Faltan archivos adjuntos de elementos de lista de SharePoint: qué deben verificar los propietarios del sitio

Abre una lista de SharePoint y notas que los archivos adjuntos que agregaste a los elementos de la lista ya no son visibles. El ícono de clip que indica un archivo adjunto ha desaparecido, o ves un enlace roto en lugar del nombre del archivo. Este problema generalmente ocurre debido a un cambio en los permisos del sitio, una configuración incorrecta de la lista o un problema de caché del navegador. Este artículo explica las tres razones más comunes por las que desaparecen los archivos adjuntos y brinda a los propietarios del sitio los pasos exactos para restaurar el acceso.

Por qué desaparecen los archivos adjuntos de SharePoint

SharePoint almacena los archivos adjuntos de la lista en una carpeta oculta llamada Attachments dentro de la lista. Cada elemento de lista tiene su propia subcarpeta dentro de esa carpeta oculta. La función de archivos adjuntos está activada de forma predeterminada para las listas nuevas, pero un propietario del sitio o un script puede desactivarla. Cuando la función está deshabilitada, los archivos adjuntos existentes permanecen en la carpeta oculta pero se vuelven invisibles para los usuarios. El mismo efecto ocurre si un administrador de la colección de sitios mueve la lista a una base de datos de contenido diferente sin migrar la carpeta de archivos adjuntos.

Una segunda causa común es un cambio en la herencia de permisos. Si la lista deja de heredar permisos del sitio y un usuario o grupo pierde el nivel de permiso Colaboración (Contribute), ese usuario no puede ver ni abrir archivos adjuntos. El archivo adjunto en sí sigue presente, pero SharePoint lo oculta al usuario porque no tiene los permisos Ver, insertar, editar y eliminar elementos que forman parte del nivel Colaboración.

Una tercera causa es una caché del navegador corrupta u obsoleta. SharePoint utiliza código del lado del cliente para cargar los metadatos de los archivos adjuntos. Si el navegador almacena en caché una versión desactualizada de la vista de lista, puede mostrar sin archivos adjuntos aunque el servidor todavía los tenga. Esto es especialmente común después de una actualización del sitio o del navegador.

Finalmente, si tu organización usa SharePoint Server (local), la carpeta de archivos adjuntos puede quedar huérfana durante una actualización de adjuntar base de datos. Este escenario es raro pero posible cuando el proceso de actualización omite la carpeta oculta de archivos adjuntos.

Pasos para verificar y restaurar archivos adjuntos faltantes

Sigue estos pasos en orden. Detente después de cada paso si encuentras y solucionas el problema.

1. Verifica que la función de archivos adjuntos de la lista esté habilitada
   Ve a la lista donde faltan archivos adjuntos. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) y selecciona Configuración de lista. En Configuración general, haz clic en Configuración avanzada. Desplázate hasta la sección Archivos adjuntos. Asegúrate de que el botón de opción esté configurado en Habilitado. Si está en Deshabilitado, cámbialo a Habilitado y haz clic en Aceptar. Vuelve a la lista y actualiza la página.
2. Comprueba la herencia de permisos del sitio en la lista
   En la misma lista, ve a Configuración de lista. Haz clic en Permisos para esta lista. En la pestaña Permisos, busca el mensaje Esta lista tiene permisos únicos. Si ves ese mensaje, haz clic en Dejar de heredar permisos solo si tienes la intención de administrar los permisos manualmente. Luego haz clic en Conceder permisos y agrega a los usuarios o grupos afectados con el nivel de permiso Colaboración (Contribute). Si la lista usa permisos heredados, se aplican los permisos del sitio. Verifica que todos los usuarios que necesitan ver archivos adjuntos tengan al menos acceso de Colaboración (Contribute) al sitio.
3. Limpia la caché del navegador y prueba con una sesión InPrivate o de incógnito
   En Microsoft Edge, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Configuración. Ve a Privacidad, búsqueda y servicios y, en Borrar datos de navegación, haz clic en Elegir qué borrar. Selecciona Imágenes y archivos en caché y haz clic en Borrar. Luego abre una nueva ventana InPrivate (Ctrl+Shift+N) y navega a la lista. Si aparecen los archivos adjuntos, la caché era la causa. Repite este paso para todos los usuarios afectados.
4. Limpia la caché de documentos de Microsoft Office (si usas aplicaciones de escritorio de Office)
   Cierra todas las aplicaciones de Office. Abre el Centro de carga de Microsoft (búscalo en el menú Inicio). Haz clic en Configuración y luego en Eliminar archivos en caché. Confirma la eliminación. Reinicia la aplicación de Office y vuelve a abrir el elemento de lista que tenía archivos adjuntos faltantes.
5. Usa SharePoint Designer o PowerShell para inspeccionar la carpeta oculta de archivos adjuntos
   Este paso es solo para administradores de la colección de sitios. Abre SharePoint Designer 2013 (la última versión gratuita) y conéctate al sitio. En el panel de navegación izquierdo, haz clic en Todos los archivos. Expande la carpeta de la lista (el nombre de la lista). Busca una carpeta llamada Attachments. Si la carpeta existe pero está vacía, los archivos adjuntos fueron eliminados. Si la carpeta falta, la función de archivos adjuntos de la lista se deshabilitó en algún momento. Vuelve a habilitarla desde la configuración de la lista (Paso 1) y luego vuelve a adjuntar los archivos manualmente.

Si los archivos adjuntos aún no aparecen después de la solución principal

La carpeta de archivos adjuntos está presente en SharePoint Designer pero los archivos adjuntos no son visibles en el navegador

Esto generalmente significa que la vista de lista tiene un filtro aplicado que oculta la columna de archivos adjuntos. Ve a la lista, haz clic en la vista Todos los elementos (o la vista que estés usando) y selecciona Modificar la vista actual. Desplázate hasta la sección Columnas. Asegúrate de que la columna Archivos adjuntos esté marcada y su posición esté configurada en un valor que la haga visible, como 2. También revisa la sección Filtro. Si hay un filtro que excluye elementos sin archivos adjuntos, elimina ese filtro.

Los archivos adjuntos fueron eliminados por un usuario o una política de retención

Los archivos adjuntos de lista de SharePoint no tienen versiones de forma predeterminada. Si un usuario elimina un archivo adjunto, se mueve a la Papelera de reciclaje del sitio. Ve a la página de inicio del sitio, haz clic en el ícono de engranaje y selecciona Contenido del sitio. En el panel de navegación izquierdo, haz clic en Papelera de reciclaje. Busca el archivo adjunto eliminado. Selecciónalo y haz clic en Restaurar. Si el archivo no está en la Papelera de reciclaje de primera etapa, haz clic en Papelera de reciclaje de segunda etapa en la parte inferior. Los archivos eliminados de la papelera de primera etapa aparecen allí durante 14 días más.

Los archivos adjuntos están presentes pero no se pueden abrir (la descarga falla)

El archivo adjunto puede estar corrupto o su nombre puede contener caracteres que SharePoint bloquea. Verifica el nombre del archivo en SharePoint Designer. Si el nombre contiene un signo más (+), un ampersand (&) o un signo de porcentaje (%), renombra el archivo usando solo letras, números, guiones, guiones bajos y puntos. Después de renombrar, actualiza la vista de lista en el navegador.

Verificación	Causa	Solución
Los archivos adjuntos faltan para todos los usuarios	La función de archivos adjuntos está deshabilitada a nivel de lista	Habilita los archivos adjuntos en Configuración de lista > Configuración avanzada
Los archivos adjuntos faltan para un usuario o grupo	El usuario no tiene permiso de Colaboración (Contribute) en la lista o el sitio	Otorga permiso de Colaboración (Contribute) al usuario o grupo
Los archivos adjuntos aparecen en SharePoint Designer pero no en el navegador	El filtro o la configuración de columnas de la vista oculta la columna de archivos adjuntos	Modifica la vista para incluir la columna Archivos adjuntos y elimina los filtros
Los archivos adjuntos estaban presentes ayer pero hoy han desaparecido	Un usuario o una política de retención eliminó los archivos adjuntos	Restaura desde la Papelera de reciclaje del sitio

Ahora puedes encontrar y restaurar archivos adjuntos faltantes de elementos de lista de SharePoint verificando la configuración de archivos adjuntos de la lista, confirmando los permisos de usuario, limpiando las cachés del navegador y de Office, e inspeccionando la carpeta oculta de archivos adjuntos. Si el problema persiste, verifica la configuración de la vista de lista y la Papelera de reciclaje. Como consejo avanzado, usa el cmdlet de PowerShell Get-PnPListItem con el parámetro -IncludeAttachmentUrls para verificar programáticamente que los archivos adjuntos existen en el servidor para cada elemento de lista.