El correo de advertencia de almacenamiento llega al usuario equivocado: solución para OneDrive for Business

El correo de advertencia de almacenamiento de OneDrive for Business puede llegar a la bandeja de entrada del usuario equivocado. Esto ocurre cuando un buzón compartido o un grupo de distribución se establece como dirección de correo principal del sitio de OneDrive. El mensaje de advertencia, enviado por Microsoft 365 cuando el almacenamiento se acerca al límite, va a ese grupo en lugar de al propietario real del sitio. Este artículo explica por qué el correo se desvía y cómo cambiar el destinatario de la notificación al usuario correcto.

La causa raíz es un desajuste entre el propietario del sitio de OneDrive y la dirección de correo configurada para las notificaciones de almacenamiento. Microsoft 365 envía las advertencias de almacenamiento a la dirección de correo que figura en las propiedades del sitio de OneDrive, no necesariamente al usuario que posee el sitio. Si se agregó un buzón compartido o un grupo como propietario o delegado del sitio, esa dirección recibe las alertas. Debes actualizar la configuración de notificación del sitio para que apunte al usuario correcto.

A continuación encontrarás los pasos para identificar el destinatario actual de las notificaciones y reasignar el correo de advertencia de almacenamiento a la persona correcta. También aprenderás a evitar que este problema se repita en otros sitios de OneDrive.

Por qué los correos de advertencia de almacenamiento van al usuario equivocado

Microsoft 365 envía los correos de advertencia de almacenamiento a la dirección de correo almacenada en la propiedad StorageWarningEmail del sitio de OneDrive. Esta propiedad se establece automáticamente cuando se crea el sitio. Copia la dirección de correo del propietario principal del sitio. Si el propietario principal es un buzón compartido o un grupo de distribución, la advertencia va allí.

Esta mala configuración ocurre a menudo en tres escenarios:

• Un administrador asignó un buzón compartido como propietario del sitio durante el aprovisionamiento de OneDrive.
• Un usuario agregó un grupo de distribución como propietario del sitio para compartir responsabilidades de gestión.
• Una herramienta de migración copió la dirección de correo incorrecta del sistema de origen.

El correo de advertencia de almacenamiento es independiente de la notificación de cuota de OneDrive que aparece en el centro de administración de Microsoft 365. El correo se envía directamente desde el servicio de SharePoint Online y utiliza el campo StorageWarningEmail. Cambiar el propietario del sitio no actualiza automáticamente este campo. Debes configurarlo explícitamente.

Pasos para cambiar el destinatario del correo de advertencia de almacenamiento

Puedes solucionar este problema usando el Shell de administración de SharePoint Online o el centro de administración de OneDrive. Usa el método de PowerShell para un solo usuario o para cambios masivos. Usa el centro de administración si prefieres una interfaz gráfica y solo necesitas cambiar un sitio.

Método 1: Usar el Shell de administración de SharePoint Online

1. Instalar o conectarse al Shell de administración de SharePoint Online
   Abre Windows PowerShell como administrador. Ejecuta Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell si no has instalado el módulo. Luego ejecuta Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com e inicia sesión con una cuenta de administrador de SharePoint.
2. Identificar la URL del sitio de OneDrive
   La URL del sitio de OneDrive sigue el patrón https://[tenant]-my.sharepoint.com/personal/[user]_[domain]_com. Puedes encontrar esta URL en el centro de administración de Microsoft 365 en Usuarios > Usuarios activos > selecciona el usuario > pestaña OneDrive.
3. Verificar el correo de advertencia de almacenamiento actual
   Ejecuta Get-SPOSite -Identity "[OneDrive site URL]" | Select StorageWarningEmail. Este comando muestra la dirección de correo que recibe actualmente las advertencias.
4. Establecer la dirección de correo correcta
   Ejecuta Set-SPOSite -Identity "[OneDrive site URL]" -StorageWarningEmail "user@domain.com". Reemplaza user@domain.com con la dirección de correo del usuario que debe recibir las advertencias. La dirección debe ser un buzón de usuario válido en tu inquilino.
5. Verificar el cambio
   Ejecuta el comando Get-SPOSite nuevamente para confirmar que el campo StorageWarningEmail ahora muestra la dirección correcta.

Método 2: Usar el centro de administración de OneDrive

1. Iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Ve a https://admin.microsoft.com e inicia sesión con una cuenta de administrador de SharePoint o Global.
2. Abrir el centro de administración de OneDrive
   En la navegación izquierda, selecciona Centros de administración > OneDrive. Alternativamente, ve directamente a https://admin.onedrive.com.
3. Seleccionar el OneDrive del usuario
   En Usuarios, encuentra el usuario cuyo sitio de OneDrive necesita la actualización. Haz clic en el nombre del usuario para abrir el panel de detalles.
4. Editar la configuración de notificación de almacenamiento
   En el panel de detalles, desplázate a Límite de almacenamiento y notificaciones. Haz clic en Editar. En el campo Enviar correo de advertencia de almacenamiento a, ingresa la dirección de correo correcta. Haz clic en Guardar.

Si el correo de advertencia de almacenamiento aún va al usuario equivocado

La dirección de correo que configuré es correcta, pero las advertencias aún van a la dirección anterior

El cambio puede tardar hasta 24 horas en propagarse en Microsoft 365. Espera un día y luego verifica si el próximo correo de advertencia va al usuario correcto. Si el problema persiste, verifica que estás editando el sitio de OneDrive correcto. Un usuario puede tener varios sitios de OneDrive si fue recontratado o migrado.

No tengo derechos de administrador de SharePoint

Solo los administradores de SharePoint, administradores globales o usuarios con el rol SharePoint Administrator pueden cambiar el correo de advertencia de almacenamiento. Si eres un usuario estándar, contacta a tu departamento de TI. Proporciónales la URL exacta del sitio de OneDrive y la dirección de correo correcta.

Varios usuarios comparten el mismo sitio de OneDrive

OneDrive for Business está diseñado para un solo usuario. Si varios usuarios necesitan acceso al mismo almacenamiento, usa un buzón compartido o un sitio de equipo de SharePoint. Los correos de advertencia de almacenamiento para un buzón compartido van al buzón mismo. Asigna un usuario como propietario del buzón compartido para recibir las advertencias.

Configuración del correo de advertencia de almacenamiento de OneDrive: Comparación

Puede establecer cualquier dirección de correo

Sí, cualquier buzón de usuario válido

Sí, cualquier buzón de usuario válido

Manejo de errores

Devuelve error si la dirección no es válida

Valida la dirección al guardar

Elemento	PowerShell (Set-SPOSite)	Centro de administración de OneDrive
Método de acceso	Shell de administración de SharePoint Online	Interfaz web gráfica
Rol requerido	Administrador de SharePoint o administrador global	Administrador de SharePoint o administrador global
Mejor para	Cambios masivos en muchos sitios de OneDrive	Cambios en un solo sitio
El cambio tiene efecto	Inmediatamente (propagación hasta 24 horas)	Inmediatamente (propagación hasta 24 horas)

Ahora puedes redirigir los correos de advertencia de almacenamiento de OneDrive al usuario correcto. Comienza verificando la propiedad StorageWarningEmail actual usando PowerShell o el centro de administración. Luego actualízala al destinatario previsto. Para evitar desvíos futuros, asegúrate de que el propietario principal de cada sitio de OneDrive sea un buzón de usuario, no un grupo o buzón compartido. Usa el comando Set-SPOSite -StorageWarningEmail como parte de tu proceso de incorporación de nuevos empleados.