Establece un valor predeterminado en una columna de una biblioteca de documentos de SharePoint, pero los archivos nuevos que se cargan o crean no reciben ese valor automáticamente. Esto ocurre porque los valores predeterminados de columna de SharePoint se aplican solo a archivos creados desde un tipo de contenido específico, no a todos los archivos agregados a la biblioteca. Este artículo explica la causa raíz de este comportamiento y proporciona una solución paso a paso para hacer que los valores predeterminados funcionen para todos los archivos nuevos.
El problema no es un error. Es por diseño. SharePoint aplica los valores predeterminados de columna solo cuando el archivo utiliza el tipo de contenido que tiene el valor predeterminado configurado. Los archivos cargados directamente o creados desde un tipo de contenido diferente omiten el valor predeterminado por completo. Aprenderá cómo ajustar la configuración del tipo de contenido y usar un flujo de trabajo de SharePoint Designer para aplicar valores predeterminados en cada archivo nuevo.
Conclusiones clave: el valor predeterminado de columna no se aplica
- Configuración de la biblioteca > Configuración de valor predeterminado de columna: Controla los valores predeterminados por tipo de contenido, no globalmente para todos los archivos.
- Asociación de tipo de contenido: Los archivos nuevos deben usar el mismo tipo de contenido que el valor predeterminado configurado.
- Flujo de trabajo de SharePoint Designer: Un método alternativo para establecer valores de columna en archivos que omiten el valor predeterminado.
Por qué los valores predeterminados de columna no se aplican a todos los archivos nuevos
Los valores predeterminados de columna de una biblioteca de documentos de SharePoint están vinculados a un tipo de contenido específico. Cuando se establece un valor predeterminado en la configuración de columna de la biblioteca, SharePoint solicita elegir a qué tipo de contenido se aplica el valor predeterminado. El valor predeterminado se almacena como una propiedad de ese tipo de contenido, no como una configuración global de la biblioteca.
Cuando un usuario carga un archivo o crea un archivo nuevo usando el botón Nuevo, SharePoint verifica el tipo de contenido de ese archivo. Si el archivo usa un tipo de contenido que no tiene un valor predeterminado configurado, la columna permanece vacía. El escenario más común es el tipo de contenido Documento. Muchas bibliotecas usan un tipo de contenido personalizado, pero el valor predeterminado aún se establece en el tipo de contenido Documento. Los archivos creados desde el tipo de contenido personalizado ignoran ese valor predeterminado.
Cómo almacena SharePoint los valores predeterminados
Los valores predeterminados se almacenan en la definición del tipo de contenido dentro de la biblioteca. Cada tipo de contenido puede tener su propio conjunto de valores predeterminados de columna. La página Configuración de valor predeterminado de columna en la biblioteca muestra un menú desplegable donde se elige el tipo de contenido. Si se establece un valor predeterminado sin cambiar el menú desplegable, SharePoint lo aplica al primer tipo de contenido listado, que generalmente es el tipo de contenido Documento.
Pasos para corregir los valores predeterminados de columna para todos los archivos nuevos
- Identifique el tipo de contenido utilizado por los archivos nuevos
Vaya a la biblioteca de documentos. Haga clic en el botón Nuevo. Observe los elementos del menú. Cada elemento corresponde a un tipo de contenido. El tipo de contenido que aparece al hacer clic en Nuevo > Documento es aquel para el que necesita configurar los valores predeterminados. - Establezca el valor predeterminado en el tipo de contenido correcto
Abra la página de configuración de la biblioteca. En Columnas, haga clic en el nombre de la columna que debe tener un valor predeterminado. Desplácese hacia abajo hasta Configuración de valor predeterminado de columna. En el menú desplegable, seleccione el tipo de contenido que identificó en el paso 1. Ingrese el valor predeterminado y haga clic en Aceptar. - Pruebe el valor predeterminado
Regrese a la biblioteca. Haga clic en Nuevo y seleccione el mismo tipo de contenido. Cree un archivo nuevo. Después de guardar, verifique la columna. El valor predeterminado debería aparecer. Cargue un archivo directamente arrastrándolo o usando el botón Cargar. El valor predeterminado no aparecerá para los archivos cargados. Este es el comportamiento esperado. - Use un flujo de trabajo de SharePoint Designer para archivos cargados
Abra SharePoint Designer 2013. Conéctese a su sitio. Abra la biblioteca. Cree un nuevo flujo de trabajo de lista. Establezca el desencadenador en Al crear un elemento. Agregue una acción Establecer campo en el elemento actual. Seleccione la columna y establezca el valor. Publique el flujo de trabajo. Este flujo de trabajo establecerá el valor predeterminado en cada archivo nuevo, incluidos los archivos cargados.
Si los valores predeterminados de columna aún no se aplican
El valor predeterminado está establecido en el tipo de contenido incorrecto
Abra la configuración de la biblioteca. Haga clic en la columna. Verifique la sección Configuración de valor predeterminado de columna. El menú desplegable muestra el tipo de contenido que actualmente tiene el valor predeterminado. Si muestra un tipo de contenido que los usuarios nunca seleccionan desde el botón Nuevo, cámbielo al correcto.
Los usuarios están cargando archivos en lugar de crearlos
Los archivos cargados no activan el valor predeterminado del tipo de contenido. La única forma de aplicar valores predeterminados a los archivos cargados es mediante un flujo de trabajo o un flujo de Power Automate. Cree un flujo que se ejecute cuando se cree un archivo y establezca el valor de la columna.
El tipo de contenido no está asociado con la biblioteca
Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada. En Tipos de contenido, asegúrese de que Permitir administración de tipos de contenido esté establecido en Sí. Luego, agregue el tipo de contenido que desea usar. Después de agregarlo, establezca el valor predeterminado en ese tipo de contenido.
| Elemento | Valor predeterminado del tipo de contenido | Valor predeterminado del flujo de trabajo |
|---|---|---|
| Se aplica a | Archivos creados desde el tipo de contenido configurado | Todos los archivos nuevos, independientemente del método de creación |
| Requiere configuración | Configuración de valor predeterminado de columna de la biblioteca | SharePoint Designer o Power Automate |
| Maneja cargas | No | Sí |
| Impacto en el rendimiento | Ninguno | Retraso menor en la creación del elemento |
Los valores predeterminados de columna son una característica útil cuando se comprende su dependencia del tipo de contenido. Para archivos cargados directamente, un flujo de trabajo o un flujo de Power Automate es la solución confiable. Primero verifique la configuración del tipo de contenido de su biblioteca. Luego decida si ajustar el valor predeterminado o implementar un flujo de trabajo. La página Configuración de valor predeterminado de columna es el punto de partida para ambos enfoques.