Cómo revocar el acceso a OneDrive después de que finaliza un proyecto

Cuando finaliza un proyecto, debe eliminar a los colaboradores externos o a los miembros internos del equipo de las carpetas y archivos compartidos de OneDrive. Dejar el acceso activo crea un riesgo de seguridad porque los antiguos miembros del proyecto aún pueden ver, editar o descargar datos de la empresa. Este artículo explica cómo revocar los enlaces de uso compartido de OneDrive, eliminar personas específicas de los elementos compartidos y limpiar los permisos a nivel de carpeta. También aprenderá a comprobar si queda algún acceso y a aplicar una retención si es necesario.

Qué ocurre con los permisos compartidos cuando finaliza un proyecto

Los permisos de uso compartido de OneDrive se almacenan por archivo y por carpeta. Cuando comparte una carpeta con alguien, esa persona puede acceder a todo el contenido dentro de esa carpeta. Eliminarla de la carpeta principal no elimina automáticamente el acceso a las subcarpetas a las que se la invitó individualmente. Cada invitación de uso compartido es independiente.

OneDrive también genera enlaces de uso compartido que se pueden configurar como Cualquier persona, Personas de su organización o Personas específicas. Después de que finaliza un proyecto, los enlaces configurados como Cualquier persona o Personas de su organización permanecen activos hasta que los elimine. El enlace en sí no está vinculado a una fecha de finalización del proyecto. Debe dejar de compartir manualmente cada enlace o eliminar a cada usuario.

Si el proyecto utilizó un Grupo de Microsoft 365 para la colaboración, eliminar a un usuario del grupo también elimina su acceso al sitio de SharePoint asociado y a las carpetas de OneDrive sincronizadas a través de ese grupo. Pero para las carpetas individuales de OneDrive compartidas directamente, la pertenencia al grupo no afecta a esos permisos.

Pasos para revocar el acceso a OneDrive después de que finaliza un proyecto

Los siguientes pasos cubren los escenarios más comunes: eliminar a una persona específica, borrar un enlace de uso compartido y limpiar una carpeta completa.

Eliminar a una persona específica de un archivo o carpeta

1. Abra OneDrive en su navegador
   Vaya a onedrive.live.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa.
2. Navegue hasta el elemento compartido
   Vaya al archivo o carpeta que se compartió con el miembro del proyecto que desea eliminar.
3. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Compartir
   Como alternativa, haga clic en el círculo que aparece junto al elemento al pasar el cursor sobre él y, a continuación, haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la página.
4. Haga clic en los tres puntos junto al nombre de la persona
   En el cuadro de diálogo Compartir, verá una lista de las personas que tienen acceso actualmente. Haga clic en los tres puntos a la derecha de la persona que desea eliminar.
5. Seleccione Dejar de compartir
   Esto elimina el acceso de esa persona al elemento de inmediato. La persona ya no verá el elemento en su OneDrive ni podrá abrirlo mediante un enlace directo.

Eliminar un enlace de uso compartido

1. Abra el panel Información
   Seleccione el archivo o la carpeta. En el lado derecho de la página, haga clic en el icono Información (una i en un círculo) para abrir el panel de detalles.
2. Haga clic en Administrar acceso
   Esto muestra todos los enlaces de uso compartido y las personas con acceso al elemento.
3. Busque el enlace que desea eliminar
   Los enlaces se enumeran bajo el encabezado Vínculos. Cada enlace muestra su tipo, como Cualquier persona con el vínculo o Personas de su organización.
4. Haga clic en los tres puntos junto al enlace y seleccione Eliminar vínculo
   Esto desactiva el enlace de inmediato. Cualquier persona que haya usado ese enlace anteriormente ya no podrá acceder al elemento.

Eliminar todo el acceso externo de una carpeta a la vez

1. Seleccione la carpeta en OneDrive
   Haga clic en el círculo junto al nombre de la carpeta para seleccionarla.
2. Haga clic en el icono del panel Detalles
   En la barra de herramientas de la parte superior, haga clic en el icono Detalles (un rectángulo con un lápiz) para abrir el panel de detalles.
3. Haga clic en Administrar acceso
   Esto abre el panel Administrar acceso que muestra todas las personas y los enlaces de esa carpeta.
4. Haga clic en la X junto a cada usuario externo
   Para cada persona que desee eliminar, haga clic en el icono X junto a su nombre. Confirme la eliminación cuando se le solicite.
5. Elimine todos los enlaces de uso compartido
   Haga clic en los tres puntos junto a cada enlace y seleccione Eliminar vínculo. Repita el proceso para cada enlace de la lista.

Si OneDrive sigue mostrando acceso después de revocarlo

A veces, una persona eliminada sigue apareciendo en la lista Administrar acceso o todavía puede abrir un archivo. Esto suele ocurrir porque la persona se agregó a una carpeta principal o a otra ubicación compartida que también contiene el archivo.

La persona se agregó a una carpeta principal

Compruebe la carpeta principal que contiene el archivo o la subcarpeta que acaba de limpiar. Abra esa carpeta principal, vaya a Administrar acceso y elimine a la persona allí. Eliminar a alguien de una carpeta principal no lo elimina automáticamente de los elementos secundarios a los que se lo invitó individualmente. Debe eliminarlo de cada nivel por separado.

Un enlace de uso compartido permanece activo

Si eliminó a una persona pero mantuvo un enlace de uso compartido configurado como Cualquier persona o Personas de su organización, la persona aún puede acceder al elemento a través de ese enlace. Elimine todos los enlaces de uso compartido como se describe en los pasos anteriores. Para ver todos los enlaces de un archivo, abra el panel Información y haga clic en Administrar acceso.

La persona se agregó a través de un Grupo de Microsoft 365

Si el proyecto utilizó un Grupo de Microsoft 365, eliminar a la persona de la carpeta de OneDrive no elimina su pertenencia al grupo. Vaya al centro de administración de Microsoft 365, navegue a Grupos, seleccione el grupo del proyecto y elimine a la persona del grupo. Esto revoca el acceso a todos los recursos del grupo, incluido el sitio de SharePoint asociado y las carpetas de OneDrive sincronizadas a través del grupo.

Permisos compartidos de OneDrive: acceso directo frente a acceso basado en enlaces

Elemento	Acceso directo	Acceso basado en enlaces
Cómo se concede el acceso	El usuario se agrega por dirección de correo electrónico a la lista de uso compartido	Se crea y se comparte una URL; cualquier persona con la URL puede abrir el elemento
Cómo revocar	Elimine al usuario de la lista Administrar acceso	Elimine el enlace en el panel Administrar acceso
Visibilidad en OneDrive	El elemento aparece en la sección Compartido del OneDrive del usuario	El elemento no aparece a menos que el usuario guarde el enlace en marcadores
Ideal para	Miembros conocidos del proyecto que necesitan acceso continuo	Uso compartido temporal con socios externos o grupos grandes

Después de que finaliza un proyecto, debe eliminar tanto el acceso directo como el acceso basado en enlaces. La eliminación del acceso directo impide que la persona encuentre el archivo en su OneDrive. La eliminación del enlace impide que cualquiera que haya guardado el enlace vuelva a abrir el archivo.

Conclusión

Ahora puede revocar el acceso a OneDrive de los antiguos miembros del proyecto eliminándolos de la lista Administrar acceso y borrando todos los enlaces de uso compartido. Para las carpetas compartidas con varias personas, use el panel Detalles para eliminar usuarios en bloque en una sola sesión. Si necesita conservar los datos del proyecto por motivos de cumplimiento, aplique una etiqueta de retención en el centro de cumplimiento de Microsoft 365 antes de revocar el acceso. Como sugerencia avanzada, use el centro de administración de OneDrive para ejecutar un informe de revisión de acceso que muestre todos los usuarios externos con acceso a sus archivos de OneDrive.