Configurar uma mala direta para envelopes é uma tarefa comum, mas criar envelopes que exibam endereços em dois idiomas adiciona complexidade. Você precisa que o nome do destinatário e a rua apareçam em inglês em uma linha e em um segundo idioma na linha seguinte, tudo dentro do campo Bloco de Endereço padrão. Este artigo explica como preparar uma fonte de dados bilíngue, configurar o Bloco de Endereço no Word para exibir duas versões de idioma e mesclar os envelopes corretamente sem duplicar campos ou quebrar o layout. Ao final, você conseguirá produzir um único envelope que mostre, por exemplo, o nome em inglês e depois o mesmo nome em espanhol, seguido do endereço em ambos os idiomas.
Principais conclusões: Configurar envelopes de mala direta bilíngues no Word
- Fonte de dados com colunas separadas para cada idioma: Cada versão do endereço em cada idioma deve estar em sua própria coluna, como FirstName_EN, FirstName_ES, Street_EN, Street_ES.
- Correspondências > Bloco de Endereço > Corresponder Campos: Você deve mapear manualmente cada coluna bilíngue para o componente correto do Bloco de Endereço para que o Word insira ambas as versões do idioma na ordem correta.
- Inserir Campo de Mesclagem para a segunda linha de idioma: Após o Bloco de Endereço, adicione uma segunda linha usando Inserir Campo de Mesclagem para colocar o endereço traduzido abaixo do bloco principal.
Entendendo o recurso de envelope de mala direta bilíngue
O campo Bloco de Endereço interno do Word extrai dados de um único conjunto de colunas, como Nome, Sobrenome, Rua, Cidade e assim por diante. Para um envelope bilíngue, você precisa exibir dois endereços completos — um em cada idioma — empilhados verticalmente. O Bloco de Endereço não pode conter dois idiomas em um campo porque espera um valor por componente. Portanto, você deve usar uma combinação do Bloco de Endereço para o idioma principal e campos de mesclagem manuais para o idioma secundário.
A fonte de dados deve conter colunas separadas para cada idioma. Por exemplo, você precisa de FirstName_EN e FirstName_ES, LastName_EN e LastName_ES, Street_EN e Street_ES, City_EN e City_ES, State_EN e State_ES e ZIP_EN e ZIP_ES. Essa estrutura permite que o Word extraia a versão em inglês para o Bloco de Endereço e a versão em idioma estrangeiro para um campo de mesclagem inserido manualmente abaixo dele.
Pré-requisitos para uma mala direta bilíngue
Antes de começar, verifique se sua fonte de dados atende a esses requisitos. Sua planilha do Excel ou tabela do Access deve ter pelo menos duas colunas para cada componente de endereço, uma por idioma. Os cabeçalhos das colunas não devem conter espaços ou caracteres especiais. Use sublinhados para separar o código do idioma, como Street_EN e Street_ES. Além disso, certifique-se de que cada linha tenha dados em ambas as colunas de idioma. Células vazias na coluna de idioma secundário produzirão linhas em branco no envelope.
Você também precisa de um documento de envelope em branco. No Word, vá em Correspondências > Envelope, digite um endereço fictício e clique em Adicionar ao Documento. Isso cria um único envelope no documento. Você substituirá o endereço fictício por campos de mesclagem. O tamanho do envelope pode ser definido na caixa de diálogo Opções de Envelope, como Tamanho 10 para um envelope comercial padrão.
Etapas para configurar uma mala direta bilíngue para envelopes com Bloco de Endereço
Siga estas etapas para configurar a mala direta. O processo usa o Word 365, mas funciona de forma idêntica no Word 2021 e Word 2019.
- Prepare a fonte de dados com colunas bilíngues
Abra sua pasta de trabalho do Excel. Crie colunas para cada componente de endereço em ambos os idiomas. Use uma convenção de nomenclatura como FirstName_EN, FirstName_ES, LastName_EN, LastName_ES, Street_EN, Street_ES, City_EN, City_ES, State_EN, State_ES, ZIP_EN, ZIP_ES. Preencha cada linha com dados completos para ambos os idiomas. Salve e feche a pasta de trabalho. - Inicie a mala direta para envelopes
Abra o Word. Vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Envelope. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, escolha o tamanho do envelope, como Tamanho 10. Clique em OK. Um envelope em branco aparece no topo do documento. - Selecione a fonte de dados bilíngue
Vá em Correspondências > Selecionar Destinatários > Usar Lista Existente. Navegue até sua pasta de trabalho do Excel e selecione a planilha que contém as colunas bilíngues. Na caixa de diálogo Selecionar Tabela, marque “A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna” e clique em OK. - Insira o Bloco de Endereço para o idioma principal
Posicione o cursor dentro do envelope onde o endereço deve aparecer. Vá em Correspondências > Bloco de Endereço. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, clique no botão Corresponder Campos. Na caixa de diálogo Corresponder Campos, mapeie cada campo para as colunas em inglês. Por exemplo, mapeie “Nome” para FirstName_EN, “Sobrenome” para LastName_EN, “Rua” para Street_EN, “Cidade” para City_EN, “Estado” para State_EN e “CEP” para ZIP_EN. Clique em OK duas vezes. O Bloco de Endereço agora mostra «AddressBlock». - Insira campos de mesclagem para o idioma secundário
Pressione Enter para iniciar uma nova linha abaixo do Bloco de Endereço. Vá em Correspondências > Inserir Campo de Mesclagem e selecione FirstName_ES. Pressione Espaço, depois insira LastName_ES. Pressione Enter. Insira Street_ES. Pressione Enter. Insira City_ES, depois uma vírgula e um espaço, depois State_ES, depois um espaço, depois ZIP_ES. A segunda linha de endereço agora contém a versão no idioma estrangeiro. - Visualize o envelope bilíngue
Vá em Correspondências > Visualizar Resultados. O Word mostra o primeiro registro com ambas as versões de idioma empilhadas. Use os botões de seta para percorrer os registros. Verifique se cada envelope mostra o endereço em inglês seguido pelo endereço no idioma secundário. - Conclua a mesclagem
Vá em Correspondências > Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos ou Editar Documentos Individuais. Se escolher Imprimir, o Word envia os envelopes diretamente para a impressora. Se escolher Editar Documentos Individuais, o Word cria um novo documento com um envelope por registro, permitindo salvar ou editar posteriormente.
Problemas comuns com envelopes de mala direta bilíngues
Mesmo com a configuração correta, você pode encontrar problemas. Abaixo estão os problemas mais frequentes e como resolvê-los.
O Bloco de Endereço mostra apenas um idioma
Isso acontece quando você mapeia ambas as colunas de idioma para o mesmo campo do Bloco de Endereço. O Bloco de Endereço só pode exibir um valor por componente. Você deve usar campos de mesclagem manuais para o segundo idioma. Se você vir apenas o idioma principal, verifique se os campos de idioma secundário estão inseridos como campos de mesclagem separados abaixo do Bloco de Endereço, não dentro dele.
Linhas em branco aparecem quando um campo de idioma secundário está vazio
Se alguma célula na coluna de idioma secundário estiver em branco, o Word insere uma linha em branco. Para evitar isso, certifique-se de que cada linha em sua fonte de dados tenha um valor para cada coluna de idioma secundário. Se um registro não tiver tradução, copie o valor do idioma principal para a coluna secundária. Como alternativa, use campos IF no Word para suprimir linhas em branco, mas isso é complexo e geralmente não é necessário para mesclagens pequenas.
O layout do envelope quebra ao imprimir
Um endereço bilíngue ocupa mais espaço vertical. Se o tamanho do envelope for muito pequeno, o endereço pode sobrepor o endereço de remetente ou a borda inferior. Use um envelope maior, como Tamanho 9 ou Tamanho 11, ou reduza o tamanho da fonte na caixa de texto do envelope. Para alterar a fonte, selecione o Bloco de Endereço e os campos de mesclagem manuais, vá em Página Inicial > Fonte e escolha um tamanho menor, como 10 pt.
Corresponder Campos não mostra as colunas bilíngues
O Word só mostra colunas que estão na primeira linha da fonte de dados. Se sua planilha do Excel tiver células de cabeçalho mescladas ou colunas em branco, o Word não consegue lê-las. Desmescle quaisquer células mescladas e remova colunas em branco. Certifique-se de que a primeira linha contenha apenas cabeçalhos de coluna sem células vazias.
Bloco de Endereço de idioma único vs. Método de campo de mesclagem manual bilíngue
| Item | Bloco de Endereço de idioma único | Método de campo de mesclagem manual bilíngue |
|---|---|---|
| Colunas da fonte de dados | Um conjunto de colunas de endereço | Dois conjuntos de colunas de endereço (um por idioma) |
| Uso do Bloco de Endereço | Insere todos os campos de endereço automaticamente | Bloco de Endereço usado para o idioma principal; campos manuais para o idioma secundário |
| Esforço de mapeamento | Mínimo — o Word mapeia automaticamente campos padrão | Requer mapeamento manual em Corresponder Campos para o idioma principal e inserção manual para o idioma secundário |
| Layout de saída | Bloco de endereço único | Dois blocos de endereço empilhados (principal em cima, secundário abaixo) |
| Risco de erro | Baixo | Maior devido à colocação manual de campos e possíveis linhas em branco |
O método de idioma único é mais rápido, mas não pode produzir envelopes bilíngues. O método bilíngue requer mais configuração, mas oferece controle total sobre o posicionamento e a formatação do segundo idioma.
Agora você pode criar envelopes bilíngues usando a mala direta do Word com uma fonte de dados estruturada corretamente. Comece construindo a planilha bilíngue no Excel, depois mapeie o idioma principal no Bloco de Endereço e insira os campos de idioma secundário manualmente. Visualize os resultados antes de imprimir para detectar linhas em branco ou problemas de layout. Para formatação avançada, considere usar o campo IF para suprimir condicionalmente linhas em branco, mas para a maioria dos usos comerciais, preencher todas as células com um valor substituto é mais simples e confiável.