Los tipos de contenido permiten definir un conjunto reutilizable de columnas de metadatos, plantillas de documentos y flujos de trabajo para un tipo específico de documento. Cuando necesita el mismo tipo de contenido en varias bibliotecas de SharePoint, debe decidir si crearlo una vez y reutilizarlo o copiarlo manualmente. Este artículo explica cómo funciona la propagación de tipos de contenido en Microsoft 365, las mejores configuraciones para usar entre colecciones de sitios y las limitaciones que debe planificar.
Puntos clave: Administración de tipos de contenido en bibliotecas
- Centro de tipos de contenido del sitio: Cree tipos de contenido una vez en la Galería de tipos de contenido y publíquelos en todos los sitios del inquilino.
- Centro de publicación de tipos de contenido: Permite la sincronización automática de tipos de contenido entre colecciones de sitios sin necesidad de volver a crearlos manualmente.
- Asociación al sitio concentrador: Es necesaria para que funcione la publicación de tipos de contenido; asocie primero su sitio a un sitio concentrador.
Cómo funcionan los tipos de contenido en las bibliotecas de SharePoint
Un tipo de contenido es una colección reutilizable de columnas de metadatos, una plantilla de documento y configuraciones opcionales como etiquetas de retención o flujos de trabajo. En SharePoint, cada tipo de contenido existe en dos niveles: nivel de sitio y nivel de lista o biblioteca. Cuando agrega un tipo de contenido a una biblioteca, la biblioteca hereda la definición de la colección de sitios. Los cambios realizados en la versión del sitio pueden actualizar opcionalmente todas las bibliotecas que usan ese tipo de contenido.
El desafío aparece cuando necesita el mismo tipo de contenido en bibliotecas que pertenecen a diferentes colecciones de sitios. De forma predeterminada, los tipos de contenido no cruzan los límites de la colección de sitios. Sin un mecanismo de publicación central, debe volver a crear el tipo de contenido en cada colección de sitios manualmente. Esto genera metadatos inconsistentes, flujos de trabajo rotos y trabajo de mantenimiento adicional.
Tipos de contenido de sitio vs tipos de contenido de lista
Un tipo de contenido de sitio se crea en la raíz de la colección de sitios. Cualquier biblioteca o lista dentro de esa colección de sitios puede usarlo. Un tipo de contenido de lista existe solo dentro de una biblioteca específica y no se puede reutilizar en otro lugar. Para compartir un tipo de contenido entre bibliotecas en diferentes colecciones de sitios, debe usar tipos de contenido de sitio y publicarlos a través del Centro de publicación de tipos de contenido.
La característica Centro de publicación de tipos de contenido
El Centro de publicación de tipos de contenido es una colección de sitios dedicada que almacena y publica tipos de contenido en todas las demás colecciones de sitios del inquilino. Cuando marca un tipo de contenido como publicado, cada colección de sitios suscrita recibe una copia de solo lectura. Los suscriptores pueden agregar ese tipo de contenido a sus bibliotecas. Esta característica requiere una asociación a un sitio concentrador y la plantilla de sitio Centro de sindicación de tipos de contenido.
Mejores configuraciones para compartir tipos de contenido entre bibliotecas
Para reutilizar un tipo de contenido en varias bibliotecas, siga estos pasos.
- Crear un sitio de Centro de publicación de tipos de contenido
Vaya al centro de administración de SharePoint. Seleccione Sitios activos y luego Crear. Use la plantilla Centro de sindicación de tipos de contenido. Este sitio se convierte en el repositorio central para todos los tipos de contenido compartidos. Solo los administradores del inquilino pueden crear este tipo de sitio. - Asociar el sitio concentrador con las colecciones de sitios de destino
En el centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios activos, elija el sitio concentrador que creó y haga clic en Concentrador. En Configuración del sitio concentrador, agregue las colecciones de sitios que deben recibir los tipos de contenido publicados. Cada colección de sitios debe estar asociada con el mismo sitio concentrador. - Crear tipos de contenido de sitio en el sitio concentrador
En el sitio concentrador, vaya a Configuración del sitio > Galerías de diseñador web > Tipos de contenido del sitio. Haga clic en Crear, escriba un nombre y una descripción, y elija un tipo de contenido principal. Agregue las columnas que necesitan sus bibliotecas. Guarde el tipo de contenido. - Publicar el tipo de contenido
Abra el tipo de contenido en el sitio concentrador. En la cinta de opciones, haga clic en Administrar publicación. Seleccione Publicar. El tipo de contenido queda disponible para todas las colecciones de sitios asociadas. Los suscriptores pueden verlo en Tipos de contenido del sitio después del siguiente ciclo de sincronización. - Agregar el tipo de contenido publicado a una biblioteca
En la colección de sitios de destino, vaya a la biblioteca. Abra Configuración de la biblioteca. En Tipos de contenido, haga clic en Agregar desde tipos de contenido de sitio existentes. Seleccione el tipo de contenido publicado en la lista. La biblioteca ahora usa el tipo de contenido administrado centralmente. - Actualizar el tipo de contenido en el sitio concentrador
Cuando necesite agregar una columna o cambiar una plantilla, edite el tipo de contenido en el sitio concentrador. Vuelva a publicarlo. Los suscriptores reciben la actualización automáticamente. Las bibliotecas que usan el tipo de contenido muestran las nuevas columnas en unas pocas horas.
Alternativa: Copia manual para entornos pequeños
Si solo tiene dos o tres colecciones de sitios y una pequeña cantidad de tipos de contenido, puede crear manualmente el mismo tipo de contenido de sitio en cada colección de sitios. Use el mismo nombre y las mismas columnas. Este método evita la configuración del sitio concentrador, pero requiere que actualice cada copia individualmente cuando se produzcan cambios. Use este enfoque solo como solución temporal.
Errores comunes y limitaciones
El tipo de contenido publicado no aparece en las bibliotecas de destino
La sincronización de publicación de tipos de contenido se ejecuta cada 24 horas de forma predeterminada. Si el tipo de contenido no aparece, espere hasta el siguiente ciclo de sincronización. Puede forzar una sincronización manual en el sitio concentrador haciendo clic en el botón Sincronizar en la configuración de publicación de tipos de contenido. Verifique que la colección de sitios de destino siga asociada con el sitio concentrador.
Los cambios en los tipos de contenido publicados no actualizan las bibliotecas
Después de volver a publicar un tipo de contenido, la versión actualizada aparece en las bibliotecas solo si la biblioteca usa el tipo de contenido de sitio, no una copia local. Si alguien editó el tipo de contenido dentro de la biblioteca, esa biblioteca tiene un tipo de contenido de lista local que está desconectado de la versión del sitio. Elimine la copia local y agregue el tipo de contenido de sitio nuevamente para restaurar la conexión.
Falta la plantilla del Centro de publicación de tipos de contenido
La plantilla Centro de sindicación de tipos de contenido aparece solo si el inquilino tiene habilitada la característica Centro de publicación de tipos de contenido. Vaya al centro de administración de SharePoint > Configuración > Galería de tipos de contenido. Habilite la característica. Si la plantilla aún no aparece, comuníquese con el soporte técnico de Microsoft para verificar que el plan de su inquilino incluya esta característica.
Número máximo de tipos de contenido publicados
SharePoint limita el número de tipos de contenido publicados a 10,000 por concentrador. Cada colección de sitios puede suscribirse a un máximo de 1,000 tipos de contenido publicados. Planifique cuidadosamente su jerarquía de tipos de contenido para evitar alcanzar estos límites.
| Elemento | Centro de publicación de tipos de contenido | Copia manual |
|---|---|---|
| Esfuerzo de configuración | Requiere creación y asociación del sitio concentrador | No se necesita concentrador, pero se repite el trabajo por sitio |
| Propagación de actualizaciones | Automática después de volver a publicar | Actualización manual en cada sitio |
| Número de colecciones de sitios | Ilimitado con asociación al concentrador | Práctico solo para 1-3 sitios |
| Velocidad de sincronización | Hasta 24 horas | Instantánea por sitio |
| Riesgo de inconsistencia | Bajo al usar tipos de contenido de sitio | Alto si las copias divergen |
El Centro de publicación de tipos de contenido es la mejor configuración para compartir tipos de contenido entre varias bibliotecas en Microsoft 365. Cree el sitio concentrador, publique sus tipos de contenido y asocie las colecciones de sitios de destino. Para entornos pequeños, la copia manual funciona temporalmente, pero introduce riesgo de mantenimiento a largo plazo. Use siempre tipos de contenido de sitio en lugar de tipos de contenido de lista cuando planee reutilizar la definición. Verifique el estado de sincronización en el sitio concentrador después de publicar para confirmar que todas las bibliotecas reciben la actualización.