Cuando varias personas editan el mismo documento de Word, hacer seguimiento de quién realizó cambios y administrar su acceso puede resultar confuso. El panel Mostrar editores de Word para Microsoft 365 le ofrece una lista en tiempo real de todas las personas que trabajan en el documento. Este panel también le permite ver los permisos de cada coautor, como si pueden editar o solo comentar. Este artículo explica cómo abrir el panel Mostrar editores, interpretar los iconos de permisos y ajustar el acceso de los coautores a través de la configuración de uso compartido de Microsoft 365.
Puntos clave: Administrar los permisos de coautores con el panel Mostrar editores
- Pestaña Revisar > botón Mostrar editores: Abre un panel lateral que enumera todos los coautores que están editando el documento en ese momento.
- Iconos de permisos en el panel Mostrar editores: Cada coautor muestra un icono de candado, lápiz o globo de diálogo que indica su nivel de acceso.
- Botón Compartir en Word o OneDrive: La única forma de cambiar el permiso de un coautor de edición a solo lectura o solo comentarios.
Qué hace el panel Mostrar editores y qué necesita antes de usarlo
El panel Mostrar editores muestra una lista en vivo de las personas que tienen el documento abierto. Esta característica solo funciona en Word para Microsoft 365, Word para la web y Word para Mac. No funciona en Word 2019 ni en versiones independientes anteriores. El panel muestra el nombre de cada coautor, su estado de edición actual y un pequeño icono que representa su nivel de permiso. Los tres niveles de permiso son editar, comentar y ver. Word muestra estos iconos según los permisos de uso compartido establecidos en OneDrive, SharePoint o Grupos de Microsoft 365.
Antes de poder usar el panel Mostrar editores, el documento debe estar guardado en OneDrive o SharePoint. El archivo también debe compartirse con al menos otra persona. Si el documento se almacena localmente o se comparte solo como archivo adjunto de correo electrónico, el panel Mostrar editores no aparecerá. También necesita una conexión a Internet para ver las actualizaciones en tiempo real. El panel se actualiza automáticamente cuando un coautor abre o cierra el documento.
Cómo abrir el panel Mostrar editores y leer los iconos de permisos
- Abra el documento en Word para Microsoft 365
Asegúrese de que el documento esté guardado en OneDrive o SharePoint. Si no lo está, haga clic en Archivo > Guardar como y elija una ubicación en la nube. Debe ser el propietario del documento o tener permisos de uso compartido para ver todos los coautores. - Vaya a la pestaña Revisar
En la cinta de opciones de la parte superior de Word, haga clic en la pestaña Revisar. El botón Mostrar editores está en el grupo Seguimiento. Tiene el aspecto de dos siluetas con un signo más. - Haga clic en Mostrar editores
Se abre un panel lateral en el lado derecho de la ventana. El panel enumera cada coautor que tiene el documento abierto en ese momento. Si nadie más tiene el documento abierto, el panel muestra solo su nombre. - Lea los iconos de permisos junto a cada nombre
Cada coautor tiene un pequeño icono a la izquierda de su nombre. Un icono de lápiz significa que puede editar el documento. Un icono de globo de diálogo significa que solo puede agregar comentarios. Un icono de candado significa que puede ver el documento, pero no puede editarlo ni comentarlo. - Pase el cursor sobre un icono para ver una información sobre herramientas
Coloque el cursor sobre el icono. Word muestra una breve información sobre herramientas que dice “Puede editar”, “Puede comentar” o “Puede ver”. Esto confirma el nivel de permiso sin abrir ninguna configuración.
Cómo cambiar el permiso de un coautor desde el panel Mostrar editores
El panel Mostrar editores no tiene un botón directo para cambiar los permisos. Debe usar el cuadro de diálogo Compartir en Word o la configuración de uso compartido en OneDrive o SharePoint. Siga estos pasos para modificar el nivel de acceso de un coautor.
- Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de Word
El botón Compartir está cerca de la barra de título. Abre el cuadro de diálogo Compartir, donde se ve la lista de personas que tienen acceso al documento. - Busque al coautor en la lista
El cuadro de diálogo Compartir muestra todas las personas con las que se comparte el documento. Cada entrada tiene un menú desplegable junto a su nombre. El menú desplegable muestra actualmente su nivel de permiso: Puede editar, Puede comentar o Puede ver. - Haga clic en el menú desplegable y seleccione un nuevo nivel de permiso
Elija Puede ver para quitar la capacidad de editar y comentar. Elija Puede comentar para permitir solo comentarios. Elija Puede editar para restaurar el acceso completo de edición. El cambio surte efecto de inmediato. - Cierre el cuadro de diálogo Compartir
Vuelva al panel Mostrar editores. El icono de permiso junto al nombre del coautor se actualiza en unos segundos. Si el icono no cambia, cierre y vuelva a abrir el panel Mostrar editores.
Errores comunes y limitaciones al usar el panel Mostrar editores
El botón Mostrar editores está atenuado
Esto ocurre cuando el documento no está guardado en OneDrive o SharePoint. Guarde el documento en una ubicación en la nube. Si el botón sigue atenuado, compruebe que está usando Word para Microsoft 365 y no una versión anterior. La característica no está disponible en Word 2019, 2016 ni versiones anteriores.
El icono de permiso muestra el nivel incorrecto
Los iconos del panel Mostrar editores pueden ser inexactos si el coautor tiene acceso a través de un grupo o de un vínculo de uso compartido para toda la organización. Por ejemplo, un coautor podría tener Puede ver a través de un vínculo para toda la empresa, pero Puede editar a través de una invitación directa. El icono muestra el nivel de permiso más alto que tiene de cualquier fuente. Para ver los permisos exactos, abra el cuadro de diálogo Compartir y compruebe el menú desplegable junto a su nombre.
No puede cambiar los permisos de los coautores que no están en el cuadro de diálogo Compartir
Es posible que los coautores que acceden al documento a través de un vínculo con la configuración “Cualquier persona con el vínculo” no aparezcan individualmente en el cuadro de diálogo Compartir. Para cambiar sus permisos, debe modificar la configuración del vínculo. Haga clic en Compartir > Copiar vínculo > cambie el tipo de vínculo de “Puede editar” a “Puede ver” o “Puede comentar”. Esto afecta a todas las personas que usan ese vínculo.
El panel Mostrar editores no muestra a los coautores que están sin conexión
El panel solo enumera a las personas que tienen el documento abierto en ese momento. Los coautores que tienen el documento guardado localmente pero no abierto no aparecerán. Si un coautor abrió el documento y luego perdió la conexión a Internet, su nombre puede permanecer en el panel durante unos minutos antes de desaparecer.
Panel Mostrar editores vs. cuadro de diálogo Compartir: Comparación de la administración de permisos
| Elemento | Panel Mostrar editores | Cuadro de diálogo Compartir |
|---|---|---|
| Propósito | Ver quién está editando en ese momento | Compartir el documento y administrar permisos |
| Iconos de permisos mostrados | Lápiz, globo de diálogo, candado | Menú desplegable: Puede editar, Puede comentar, Puede ver |
| Puede cambiar permisos | No | Sí |
| Muestra coautores sin conexión | No | Sí, si se les ha invitado |
| Requiere guardado en la nube | Sí | Sí |
El panel Mostrar editores es una herramienta de monitoreo, no una herramienta de administración de permisos. Use el cuadro de diálogo Compartir para conceder o revocar acceso. Use el panel Mostrar editores para confirmar que las personas correctas están trabajando actualmente en el documento y que sus iconos de permisos coinciden con lo que estableció en el cuadro de diálogo Compartir.
Ahora puede abrir el panel Mostrar editores, identificar el nivel de permiso de cada coautor por el icono y ajustar el acceso con el cuadro de diálogo Compartir. A continuación, pruebe a usar el panel Mostrar editores durante una sesión de coautoría para ver cuándo se une o sale alguien. Un consejo avanzado: presione Alt+R y luego E para abrir el panel Mostrar editores con el teclado en lugar del mouse.