puede compartir fuera de la organización. - Elimine el acceso externo si es necesario
Para eliminar un usuario externo, haga clic en el nombre del usuario y luego haga clic en Quitar acceso directo. Para eliminar un vínculo anónimo, haga clic en la entrada del vínculo y luego haga clic en Quitar vínculo.
Qué hacer después de encontrar archivos compartidos externamente
Archivos de OneDrive que no deben compartirse externamente
Si un archivo contiene información confidencial, elimine el vínculo o la invitación para compartir externo de inmediato. Luego, cambie los permisos del archivo para restringir el uso compartido. Use la aplicación web de OneDrive para establecer el tipo de vínculo para compartir predeterminado en Personas de su organización para ese archivo específico.
El registro de auditoría muestra uso compartido pero el archivo ya no se comparte
El registro de auditoría captura eventos históricos. Si un usuario creó un vínculo anónimo hace dos meses y luego lo eliminó, el registro de auditoría aún muestra el evento de creación. Para verificar el estado de uso compartido actual, debe usar el panel Administrar acceso como se describe anteriormente.
Demasiados resultados para revisar manualmente
Si su inquilino tiene miles de eventos de uso compartido externo, use la exportación CSV y filtre por extensión de archivo o usuario. También puede usar PowerShell con el cmdlet Search-UnifiedAuditLog para automatizar la búsqueda y generar un informe. Para usar PowerShell, instale el módulo de administración de Exchange Online y conéctese a Exchange Online.
Búsqueda en el registro de auditoría vs. Administrar acceso: diferencias clave
| Elemento | Búsqueda en el registro de auditoría | Panel Administrar acceso |
|---|---|---|
| Propósito | Encontrar eventos de uso compartido históricos de todos los usuarios | Ver el estado de uso compartido actual de un archivo |
| Alcance | Todos los sitios de OneDrive y SharePoint | Archivo o carpeta individual |
| Retención de datos | Hasta 90 días de forma predeterminada | Tiempo real, sin historial |
| Permisos necesarios | Lector de registros de auditoría, Administrador de seguridad o Administrador global | Acceso de lectura al archivo |
| Salida | CSV o lista de eventos en pantalla | Panel interactivo con nombres de usuario y tipos de vínculo |
| Puede quitar el acceso | No | Sí |
Use la búsqueda en el registro de auditoría para descubrir archivos que se compartieron externamente. Luego, use el panel Administrar acceso para cada archivo a fin de verificar y eliminar el acceso externo no deseado.
Ahora puede identificar cada archivo de OneDrive que se compartió con personas fuera de su organización ejecutando una búsqueda en el registro de auditoría de eventos de Invitación para compartir y Vínculo anónimo creado. Después de encontrar los archivos, use el panel Administrar acceso para revisar los permisos actuales y revocar cualquier acceso externo no deseado. Para la supervisión continua, programe una exportación mensual del registro de auditoría y revise el CSV en Excel. Si administra un inquilino grande, considere crear un script de PowerShell que busque en el registro de auditoría y le envíe por correo electrónico un resumen de todos los nuevos eventos de uso compartido externo.