Cómo configurar el uso compartido externo para un sitio de SharePoint

Necesita permitir que usuarios externos accedan a un solo sitio de SharePoint sin cambiar la configuración de uso compartido de todos los sitios de su organización. La política de uso compartido predeterminada a nivel de inquilino en SharePoint se aplica a todos los sitios, pero puede anularla para un sitio individual. Este artículo le muestra cómo configurar el uso compartido externo para un sitio de SharePoint usando el centro de administración de SharePoint y la configuración del sitio.

Cómo funciona el uso compartido externo a nivel de sitio

SharePoint tiene dos capas de control de uso compartido externo. La política a nivel de inquilino establece el nivel máximo de uso compartido para todos los sitios. La política a nivel de sitio solo puede reducir ese máximo, no aumentarlo. Por ejemplo, si su inquilino permite compartir con cualquier persona, un sitio se puede configurar para permitir solo invitados existentes. Si su inquilino bloquea el uso compartido externo por completo, no puede habilitarlo para un solo sitio.

Cada sitio puede tener uno de cuatro niveles de uso compartido:

• Cualquier persona: Los usuarios pueden compartir vínculos que funcionan para cualquier persona, incluidas las personas fuera de su organización. No se requiere iniciar sesión.
• Nuevos y existentes invitados: Los usuarios externos deben autenticarse con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional. Los nuevos invitados se agregan a su inquilino.
• Invitados existentes: Solo las personas que ya están en su inquilino como invitados pueden acceder al sitio. No se pueden invitar nuevos usuarios externos.
• Solo personas de su organización: No se permite el acceso externo.

La configuración a nivel de sitio debe ser igual o más restrictiva que la configuración a nivel de inquilino. Si el inquilino está configurado en Nuevos y existentes invitados, no puede configurar un sitio en Cualquier persona. Puede configurarlo en Nuevos y existentes invitados, Invitados existentes o Solo personas de su organización.

Pasos para cambiar el uso compartido externo para un sitio específico

Puede cambiar el uso compartido externo para un sitio usando el centro de administración de SharePoint o la configuración del sitio. Ambos métodos requieren los permisos adecuados. Use el centro de administración si es administrador de SharePoint. Use la configuración del sitio si es propietario del sitio y desea un enfoque más rápido.

Método 1: Usar el centro de administración de SharePoint

1. Abrir el centro de administración de SharePoint
   Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. En la navegación izquierda, seleccione Mostrar todo y luego elija SharePoint. Alternativamente, vaya directamente a admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Ir a Sitios activos
   En el menú izquierdo del centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios activos. Aparece una lista de todas las colecciones de sitios en su inquilino.
3. Seleccione el sitio que desea cambiar
   Haga clic en el nombre del sitio que desea configurar. No haga clic en la casilla de verificación. Al hacer clic en el nombre se abre el panel de detalles del sitio en el lado derecho de la pantalla.
4. Abrir la pestaña Uso compartido
   En el panel de detalles del sitio, seleccione la pestaña Uso compartido. Verá el nivel actual de uso compartido externo para este sitio.
5. Elija el nuevo nivel de uso compartido
   En Uso compartido externo, seleccione el nivel deseado en la lista desplegable. Las opciones son Cualquier persona, Nuevos y existentes invitados, Invitados existentes o Solo personas de su organización.
6. Guardar el cambio
   Haga clic en Guardar en la parte inferior del panel. La nueva configuración surte efecto inmediatamente para ese sitio.

Método 2: Usar la configuración del sitio (propietario del sitio)

1. Navegar al sitio
   Abra el sitio de SharePoint en su navegador. Debe ser propietario del sitio para cambiar la configuración de uso compartido desde esta ubicación.
2. Abrir Permisos del sitio
   Seleccione el icono de engranaje en la esquina superior derecha y luego elija Permisos del sitio en el menú.
3. Hacer clic en Cambiar configuración de uso compartido
   En la página Permisos del sitio, seleccione el vínculo etiquetado Cambiar configuración de uso compartido. Este vínculo aparece bajo el encabezado Uso compartido.
4. Seleccionar el nivel de uso compartido
   En el cuadro de diálogo que se abre, elija una de las cuatro opciones de uso compartido externo. Los mismos niveles están disponibles que en el centro de administración.
5. Guardar el cambio
   Haga clic en Guardar para aplicar la nueva configuración al sitio.

Errores comunes al configurar el uso compartido externo para un sitio

No puede establecer un sitio en un nivel superior al que permite el inquilino

Si la política de uso compartido a nivel de inquilino está configurada en Invitados existentes, la lista desplegable en la configuración del sitio no mostrará Cualquier persona o Nuevos y existentes invitados. Debe cambiar primero la política a nivel de inquilino si necesita una configuración de sitio menos restrictiva. Vaya al centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido y ajuste el nivel de uso compartido externo a nivel de inquilino.

Los cambios tardan en propagarse para algunos usuarios

Si bien la configuración se aplica inmediatamente al sitio, los permisos en caché pueden tardar hasta 24 horas en actualizarse para todos los usuarios externos. Si un usuario externo aún no puede acceder al sitio después de cambiar la configuración, pídale que borre la caché de su navegador o use una ventana de InPrivate.

Los usuarios externos necesitan una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional

Cuando configura el sitio en Nuevos y existentes invitados, los nuevos usuarios externos reciben un correo electrónico de invitación. Deben iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o escolar. Los invitados no pueden usar proveedores de inicio de sesión social como Google o Facebook.

El uso compartido de OneDrive es independiente del uso compartido del sitio

Cambiar el uso compartido externo para un sitio de SharePoint no afecta la configuración de uso compartido de OneDrive. OneDrive tiene su propia política de uso compartido a nivel de inquilino. Si necesita permitir el uso compartido externo para archivos de OneDrive, configúrelo en el centro de administración de SharePoint en Directivas > Uso compartido.

Elemento	Método del centro de administración de SharePoint	Método de configuración del sitio
Quién puede usarlo	Administrador de SharePoint o administrador global	Propietario del sitio
Pasos requeridos	6 pasos	5 pasos
Visibilidad del límite del inquilino	Muestra solo las opciones permitidas según la política del inquilino	Muestra solo las opciones permitidas según la política del inquilino
Tiempo para aplicar	Inmediato	Inmediato
Ideal para	Cambios masivos o cuando no es propietario del sitio	Cambios rápidos cuando es propietario del sitio

Ahora puede configurar el uso compartido externo para un sitio de SharePoint sin afectar su política para todo el inquilino. Use el centro de administración de SharePoint si es administrador y gestiona varios sitios. Use la configuración del sitio si es propietario del sitio y realiza un cambio rápido. Para una restricción más profunda, combine la configuración a nivel de sitio con una política de expiración de vínculos de uso compartido en el centro de administración de SharePoint en Directivas > Uso compartido > Configuración de vínculos.