Los archivos de imagen grandes pueden aumentar el tamaño de un documento de Word, lo que dificulta enviarlo por correo electrónico, compartirlo o almacenarlo. Cuando inserta una foto o captura de pantalla de alta resolución directamente, Word incrusta el archivo completo a menos que cambie la configuración predeterminada. Este artículo explica cómo comprimir imágenes antes o después de insertarlas, cómo cambiar el comportamiento predeterminado de inserción de imágenes de Word y cómo usar herramientas externas para mantener manejable el tamaño del documento.
Puntos clave: reducir el tamaño de un documento de Word con compresión de imágenes
- Archivo > Opciones > Avanzadas > Tamaño y calidad de imagen > Descartar datos de edición: Evita que Word almacene la imagen original sin comprimir junto con la versión comprimida.
- Formato de imagen > Comprimir imágenes: Reduce la resolución de todas las imágenes seleccionadas con un solo clic, con opciones para correo electrónico (96 ppi) o web (150 ppi).
- Establecer la salida de destino predeterminada en 150 ppi o 96 ppi: Cambia la resolución que usa Word al insertar imágenes nuevas, evitando los 220 ppi predeterminados que mantienen los archivos grandes.
Cómo maneja Word los archivos de imagen y qué causa los tamaños de documento grandes
Word no comprime las imágenes automáticamente cuando las inserta. De forma predeterminada, incrusta el archivo original en su resolución nativa, que puede ser de 300 ppi o más para las fotos. El programa también almacena datos de edición de cada imagen, lo que le permite deshacer recortes y cambios de brillo y contraste. Estos datos de edición pueden duplicar o triplicar el espacio de almacenamiento que usa una imagen.
Los dos factores principales que contribuyen al tamaño del documento son la resolución original de la imagen y los datos de edición conservados. Una sola foto de 20 megapíxeles a 300 ppi puede ocupar de 5 MB a 10 MB dentro de un archivo de Word. Si inserta diez fotos de este tipo, el documento supera rápidamente los 50 MB. Cambiar el comportamiento predeterminado de Word y comprimir las imágenes después de insertarlas aborda ambas causas.
Pasos para cambiar la configuración predeterminada de compresión de imágenes de Word
Ajustar esta configuración antes de insertar imágenes evita que Word almacene el archivo original sin comprimir.
- Abrir Opciones de Word
Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas. Desplácese hacia abajo hasta la sección Tamaño y calidad de imagen. - Seleccionar el documento actual o establecer el valor predeterminado para todos los documentos nuevos
En la lista desplegable de la parte superior de la sección, elija el documento que desea afectar. Para aplicar la configuración a todos los documentos futuros, seleccione Todos los documentos nuevos. - Habilitar Descartar datos de edición
Marque la casilla Descartar datos de edición. Esto indica a Word que elimine la imagen original sin comprimir después de guardar el archivo. La imagen seguirá viéndose igual en pantalla y en impresión, pero no podrá deshacer recortes ni cambios de color más adelante. - Establecer la resolución de salida de destino
En la misma sección, cambie Resolución predeterminada a 150 ppi para imágenes con calidad web o 96 ppi para imágenes aptas para correo electrónico. Use 220 ppi solo si necesita impresiones de alta calidad. Haga clic en Aceptar para guardar.
Pasos para comprimir imágenes que ya están en un documento
Use la herramienta integrada Comprimir imágenes para reducir el tamaño de las imágenes ya insertadas.
- Seleccionar una o varias imágenes
Haga clic en una imagen para seleccionarla. Para seleccionar varias imágenes, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada una. - Abrir el cuadro de diálogo Comprimir imágenes
En la pestaña Formato de imagen, haga clic en Comprimir imágenes en el grupo Ajustar. - Elegir las opciones de compresión
En el cuadro de diálogo, marque Aplicar solo a esta imagen si seleccionó una sola imagen. Desmárquela para comprimir todas las imágenes del documento. En Resolución, seleccione Correo electrónico (96 ppi) para obtener el tamaño de archivo más pequeño o Web (150 ppi) para equilibrar calidad y tamaño. Haga clic en Aceptar. - Eliminar permanentemente las áreas recortadas
Antes de comprimir, recorte cualquier imagen para eliminar los bordes no deseados. Luego marque Eliminar las áreas recortadas de las imágenes en el cuadro de diálogo Comprimir imágenes. Esto elimina las partes ocultas del archivo.
Pasos para reducir el tamaño de la imagen antes de insertarla en Word
Cambiar el tamaño de las imágenes en un editor externo antes de insertarlas en Word le da el mayor control sobre el tamaño del archivo.
- Abrir la imagen en un editor de fotos
Use Microsoft Photos, Paint o una herramienta gratuita como GIMP. En Paint, haga clic en Cambiar tamaño en la pestaña Inicio. - Establecer el ancho de la imagen para que coincida con el ancho de la página del documento
Una página típica de Word tiene 8,5 pulgadas de ancho con márgenes de 1 pulgada, lo que deja 6,5 pulgadas para el contenido. Cambie el ancho de la imagen a 6,5 pulgadas a 150 ppi, lo que equivale a unos 975 píxeles. Para correo electrónico, use 96 ppi, lo que equivale a unos 624 píxeles. - Guardar como JPEG con compresión moderada
Guarde la imagen redimensionada como archivo JPEG. En Paint, use la opción Guardar como imagen y establezca la calidad en 80% a 85%. Esto elimina detalles finos que a menudo son invisibles en pantalla. - Insertar la imagen optimizada en Word
Haga clic en Insertar > Imágenes > Este dispositivo y seleccione el JPEG redimensionado. La imagen insertada será mucho más pequeña que la original.
Errores comunes que mantienen grande el tamaño del documento
Inserté una captura de pantalla PNG y el archivo sigue siendo enorme
Los archivos PNG no están comprimidos y conservan cada píxel. Convierta las capturas de pantalla a JPEG antes de insertarlas, o use la herramienta Comprimir imágenes y seleccione Correo electrónico (96 ppi). Para capturas de pantalla con texto, use PNG solo si necesita texto nítido a 150 ppi o más.
Comprimí las imágenes pero el archivo no se redujo
Word aún puede conservar los datos originales de la imagen si Descartar datos de edición no está habilitado. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas y marque esa casilla para el documento actual. Luego vuelva a guardar el archivo usando Archivo > Guardar como para forzar a Word a reconstruir el documento sin los datos ocultos.
Inserté una imagen de 300 ppi y la redimensioné a un cuadro pequeño dentro de Word
Cambiar el tamaño del cuadro de visualización de la imagen no reduce el tamaño del archivo incrustado. La imagen completa de 300 ppi sigue almacenada. Debe comprimir la imagen o cambiar su tamaño externamente antes de insertarla.
Comparación de métodos de compresión de imágenes
| Método | Esfuerzo | Reducción del tamaño de archivo |
|---|---|---|
| Herramienta Comprimir imágenes (96 ppi) | Bajo | 60-80% |
| Herramienta Comprimir imágenes (150 ppi) | Bajo | 40-60% |
| Descartar datos de edición + comprimir | Medio | 70-90% |
| Redimensionar externamente a 6,5 pulgadas a 150 ppi | Medio | 70-85% |
| Redimensionar externamente + guardar como JPEG con calidad del 80% | Alto | 85-95% |
Ahora puede reducir el tamaño de un documento de Word cambiando la configuración predeterminada de imágenes, usando Comprimir imágenes o redimensionando las imágenes externamente. Comience habilitando Descartar datos de edición en Archivo > Opciones > Avanzadas antes de insertar imágenes nuevas. Para documentos existentes, seleccione todas las imágenes y aplique Comprimir imágenes a 150 ppi. Para obtener el archivo más pequeño posible, redimensione las imágenes a 6,5 pulgadas de ancho a 96 ppi en un editor externo y guárdelas como JPEG. Esta combinación normalmente reduce un documento de 50 MB a menos de 5 MB.