Cómo evitar que la administración de registros bloquee una biblioteca inesperadamente

Cuando una biblioteca de documentos de SharePoint se bloquea sin previo aviso, los usuarios no pueden editar, cargar ni eliminar archivos. Este problema suele ocurrir porque las directivas de administración de registros aplican una retención a la biblioteca o a elementos individuales. El bloqueo impide la modificación accidental de registros declarados, pero puede resultar inesperado si la directiva no está configurada claramente. Este artículo explica por qué la administración de registros bloquea las bibliotecas y proporciona pasos para evitar bloqueos no deseados.

Por qué la administración de registros bloquea una biblioteca

SharePoint utiliza la administración de registros para proteger el contenido que debe conservarse por motivos legales o reglamentarios. Cuando un archivo se declara como registro, SharePoint lo bloquea para que nadie pueda editarlo ni eliminarlo. Este bloqueo se aplica a nivel de elemento. Sin embargo, si se aplica una etiqueta o directiva de retención a toda una biblioteca, la biblioteca misma puede parecer bloqueada. Los usuarios ven un mensaje que indica que la biblioteca es de solo lectura o que las acciones están bloqueadas.

La causa principal suele ser una etiqueta de retención mal configurada o una directiva a nivel de sitio que bloquea todo el contenido. El sistema de administración de registros de SharePoint utiliza etiquetas de retención para aplicar reglas. Cuando una etiqueta se establece como “retener como registro”, cada elemento con esa etiqueta se bloquea. Si la etiqueta se aplica a toda la biblioteca, todos los elementos se convierten en registros. Esto hace que la biblioteca se comporte como si estuviera bloqueada.

Otra causa es la declaración automática de registros. Cuando una biblioteca está configurada para declarar automáticamente elementos como registros después de un evento determinado, como cuando se crea o modifica un archivo, es posible que los usuarios no se den cuenta de que el bloqueo está activo. El bloqueo se produce silenciosamente en segundo plano.

Etiquetas de retención frente a directivas de retención

Las etiquetas de retención se publican en los sitios y se pueden aplicar manual o automáticamente a los elementos. Las directivas de retención se aplican a sitios o bibliotecas completos. Ambas pueden bloquear contenido. Una directiva de retención configurada como “retener como registro” bloquea todos los elementos del ámbito. Una etiqueta de retención configurada como “retener como registro” bloquea solo los elementos que tienen esa etiqueta. Comprender esta diferencia es fundamental para evitar bloqueos inesperados.

El papel del centro de cumplimiento

El portal de cumplimiento de Microsoft Purview administra las etiquetas y directivas de retención. Los cambios realizados allí afectan a las bibliotecas de SharePoint. Si un responsable de cumplimiento crea una etiqueta que bloquea contenido, SharePoint la aplica de inmediato. Es posible que los propietarios de la biblioteca no reciban una notificación sobre el bloqueo. Por eso el bloqueo resulta inesperado.

Pasos para revisar y ajustar la configuración de administración de registros

Siga estos pasos para identificar y eliminar bloqueos inesperados causados por la administración de registros. Necesita permisos de administrador de SharePoint o permisos de propietario del sitio para la biblioteca afectada.

1. Abra la biblioteca afectada en SharePoint
   Vaya al sitio que contiene la biblioteca bloqueada. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o vaya a Contenido del sitio y seleccione la biblioteca.
2. Compruebe los permisos de la biblioteca
   Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Verifique que los usuarios tengan al menos permiso de Colaboración. Si los permisos son correctos, el bloqueo no es un problema de permisos.
3. Revise la configuración de directivas de administración de información
   En Configuración de la biblioteca, en Permisos y administración, haga clic en Configuración de directivas de administración de información. Busque una directiva que declare registros automáticamente. Si ve una directiva con “Declarar registro” habilitado, haga clic en ella y cambie la acción a “Ninguna” o “Iniciar un flujo de trabajo” sin declaración de registro. Haga clic en Aceptar para guardar.
4. Compruebe las etiquetas de retención aplicadas a la biblioteca
   En Configuración de la biblioteca, en Aprobación de contenido, haga clic en Aplicar etiqueta de retención a los elementos de esta biblioteca. Si hay una etiqueta seleccionada, anote su nombre. Haga clic en el nombre de la etiqueta para abrir su configuración en el portal de cumplimiento. Cambie la etiqueta a “Retener como registro” solo si es necesario. Si desea quitar la etiqueta, seleccione Ninguna y haga clic en Guardar.
5. Revise las directivas de retención a nivel de sitio
   Vaya al centro de administración de SharePoint. En Directivas, haga clic en Retención. Busque cualquier directiva que incluya este sitio. Haga clic en la directiva y revise su ámbito. Si la directiva se aplica a todo el contenido del sitio, puede bloquear la biblioteca. Edite la directiva para excluir la biblioteca o cambie la acción de retención a “Retener sin registro” si no se requiere el bloqueo de registros.
6. Compruebe el portal de cumplimiento para las etiquetas publicadas
   Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Vaya a Gobernanza de información > Etiquetas. Busque la etiqueta que se aplicó a la biblioteca. Haga clic en la etiqueta y seleccione Editar. En Definir la acción, elija “Retener elementos” en lugar de “Retener como registro” si no desea que los elementos se bloqueen. Vuelva a publicar la etiqueta. El cambio puede tardar hasta 24 horas en aplicarse.
7. Elimine la declaración automática de registros para la biblioteca
   En Configuración de la biblioteca, en Permisos y administración, haga clic en Configuración de directivas de administración de información. Si ve una directiva llamada “Declarar registro automáticamente”, selecciónela y elija “Quitar esta directiva”. Haga clic en Aceptar. Esto impide que la biblioteca bloquee automáticamente nuevos elementos.

Si SharePoint sigue teniendo problemas después de la corrección principal

A veces el bloqueo persiste incluso después de ajustar la configuración. A continuación se presentan escenarios comunes y sus soluciones.

La biblioteca muestra un icono de bloqueo y los usuarios no pueden agregar archivos

Esto ocurre cuando una directiva de retención a nivel de sitio bloquea todo el contenido. Para solucionarlo, vaya al centro de administración de SharePoint. En Directivas, haga clic en Retención. Busque la directiva que se dirige al sitio. Edite la directiva y cambie el ámbito para excluir la biblioteca. Como alternativa, cambie la acción de retención a “Retener sin registro”. Espere a que el cambio se propague, lo que puede tardar hasta 24 horas.

Archivos individuales están bloqueados pero la biblioteca no

Esto ocurre cuando se aplica una etiqueta de retención a archivos específicos. Para desbloquearlos, quite la etiqueta de los archivos. En la biblioteca, seleccione los archivos bloqueados. Haga clic en el panel de información (icono i) y busque la etiqueta de retención. Haga clic en la etiqueta y elija Quitar etiqueta. Los archivos vuelven a ser editables.

Los usuarios no pueden eliminar archivos de una biblioteca

Una directiva de retención configurada como “Retener como registro” impide la eliminación. Para permitir la eliminación, cambie la directiva a “Retener sin registro” o “Ninguna”. En el portal de cumplimiento, edite la directiva y cambie la acción de retención. Tenga en cuenta que los registros no se pueden eliminar ni siquiera después de que finalice el período de retención, a menos que se quite la etiqueta.

Etiqueta de retención frente a directiva de retención: diferencias clave

Elemento	Etiqueta de retención	Directiva de retención
Ámbito	Se aplica a elementos o bibliotecas individuales	Se aplica a sitios, bibliotecas o buzones completos
Efecto de bloqueo	Bloquea solo los elementos con la etiqueta	Bloquea todo el contenido del ámbito
Ubicación de administración	Portal de cumplimiento > Etiquetas	Portal de cumplimiento > Directivas
Notificación al usuario	Sin notificación automática	Sin notificación automática
Caso de uso recomendado	Declaración selectiva de registros	Requisitos de retención amplios

Ahora puede identificar y evitar bloqueos inesperados de bibliotecas causados por la administración de registros. Comience revisando las etiquetas y directivas de retención aplicadas al sitio y a la biblioteca. Si aparece un bloqueo, compruebe la configuración de directivas de administración de información y el portal de cumplimiento. Para una protección continua, use etiquetas de retención en elementos específicos en lugar de bloquear toda la biblioteca. Esto le da control sobre qué archivos se convierten en registros y evita sorpresas.