Desea editar un documento de Word con colegas mientras lo comentan en una reunión de Microsoft Teams. La función de coautoría integrada permite que varias personas trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo. La integración con reuniones de Teams agrega una sesión de edición compartida directamente desde la ventana de la reunión. Este artículo explica los requisitos previos y ofrece instrucciones paso a paso para configurar y usar la coautoría de Word con la integración de reuniones de Teams.
Puntos clave: Configurar la coautoría de Word en reuniones de Teams
- Almacenamiento en OneDrive o SharePoint: El documento de Word debe guardarse en OneDrive o SharePoint Online para que la coautoría funcione.
- Reunión de Teams con chat habilitado: Necesita una reunión de Teams activa con acceso al chat para compartir el documento y editarlo de forma colaborativa.
- Compartir > Colaborar en reunión de Teams: Use este botón dentro de la aplicación de escritorio de Word para enviar un vínculo de coautoría al chat de la reunión.
Entender la coautoría de Word y la integración con reuniones de Teams
La coautoría en Word permite que dos o más personas editen un documento simultáneamente. Cada persona ve los cambios de los demás casi en tiempo real. La función requiere que el documento esté almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Los archivos locales o los recursos compartidos de red no admiten la coautoría.
La integración con reuniones de Teams agrega un acceso directo para compartir el documento y coeditarlo dentro de una reunión programada o espontánea. Cuando comparte un documento de esta manera, Teams agrega una pestaña en el chat de la reunión con el documento. Los participantes de la reunión pueden abrir el documento directamente desde el chat y comenzar a editarlo juntos. La integración funciona con la aplicación de escritorio de Word, Word para la web y el cliente de escritorio de Teams.
Antes de comenzar, confirme los siguientes requisitos previos:
- Tiene una suscripción de Microsoft 365 que incluye Word y Teams. Las versiones gratuitas de Teams o Word Online pueden tener capacidades de coautoría limitadas.
- El documento está guardado en OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Las cuentas personales de OneDrive funcionan solo si la reunión se organiza desde una cuenta personal de Microsoft.
- Todos los participantes tienen una cuenta de Microsoft 365 y han iniciado sesión en Teams y Word con la misma cuenta profesional o educativa.
- El organizador de la reunión tiene permiso para compartir el documento. Para archivos de SharePoint, el organizador necesita al menos permisos de edición.
Pasos para configurar la coautoría con la integración de reuniones de Teams
Siga estos pasos para compartir un documento de Word y coeditarlo durante una reunión de Teams.
- Guardar el documento en OneDrive o SharePoint
Abra el documento en Word. Vaya a Archivo > Guardar como y elija OneDrive para la Empresa o SharePoint. Si el archivo ya está guardado en una unidad local, use Archivo > Guardar una copia y seleccione la ubicación en la nube. La coautoría no funcionará con archivos locales. - Iniciar o unirse a una reunión de Teams
Abra la aplicación de escritorio de Teams. Vaya a Calendario y seleccione la reunión. Haga clic en Unirse o inicie una nueva reunión desde la pestaña Chat. Se abre la ventana de la reunión con opciones de chat, video y uso compartido. - Abrir el documento en Word
En la reunión de Teams, haga clic en el botón Compartir de la barra de herramientas de la reunión. Seleccione el documento de Word en la lista de archivos abiertos. Si el documento no aparece en la lista, ábralo primero en la aplicación de escritorio de Word. Teams detectará el documento abierto y lo mostrará como opción para compartir. - Compartir el documento para coautoría
Después de seleccionar el documento, Teams le pregunta cómo desea compartirlo. Elija Colaborar con los participantes de la reunión. Esta opción envía un vínculo al chat de la reunión que otorga permisos de edición a todos los participantes. Los participantes pueden hacer clic en el vínculo para abrir el documento en Word para la web o en la aplicación de escritorio. - Comenzar la coautoría
Una vez que los participantes abran el documento, cada persona verá un cursor de color y un indicador de presencia que muestra quién está editando. Los cambios aparecen en segundos. Use el interruptor de Autoguardado en Word para asegurarse de que los cambios se guarden automáticamente. Si Autoguardado está desactivado, actívelo haciendo clic en el interruptor de la barra de título.
Método alternativo: Compartir directamente desde Word
También puede compartir el documento desde Word sin usar el botón Compartir de Teams.
- Usar el botón Compartir en Word
En la aplicación de escritorio de Word, haga clic en el botón Compartir de la esquina superior derecha de la cinta de opciones. Seleccione Colaborar en reunión de Teams en el menú desplegable. Si no está en una reunión, Word le pedirá que programe una o se una a una existente. - Elegir la reunión
Word muestra una lista de próximas reuniones de Teams. Seleccione la reunión a la que asistirá. Word envía un vínculo al chat de la reunión. Todos los participantes reciben una notificación con el vínculo. - Abrir el documento desde el chat
Los participantes hacen clic en el vínculo del chat de la reunión. El documento se abre en Word para la web de forma predeterminada. Pueden cambiar a la aplicación de escritorio haciendo clic en Abrir en la aplicación de escritorio en la cinta de opciones.
Problemas comunes y limitaciones
La opción Colaborar en reunión de Teams está atenuada
Esta opción solo aparece cuando está en una reunión de Teams activa. Si la opción está atenuada, confirme que la aplicación de escritorio de Teams esté en ejecución y que se haya unido a una reunión. También verifique que el documento esté guardado en OneDrive o SharePoint. Los archivos locales no habilitan esta opción.
Los participantes no pueden editar el documento
Si los participantes ven un mensaje de solo lectura, es posible que los permisos del documento estén restringidos. En el chat de la reunión de Teams, haga clic en el vínculo del documento y seleccione Administrar acceso. Cambie el permiso de Ver a Editar. Como alternativa, en Word, vaya a Archivo > Información > Proteger documento y asegúrese de que Restringir edición esté desactivado.
Los cambios no aparecen en tiempo real
La coautoría depende del Autoguardado. Si el Autoguardado está desactivado, los cambios se guardan solo cuando presiona Ctrl+S. Active el Autoguardado haciendo clic en el interruptor de la barra de título. También verifique que todos los participantes usen una versión de Word compatible con la coautoría. Word 2016 y versiones anteriores no admiten la coautoría en tiempo real con Teams.
El documento no aparece en la lista para compartir
Teams solo muestra los documentos que están abiertos actualmente en la aplicación de escritorio de Word. Abra el documento en Word primero. Si aún no aparece, cierre y vuelva a abrir el documento. Asegúrese de que el documento esté guardado en una ubicación en la nube, no en una carpeta local.
Word de escritorio vs. Word para la web: Funciones de coautoría en reuniones de Teams
| Elemento | Word de escritorio | Word para la web |
|---|---|---|
| Abrir desde el chat de Teams | Haga clic en Abrir en la aplicación de escritorio | Haga clic directamente en el vínculo |
| Presencia del cursor en tiempo real | Sí, con cursores de colores | Sí, con cursores de colores |
| Autoguardado | Activado de forma predeterminada | Siempre activado |
| Herramientas de formato avanzadas | Cinta de opciones completa disponible | Cinta de opciones limitada |
| Edición sin conexión | Sí, se sincroniza después | No disponible |
| Acceso al historial de versiones | Archivo > Información > Historial de versiones | Archivo > Información > Historial de versiones |
Word de escritorio ofrece funciones de edición completas y capacidades sin conexión. Word para la web se carga más rápido y no requiere instalación. Ambos admiten la coautoría en tiempo real. Elija la versión que se ajuste a su necesidad de formato avanzado o acceso rápido.
Ahora puede configurar la coautoría de Word con la integración de reuniones de Teams usando el botón Compartir o la opción Colaborar en reunión de Teams. Comience guardando el documento en OneDrive o SharePoint y uniéndose a una reunión de Teams. Para una experiencia más fluida, active el Autoguardado y establezca los permisos del documento en Editar antes de compartirlo. Si coedita con frecuencia durante las reuniones, ancle la pestaña del documento en el chat de Teams para acceder rápidamente.