La política de retención mantiene visibles los archivos eliminados: causa raíz y solución

Has eliminado archivos de una biblioteca de documentos de SharePoint o de una carpeta de OneDrive, pero aún aparecen en los resultados de búsqueda o en la papelera de reciclaje del sitio. Esto no es un fallo. Se debe a una política de retención que está preservando activamente esos archivos. Cuando se aplica una política de retención a una ubicación, esta anula el comando de eliminación del usuario al mantener una copia del elemento en una biblioteca de retención por conservación. Este artículo explica por qué los archivos eliminados permanecen visibles, cómo identificar qué política de retención es responsable y cómo eliminar los archivos permanentemente si la política ya no es necesaria.

Por qué una política de retención mantiene visibles los archivos eliminados

Cuando un usuario elimina un archivo de una biblioteca de SharePoint o de OneDrive, el comportamiento normal es que el archivo se mueva a la papelera de reciclaje de primera etapa del sitio. Después de un período determinado, se mueve a la papelera de reciclaje de segunda etapa y eventualmente se elimina permanentemente. Sin embargo, si se aplica una política de retención a ese sitio o carpeta, el sistema intercepta la acción de eliminación. En lugar de eliminar el archivo, el sistema lo copia en una biblioteca de retención por conservación oculta. Esta biblioteca no es visible en la navegación predeterminada del sitio. El archivo permanece allí durante la duración del período de retención. Durante ese tiempo, el archivo aún aparece en los resultados de búsqueda y en algunas vistas de administración. Los usuarios pueden ver una copia fantasma o un enlace que ya no abre el archivo original.

La causa raíz es que la política de retención está configurada con una acción de retención que conserva el contenido incluso después de la eliminación. Las dos acciones de retención principales son “Conservar si se elimina” y “Conservar y eliminar”. La primera acción mantiene el archivo durante todo el período de retención después de la eliminación. La segunda acción conserva el archivo durante el período especificado y luego lo elimina permanentemente. Ambas acciones impiden la eliminación permanente inmediata. El archivo no se pierde; simplemente se mueve a una ubicación protegida.

Detalles de la biblioteca de retención por conservación

La biblioteca de retención por conservación es una biblioteca de documentos oculta llamada “Biblioteca de retención por conservación” en la colección de sitios. Solo los administradores de la colección de sitios pueden acceder directamente agregando /PreservationHoldLibrary a la URL del sitio. Los archivos almacenados en esta biblioteca no son editables por usuarios normales. Se conservan hasta que expire el período de retención o se elimine la política. La biblioteca puede contener miles de archivos, lo que puede ralentizar el rendimiento del sitio y causar confusión sobre lo que realmente se ha eliminado.

Pasos para identificar la política de retención que causa el problema

1. Abre el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Ve a https://compliance.microsoft.com e inicia sesión con una cuenta de administrador de cumplimiento o administrador global.
2. Ve a Administración del ciclo de vida de los datos
   En el panel de navegación izquierdo, selecciona Políticas > Administración del ciclo de vida de los datos. Esta página enumera todas las políticas de retención y etiquetas de retención.
3. Selecciona la pestaña Políticas de retención
   Haz clic en la pestaña Políticas de retención para ver todas las políticas que se aplican a ubicaciones de SharePoint y OneDrive.
4. Verifica el alcance de la política
   Haz clic en cada política que incluya sitios de SharePoint o cuentas de OneDrive. En el panel de detalles de la política, revisa la sección Ubicaciones. Busca la URL específica del sitio donde los archivos eliminados permanecen visibles.
5. Revisa la acción de retención
   En los mismos detalles de la política, verifica la acción de retención. Si dice “Conservar contenido durante un período específico” o “Conservar contenido indefinidamente”, esa política está impidiendo la eliminación permanente.

Usa PowerShell para encontrar la política exacta

1. Instala el módulo de PowerShell de Exchange Online
   Abre Windows PowerShell como administrador y ejecuta Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement. Confirma cualquier aviso.
2. Conéctate a Exchange Online
   Ejecuta Connect-ExchangeOnline e inicia sesión con una cuenta de administrador de cumplimiento.
3. Obtén la política de retención para el sitio
   Ejecuta Get-RetentionCompliancePolicy | Where-Object {$_.Enabled -eq $true} para listar todas las políticas activas. Busca políticas que incluyan la URL del sitio en la propiedad SharePointLocation o OneDriveLocation.
4. Ver los detalles de la política
   Ejecuta Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "Policy Name" | Format-List para ver la configuración completa, incluida la acción de retención y el período.

Cómo eliminar archivos eliminados de la biblioteca de retención por conservación

Tienes dos opciones: esperar a que expire el período de retención o modificar la política de retención para liberar los archivos. Modificar la política afecta a todo el contenido bajo esa política, no solo a los archivos específicos.

Opción 1: Esperar a que expire el período de retención

Si puedes esperar, los archivos se eliminarán automáticamente de la biblioteca de retención por conservación una vez que finalice el período de retención. Después de eso, se moverán a la papelera de reciclaje y se eliminarán permanentemente según la configuración de la papelera de reciclaje del sitio. Este es el método más seguro si la política aún es necesaria para el cumplimiento.

Opción 2: Modificar la política de retención para eliminar el sitio

1. Edita la política en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Ve a Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención. Haz clic en el nombre de la política para abrirla y luego haz clic en Editar.
2. Elimina el sitio del alcance de la política
   En el paso Ubicaciones, busca la sección de sitios de SharePoint o cuentas de OneDrive. Elimina la URL específica del sitio. Haz clic en Siguiente y confirma los cambios.
3. Espera a que el cambio de política se propague
   Puede tomar hasta 24 horas para que el cambio surta efecto. Después de eso, los archivos en la biblioteca de retención por conservación se liberarán y seguirán el comportamiento de eliminación normal.
4. Elimina manualmente los archivos de la biblioteca de retención por conservación
   Después de eliminar la política, los administradores de la colección de sitios pueden ir a https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite/PreservationHoldLibrary y eliminar los archivos manualmente. Esto es opcional; el sistema los limpiará eventualmente.

Opción 3: Usar una etiqueta de retención en lugar de una política

Si necesitas mantener la política para la mayoría del contenido pero quieres liberar archivos específicos, aplica una etiqueta de retención con un período de retención más corto a esos archivos. La etiqueta anula la política para ese elemento. Esto requiere una planificación cuidadosa y no es una solución rápida para grandes cantidades de archivos.

Si los archivos eliminados aún aparecen después de la solución

Los archivos eliminados aún aparecen en los resultados de búsqueda

Los resultados de búsqueda pueden estar en caché. Espera de 24 a 48 horas para que el índice de búsqueda se actualice. También puedes solicitar una actualización inmediata del índice ejecutando Request-SPOPortalHealthRun -SiteUrl "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" en SharePoint Online Management Shell.

La biblioteca de retención por conservación aún contiene archivos después de eliminar la política

El sistema no elimina automáticamente los archivos de la biblioteca de retención por conservación cuando se elimina la política. Los administradores de la colección de sitios deben eliminarlos manualmente. Si no puedes ver la biblioteca, agrega /PreservationHoldLibrary a la URL del sitio. Si la biblioteca está vacía pero los archivos aún aparecen, la política de retención puede seguir activa en un sitio principal o en un sitio concentrador.

La política de retención no se puede editar

Algunas políticas de retención se crean por defecto, como la política de retención predeterminada de OneDrive. Estas políticas no se pueden eliminar ni modificar. En ese caso, debes esperar a que expire el período de retención. El período de retención predeterminado de OneDrive para archivos eliminados es de 30 días para usuarios activos y 93 días para usuarios eliminados.

Acciones de la política de retención: Conservar vs. Eliminar

Elemento	Conservar si se elimina	Conservar y eliminar
Descripción	Conserva el archivo durante todo el período de retención después de la eliminación	Conserva el archivo durante el período de retención y luego lo elimina permanentemente
Ubicación del archivo después de la eliminación	Biblioteca de retención por conservación	Biblioteca de retención por conservación
Eliminación final	Después de que finalice el período de retención, el archivo se mueve a la papelera de reciclaje y se elimina según la configuración del sitio	Después de que finalice el período de retención, el archivo se elimina permanentemente sin pasar por la papelera de reciclaje
Experiencia del usuario	El archivo eliminado permanece visible en la búsqueda y en las vistas de administración	El archivo eliminado permanece visible hasta que finaliza el período, luego desaparece

Las políticas de retención con la acción “Conservar si se elimina” son la causa más común de que los archivos permanezcan visibles después de la eliminación. La acción “Conservar y eliminar” también conserva archivos temporalmente, pero los elimina automáticamente al final del período.

Después de eliminar la política o esperar el período de retención, los archivos eliminados ya no aparecerán en los resultados de búsqueda ni en las vistas del sitio. Para evitar confusiones en el futuro, revisa todas las políticas de retención regularmente y asegúrate de que se apliquen solo a las ubicaciones necesarias. También puedes usar el cmdlet de PowerShell Get-RetentionCompliancePolicy para auditar políticas en tu inquilino. Para archivos que deben eliminarse de inmediato, el único método confiable es modificar el alcance de la política o esperar a que expire el período de retención predeterminado.