Los usuarios externos en su entorno de SharePoint pueden ver resultados de búsqueda que incluyen contenido de sitios a los que no tienen acceso explícito. Esto ocurre típicamente porque la búsqueda de SharePoint indexa contenido en todos los sitios, y los usuarios externos heredan permisos de búsqueda basados en su membresía en grupos de Microsoft 365 o Azure AD. La experiencia de búsqueda predeterminada en SharePoint puede mostrar resultados de cualquier sitio donde el usuario externo tenga algún nivel de acceso, incluso si ese acceso se limita a una sola biblioteca de documentos. Este artículo explica la causa raíz de este problema de visibilidad en la búsqueda y proporciona instrucciones paso a paso para restringir los resultados de búsqueda de usuarios externos solo a los sitios que necesitan.
Puntos clave: Restringir los resultados de búsqueda de usuarios externos en SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Permisos de búsqueda: Le permite establecer la visibilidad de los resultados de búsqueda a nivel de inquilino para usuarios externos.
- Azure AD > Identidades externas > Configuración de colaboración externa: Controla el ámbito de acceso de los usuarios invitados en todos los servicios de Microsoft 365, incluida la búsqueda de SharePoint.
- Permisos de búsqueda a nivel de sitio mediante administradores de la colección de sitios: Anulan la configuración del inquilino para sitios específicos que requieren un acceso de búsqueda más amplio o más restringido.
Por qué los usuarios externos ven demasiados resultados de búsqueda
La búsqueda de SharePoint indexa contenido de todos los sitios del inquilino. Cuando un usuario externo realiza una búsqueda, SharePoint devuelve resultados basados en los permisos efectivos del usuario. El problema ocurre porque los usuarios externos a menudo tienen al menos acceso de lectura a varios sitios a través de la membresía en grupos de Microsoft 365 o el uso compartido directo. Incluso si comparte solo un documento con un usuario externo, este puede convertirse en miembro invitado del grupo de Microsoft 365 subyacente. Esa membresía de grupo les otorga acceso a todo el sitio, incluido su índice de búsqueda. Como resultado, los resultados de búsqueda pueden incluir documentos, páginas y elementos de lista de todos los sitios donde el usuario externo tiene algún nivel de permiso.
La causa raíz es el modelo de permisos de búsqueda predeterminado en SharePoint. De forma predeterminada, los resultados de búsqueda reflejan los permisos efectivos del usuario en todo el inquilino. No hay un filtro integrado que limite a los usuarios externos solo al contenido compartido explícitamente con ellos. La solución implica ajustar los permisos de búsqueda a nivel de inquilino o implementar restricciones a nivel de sitio para controlar lo que los usuarios externos pueden descubrir a través de la búsqueda.
Pasos para restringir los resultados de búsqueda de usuarios externos
Siga estos pasos para limitar lo que los usuarios externos pueden ver en los resultados de búsqueda de SharePoint. El método principal utiliza el centro de administración de SharePoint para establecer permisos de búsqueda a nivel de inquilino.
- Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint
Vaya ahttps://admin.microsoft.comy seleccione SharePoint en Centros de administración. Debe tener permisos de administrador de SharePoint o administrador global. - Abra la configuración de búsqueda
En la navegación izquierda, seleccione Directivas y luego Búsqueda. Esto abre la página de configuración de búsqueda para su inquilino. - Configure los permisos de búsqueda
Seleccione Permisos de búsqueda en el menú superior. En Uso compartido externo, establezca Los usuarios externos pueden ver resultados de búsqueda de en Solo sitios a los que tienen acceso. Esta es la configuración predeterminada, pero verifique que esté seleccionada. Si desea restringir aún más los resultados, elija Solo contenido que se comparte directamente con ellos. Esta segunda opción limita los resultados a elementos compartidos explícitamente mediante un vínculo para compartir o acceso directo, no a todos los sitios a los que el usuario puede acceder. - Guarde los cambios
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. El cambio se aplica a todas las búsquedas nuevas de inmediato. Los resultados de búsqueda existentes pueden tardar hasta 24 horas en reflejar la nueva configuración de permisos. - Pruebe con una cuenta de usuario externo
Inicie sesión como usuario externo y realice una búsqueda. Verifique que los resultados se limiten solo a los sitios o contenido que configuró. Si los resultados aún muestran demasiados elementos, continúe con la configuración de Azure AD a continuación.
Ajuste la configuración de colaboración externa de Azure AD
La configuración de Azure AD controla el acceso de los usuarios invitados en todos los servicios de Microsoft 365. Restringir los permisos de los usuarios invitados a nivel de Azure AD puede limitar aún más la visibilidad de la búsqueda.
- Abra el centro de administración de Azure AD
Vaya ahttps://aad.portal.azure.come inicie sesión como administrador global. - Navegue a Identidades externas
Seleccione Identidades externas y luego Configuración de colaboración externa. - Establezca restricciones de acceso para usuarios invitados
En Acceso de usuario invitado, establezca Restricciones de acceso de usuario invitado en Los usuarios invitados tienen acceso limitado a las propiedades y membresías de los objetos del directorio. Esto evita que los usuarios invitados enumeren otros usuarios y grupos, lo que puede reducir el alcance de los resultados de búsqueda. - Guarde la configuración
Haga clic en Guardar y espere la replicación en su inquilino.
Si los usuarios externos aún ven demasiados resultados después de la solución principal
Incluso después de aplicar los permisos de búsqueda a nivel de inquilino, los usuarios externos pueden ver resultados de búsqueda excesivos. Esto puede ocurrir debido a configuraciones de búsqueda a nivel de sitio o permisos en caché.
Los usuarios externos ven resultados de sitios de los que fueron eliminados
Los índices de búsqueda de SharePoint pueden tardar hasta 24 horas en reflejar los cambios de permisos. Si eliminó a un usuario externo de un sitio, sus resultados de búsqueda pueden incluir el contenido de ese sitio hasta el próximo rastreo incremental. Para forzar un reindexado, vaya a la configuración de la colección de sitios y seleccione Búsqueda y disponibilidad sin conexión y luego Reindexar sitio. Esto activa un rastreo completo del sitio, actualizando los resultados de búsqueda con los permisos actuales.
Los usuarios externos pueden buscar en todos los sitios del inquilino
Si el permiso de búsqueda a nivel de inquilino está establecido en Solo sitios a los que tienen acceso, los usuarios externos aún pueden ver todos los sitios donde tienen algún permiso. Para limitar esto, cambie la configuración a Solo contenido que se comparte directamente con ellos. Tenga en cuenta que esta configuración puede romper la búsqueda para usuarios internos que dependen de descubrir contenido a través de la búsqueda. Pruebe esta opción en un grupo piloto antes de aplicarla a todo el inquilino.
Los usuarios externos ven contenido de grupos de Microsoft 365 no relacionados
Los usuarios externos que son invitados en varios grupos de Microsoft 365 pueden buscar en todos los sitios de esos grupos. Para evitar esto, revise la membresía de cada grupo y elimine a los usuarios externos de los grupos que no necesitan. Use el centro de administración de Microsoft 365 para administrar las membresías de grupo. Para cada grupo, seleccione Equipos y grupos activos y luego el nombre del grupo, y elimine a los usuarios externos en Membresía.
Permiso de búsqueda a nivel de inquilino vs. a nivel de sitio: diferencias clave
| Elemento | Permiso de búsqueda a nivel de inquilino | Permiso de búsqueda a nivel de sitio |
|---|---|---|
| Alcance | Se aplica a todos los sitios del inquilino | Se aplica a una sola colección de sitios |
| Ubicación de configuración | Centro de administración de SharePoint > Directivas > Búsqueda > Permisos de búsqueda | Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión > Establecer permisos de búsqueda para este sitio |
| Granularidad | Gruesa: todos los usuarios externos o todos los internos | Fina: puede excluir grupos o usuarios específicos de la búsqueda |
| Prioridad de anulación | La configuración a nivel de sitio puede anular los valores predeterminados del inquilino | La configuración a nivel de sitio tiene prioridad para ese sitio |
| Mejor para | Restricción amplia para todos los usuarios externos | Restringir la búsqueda en sitios confidenciales mientras se permite una búsqueda más amplia en otros lugares |
Ahora puede restringir lo que los usuarios externos ven en los resultados de búsqueda de SharePoint ajustando los permisos de búsqueda a nivel de inquilino y la configuración de colaboración de Azure AD. Comience estableciendo el permiso de búsqueda en Solo contenido que se comparte directamente con ellos en el centro de administración de SharePoint. Si los usuarios aún ven demasiados resultados, fuerce un reindexado de los sitios afectados o elimine a los usuarios externos de los grupos de Microsoft 365 innecesarios. Para sitios que requieren máxima seguridad, use permisos de búsqueda a nivel de sitio para excluir grupos específicos de los resultados de búsqueda por completo.