Cómo solucionar problemas cuando la directiva de retención mantiene visibles los archivos eliminados

Cuando elimina un archivo en SharePoint o OneDrive, puede permanecer visible en la biblioteca de documentos aunque la directiva de retención esté activa. Esto ocurre porque la configuración de retención conserva los metadatos del archivo y una entrada de marcador de posición en la biblioteca hasta que finaliza el período de retención. En este artículo, aprenderá por qué los archivos eliminados permanecen visibles y cómo verificar y ajustar la configuración de la directiva de retención para controlar este comportamiento.

Por qué los archivos eliminados permanecen visibles bajo una directiva de retención

Cuando se elimina un archivo de una biblioteca de documentos de SharePoint que está cubierta por una directiva de retención, el sistema no elimina inmediatamente la entrada del archivo. En su lugar, SharePoint mueve el contenido real del archivo a una biblioteca de retención por conservación oculta. La ubicación original conserva una entrada de marcador de posición que muestra el nombre del archivo, los metadatos y una marca de tiempo de eliminación. Este marcador de posición permanece visible para los usuarios que tienen permisos para ver elementos eliminados en la biblioteca.

La directiva de retención garantiza que el archivo se conserve durante el período especificado, incluso después de que un usuario lo elimine. La directiva no elimina el archivo de la interfaz de usuario hasta que haya transcurrido la duración de la retención. Este comportamiento es por diseño y se aplica tanto a SharePoint como a OneDrive para la Empresa.

Biblioteca de retención por conservación

La biblioteca de retención por conservación es un contenedor administrado por el sistema que almacena todas las versiones y copias eliminadas de archivos que están bajo retención. No es visible en la navegación predeterminada del sitio. Los administradores de la colección de sitios pueden acceder a ella anexando /PreservationHoldLibrary a la URL del sitio. El marcador de posición en la biblioteca original apunta a esta biblioteca oculta.

Tipos de directivas de retención

Dos tipos de directivas de retención afectan la visibilidad de los archivos después de la eliminación:

• Alcance de directiva adaptable: Se aplica a usuarios, grupos o sitios específicos según criterios definidos. Los archivos eliminados por usuarios dentro del alcance permanecen visibles.
• Alcance de directiva estático: Se aplica a todo el contenido en las ubicaciones incluidas, como sitios completos de SharePoint o cuentas de OneDrive. Todos los archivos eliminados en esas ubicaciones permanecen visibles hasta que expire la retención.

Pasos para verificar la configuración de la directiva de retención y reducir la visibilidad de archivos

Antes de realizar cambios, confirme qué directiva de retención está causando el comportamiento. Luego ajuste la configuración de la directiva o los permisos de usuario para ocultar los archivos eliminados.

Verificar qué directiva de retención se aplica al sitio

1. Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador de cumplimiento o administrador global.
2. Navegue a Directivas de retención
   En la navegación izquierda, seleccione Administración del ciclo de vida de los datos luego Microsoft 365 y luego Directivas de retención.
3. Identifique la directiva que afecta al sitio
   Revise la lista de directivas. Busque una directiva que incluya la URL del sitio de SharePoint o la cuenta de OneDrive en su alcance. Haga clic en el nombre de la directiva para ver sus detalles.
4. Verifique el período de retención
   En el panel de detalles de la directiva, anote la duración de la retención. Este es el tiempo que el archivo eliminado permanecerá visible. Puede reducir este período si su organización lo permite.

Reducir el período de retención para ocultar los archivos eliminados antes

1. Edite la directiva de retención
   Desde el panel de detalles de la directiva, haga clic en Editar directiva.
2. Cambie la duración de la retención
   En Decida si desea retener el contenido, eliminarlo o ambos, ajuste el número de días o años. Un período más corto significa que los archivos eliminados se ocultarán antes.
3. Guarde la directiva
   Haga clic en Enviar para aplicar el cambio. El nuevo período de retención se aplicará a todo el contenido nuevo y existente.

Eliminar la directiva de retención del sitio

1. Abra el asistente de edición de directivas
   En el portal de cumplimiento, seleccione la directiva y haga clic en Editar directiva.
2. Cambie el alcance
   En el paso Ubicaciones, desmarque Sitios de SharePoint o Cuentas de OneDrive para quitar el sitio de la directiva. Como alternativa, elija un alcance estático y elimine la URL del sitio específico.
3. Confirme el cambio
   Haga clic en Enviar. Una vez que la directiva ya no se aplique, las nuevas eliminaciones no crearán marcadores de posición. Los marcadores de posición existentes permanecerán hasta que finalice el período de retención original, a menos que los elimine manualmente.

Ocultar los archivos eliminados de los usuarios ajustando los permisos

1. Vaya al sitio de SharePoint
   Navegue al sitio donde los archivos eliminados son visibles.
2. Abra los permisos del sitio
   Haga clic en Configuración (icono de engranaje) y luego en Permisos del sitio.
3. Cambie el nivel de permiso para los usuarios afectados
   Seleccione el usuario o grupo que actualmente ve los archivos eliminados. Cambie su nivel de permiso a Lectura o Colaboración sin el permiso Ver páginas de aplicación. Esto evita que los usuarios vean las entradas de la biblioteca de retención por conservación.
4. Pruebe el cambio
   Pida a un usuario que elimine un archivo y luego actualice la biblioteca. El archivo ya no debería aparecer en la lista.

Si los archivos eliminados aún aparecen después de ajustar la directiva

Archivos eliminados aún visibles en la biblioteca de SharePoint

Si redujo el período de retención o eliminó la directiva pero los archivos eliminados permanecen visibles, la biblioteca de retención por conservación aún contiene el marcador de posición. Ejecute el siguiente comando de PowerShell para verificar el estado de retención del archivo:

1. Conéctese a SharePoint Online PowerShell
   Abra Windows PowerShell como administrador y ejecute Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com.
2. Obtenga la colección de sitios
   Ejecute Get-SPOSite -Identity [site URL] para confirmar que se puede acceder al sitio.
3. Verifique la biblioteca de retención por conservación
   Use Get-PnPFolder -FolderUrl "PreservationHoldLibrary" después de conectarse al sitio con Connect-PnPOnline. Esto muestra los archivos que aún están bajo retención.
4. Elimine manualmente el marcador de posición
   Si la directiva de retención ya no se aplica, un administrador de la colección de sitios puede eliminar el archivo de la biblioteca de retención por conservación directamente. Navegue a [site URL]/PreservationHoldLibrary y elimine el elemento.

OneDrive muestra archivos eliminados bajo retención

OneDrive para la Empresa se comporta igual que SharePoint. Los archivos eliminados permanecen visibles en la papelera de reciclaje de OneDrive y en la biblioteca si el usuario tiene el permiso Administrador de la colección de sitios. Para ocultarlos, aplique los mismos cambios de directiva en el portal de cumplimiento. El usuario también puede vaciar la papelera de reciclaje de segunda etapa, pero los archivos bajo retención reaparecerán hasta que finalice el período de retención.

La directiva de retención excluye el sitio pero los archivos siguen visibles

Si eliminó el sitio del alcance de la directiva, los marcadores de posición existentes permanecen hasta que expire el período de retención original. Debe esperar a que finalice el período de retención o eliminar manualmente los archivos de la biblioteca de retención por conservación como se describió anteriormente. Para evitar esto en el futuro, establezca un período de retención corto al crear nuevas directivas.

Configuración de la directiva de retención y su impacto en la visibilidad de los archivos

Configuración	Efecto en los archivos eliminados	Visibilidad para el usuario
Período de retención de 1 año	Marcador de posición del archivo visible durante 1 año	Visible para usuarios con permisos de sitio
Período de retención de 0 días	Archivo eliminado inmediatamente, sin marcador de posición	No visible
Alcance de la directiva eliminado del sitio	Los archivos nuevos no se retienen; los marcadores de posición antiguos permanecen	Archivos antiguos visibles hasta que expire la retención
Permiso de usuario establecido en Solo lectura	El marcador de posición aún existe pero el usuario no puede verlo	No visible para ese usuario

Ahora comprende por qué las directivas de retención mantienen visibles los archivos eliminados y cómo ajustar la configuración para controlar esa visibilidad. Comience verificando el alcance de la directiva y la duración de la retención en el portal de cumplimiento. Si necesita una limpieza inmediata, use la biblioteca de retención por conservación para eliminar manualmente los marcadores de posición. Para futuras directivas, establezca un período de retención más corto para reducir el tiempo que los archivos eliminados permanecen visibles.