Cómo limpiar la papelera de reciclaje de OneDrive sin romper la retención

Cuando elimina archivos de OneDrive, estos van a la papelera de reciclaje. Pero muchos usuarios empresariales temen que vaciar la papelera elimine permanentemente archivos necesarios para el cumplimiento normativo o la suspensión legal. OneDrive tiene dos papeleras de reciclaje separadas: una papelera de primera etapa y una papelera de segunda etapa de la colección de sitios. Los archivos sujetos a una directiva de retención o suspensión legal están protegidos contra la eliminación permanente incluso si vacía ambas papeleras. Este artículo le muestra exactamente cómo limpiar cada papelera de reciclaje de forma segura sin afectar los archivos que deben conservarse.

Comprender las papeleras de reciclaje de OneDrive y la protección de las directivas de retención

OneDrive utiliza un sistema de papelera de reciclaje de dos etapas similar a SharePoint. Cuando elimina un archivo de OneDrive, primero va a la papelera de reciclaje de primera etapa. Si vacía esa papelera, el archivo pasa a la papelera de reciclaje de segunda etapa, también llamada papelera de reciclaje de la colección de sitios. Después de vaciar la papelera de segunda etapa, el archivo entra en un período de 93 días durante el cual un administrador aún puede restaurarlo desde el centro de administración de SharePoint.

Las directivas de retención de Microsoft 365 anulan el comportamiento normal de eliminación. Si un archivo está cubierto por una etiqueta de retención o una directiva de retención, ningún usuario ni administrador puede eliminarlo permanentemente hasta que expire el período de retención. Incluso si vacía ambas papeleras de reciclaje, los archivos retenidos permanecen en una biblioteca de retención de preservación invisible para los usuarios finales. Esto significa que puede limpiar su papelera de reciclaje de forma agresiva sin perder archivos que deben conservarse por cumplimiento normativo.

Papelera de reciclaje de primera etapa

Esta es la papelera de reciclaje que ve cuando abre OneDrive en un navegador y hace clic en Papelera de reciclaje en la navegación izquierda. Los archivos eliminados permanecen aquí durante 30 días a menos que vacíe la papelera manualmente. Después de 30 días, los archivos se mueven automáticamente a la papelera de segunda etapa.

Papelera de reciclaje de segunda etapa de la colección de sitios

Esta papelera no es visible desde la interfaz estándar de OneDrive. Debe acceder a ella a través de la configuración del administrador de SharePoint o agregando un parámetro de URL específico. Los archivos en esta papelera se conservan durante 30 días adicionales después de ser eliminados de la papelera de primera etapa. Después de eso, el sistema los elimina permanentemente a menos que una directiva de retención los proteja.

Exenciones de directivas de retención y suspensión legal

Los archivos sujetos a una directiva de retención de Microsoft 365 o a una suspensión de eDiscovery se almacenan en una biblioteca de retención de preservación segura. Estos archivos son invisibles en la papelera de reciclaje y no se pueden eliminar vaciando la papelera. Solo un administrador de cumplimiento puede liberar una suspensión o modificar la directiva de retención. Esto garantiza que limpiar su papelera de reciclaje no incumplirá ningún requisito de retención.

Pasos para limpiar la papelera de reciclaje de primera etapa de forma segura

1. Abra OneDrive en su navegador
   Vaya a office.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Seleccione el iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda y elija OneDrive.
2. Vaya a la Papelera de reciclaje
   En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Papelera de reciclaje. Verá todos los archivos que ha eliminado en los últimos 30 días.
3. Seleccione los archivos que desea eliminar permanentemente
   Puede seleccionar archivos individuales marcando la casilla junto a cada archivo. Para seleccionar todos los archivos visibles, marque la casilla en la parte superior de la lista.
4. Haga clic en Eliminar o Vaciar papelera de reciclaje
   Haga clic en el icono Eliminar en la parte superior de la lista para quitar los archivos seleccionados. Como alternativa, haga clic en Vaciar papelera de reciclaje para quitar todos los archivos de la papelera de primera etapa. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Eliminar para confirmar.
5. Verifique que los archivos se movieron a la papelera de segunda etapa
   Después de vaciar, los archivos aún no se eliminan permanentemente. Se mueven a la papelera de reciclaje de segunda etapa. Puede confirmarlo accediendo a la papelera de segunda etapa como se describe en la siguiente sección.

Pasos para limpiar la papelera de reciclaje de segunda etapa de la colección de sitios

1. Abra la URL de la papelera de reciclaje de la colección de sitios de OneDrive
   En su navegador, vaya a: https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/youralias_yourdomain_com/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx Reemplace la URL con su URL real de OneDrive. Puede encontrarla navegando a su carpeta raíz de OneDrive y copiando la URL hasta /personal/.
2. Inicie sesión si se le solicita
   Use su cuenta profesional o educativa. Debe ser administrador de la colección de sitios o tener los permisos adecuados para ver esta página.
3. Revise la lista de archivos en la papelera de segunda etapa
   Esta página muestra los archivos que se quitaron de la papelera de reciclaje de primera etapa. Tienen un tiempo de retención restante mostrado en días. Los archivos sujetos a una directiva de retención no aparecerán aquí.
4. Seleccione archivos y haga clic en Eliminar
   Marque las casillas junto a los archivos que desea eliminar permanentemente. Haga clic en el botón Eliminar en la parte superior. Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Aceptar para confirmar.
5. Busque archivos protegidos por retención
   Si algún archivo que esperaba ver falta en la papelera de segunda etapa, es probable que esté sujeto a una directiva de retención o suspensión legal. Puede verificarlo en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.

Errores comunes y limitaciones al limpiar las papeleras de reciclaje

Vaciar la papelera de primera etapa no libera almacenamiento de inmediato

Los archivos movidos a la papelera de segunda etapa siguen contando para su cuota de almacenamiento de OneDrive. Solo después de vaciar la papelera de segunda etapa o de que expire el temporizador de 30 días se libera el almacenamiento. Si su objetivo es liberar espacio, debe vaciar ambas papeleras.

No puede restaurar archivos después de vaciar ambas papeleras

Una vez que vacía la papelera de reciclaje de segunda etapa, los archivos se eliminan permanentemente a menos que estén sujetos a retención. No hay opción de restauración para el usuario después de ese punto. Un administrador aún puede restaurar archivos dentro de los 93 días utilizando el centro de administración de SharePoint, pero esto requiere privilegios de administrador global o administrador de SharePoint.

Las etiquetas de directiva de retención no son visibles en la papelera de reciclaje

La interfaz de la papelera de reciclaje no muestra qué archivos están protegidos por retención. Para confirmar que un archivo está retenido, debe usar el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y buscar el archivo mediante búsqueda de contenido o el explorador de actividad. No asuma que un archivo no está protegido solo porque aparece en la papelera de reciclaje.

Las carpetas eliminadas pueden contener archivos retenidos

Si elimina una carpeta que contiene archivos sujetos a retención, la carpeta y todos los archivos no retenidos se eliminarán. Los archivos retenidos permanecen en la biblioteca de retención de preservación. No los verá en la papelera de reciclaje. Este comportamiento es por diseño y no rompe la retención.

Papelera de primera etapa vs papelera de segunda etapa vs retención de preservación: diferencias clave

Elemento	Papelera de reciclaje de primera etapa	Papelera de segunda etapa de la colección de sitios	Retención de preservación (retención)
Visibilidad	Visible para el usuario final en OneDrive web	Visible solo a través de la URL del administrador de SharePoint	Oculta para todos los usuarios excepto los administradores de cumplimiento
Duración de la retención	30 días desde la eliminación	30 días después de la eliminación de la papelera de primera etapa	Duración establecida por la directiva de retención
Efecto de vaciar	Mueve los archivos a la papelera de segunda etapa	Elimina permanentemente los archivos a menos que estén sujetos a retención	Los archivos permanecen protegidos; la eliminación está bloqueada
Impacto en el almacenamiento	Los archivos siguen contando para la cuota	Los archivos siguen contando para la cuota	Los archivos cuentan para la cuota hasta que expire la retención
Capacidad de restauración	El usuario final puede restaurar desde la papelera	El administrador puede restaurar dentro de los 93 días	El administrador puede restaurar mediante eDiscovery o herramientas de cumplimiento

Ahora puede limpiar de forma segura ambas papeleras de reciclaje de OneDrive sin arriesgar la pérdida de archivos sujetos a retención. Comience por revisar sus directivas de retención en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview para comprender qué archivos están protegidos. Luego vacíe la papelera de primera etapa, seguida de la papelera de segunda etapa si necesita liberar almacenamiento. Para la administración continua, considere configurar una directiva de retención que proteja automáticamente el contenido crítico de OneDrive para que nunca tenga que preocuparse por la eliminación permanente accidental.